--- title: "Zone, hoteluri și ore de preluare" url: https://tourcockpit.com/ro/help/pickup-times lang: ro description: "TourCockpit completează singur ora de preluare a unei rezervări: hotelul aparține unei zone, iar fiecare excursie are câte o oră de preluare pe zonă. Această pagină explică cum configurezi asta, unde apare ora și ce se întâmplă când ai nevoie de alta." --- # Zone, hoteluri și ore de preluare TourCockpit completează singur ora de preluare a unei rezervări: hotelul aparține unei zone, iar fiecare excursie are câte o oră de preluare pe zonă. Această pagină explică cum configurezi asta, unde apare ora și ce se întâmplă când ai nevoie de alta. ## Cum se stabilește o oră de preluare Trei piese lucrează împreună. Tab-ul Zone conține porțiunile de coastă prin care trece microbuzul, păstrate în ordinea traseului. Fiecare hotel aparține unei zone. Iar pentru fiecare excursie, grila orelor de preluare are câte o oră pe zonă: unde preia excursia și când. Când o rezervare este salvată cu un hotel, TourCockpit urmează lanțul: zona hotelului, apoi ora acelei excursii pentru acea zonă, și scrie răspunsul pe rezervare. Hotelul fiecărei rezervări este pe listă, așa că lanțul pornește mereu. Dacă celula excursiei pentru acea zonă este încă Nesetat sau marcată Fără oprire, ora rămâne pur și simplu goală și biroul o setează manual. Răspunsul este scris pe rezervare și ținut minte ca fiind al grilei. Urmează întrebarea: schimbă excursia pe bloc, mută rezervarea pe altă excursie, schimbă-i hotelul sau atribuie un vehicul de altă dimensiune, iar ora este recalculată din grilă. O oră setată manual nu se mută niciodată. Editarea grilei în sine schimbă doar rezervările viitoare. ## Configurarea zonelor, a hotelurilor și a grilei Totul se află în Date de referință (un ecran pentru manageri), pe trei tab-uri: Zone, Hoteluri și Ore de preluare. 1. În tab-ul Zone, adaugă zonele și pune-le în ordinea în care le parcurge de fapt microbuzul, mutând o zonă în sus sau în jos din cele trei puncte de pe rândul ei. O zonă nu se șterge niciodată, doar se retrage, iar o zonă care mai are hoteluri nici măcar nu poate fi retrasă: rândul ei spune câte stau în cale, iar soluția este să le muți mai întâi în altă zonă. 2. În tab-ul Hoteluri, dă fiecărui hotel zona lui. Fiecare hotel are una: zona este cerută când hotelul este adăugat și nu mai poate fi golită după aceea. Lista de zone de pe fiecare rând se salvează în momentul în care o schimbi; nu există un pas separat de salvare. 3. În tab-ul Ore de preluare, începe cu orele companiei: deschide Orele companiei sub grilă (o companie care nu are încă grilă o vede deschisă) și adaugă orele la care pleacă această companie, pentru că grila oferă exact acele ore. Apoi completează grila: un rând pentru fiecare excursie publicată, o coloană pentru fiecare zonă. Fiecare celulă pornește ca Nesetat, iar rândul de deasupra grilei numără câte au rămas, ca să vezi când configurarea e gata. Alege o oră unde excursia preia sau Fără oprire unde nu preia; fiecare modificare se salvează imediat. Rândul și coloana de sub cursor se luminează, așa că o celulă dintr-o grilă lată nu e niciodată citită pentru zona greșită. O celulă are trei răspunsuri. Nesetat este starea în care pornește fiecare celulă: nu a decis încă nimeni, iar celula apare estompată. Fără oprire este o decizie: această excursie nu preia din acea zonă. Alegerea unui hotel dintr-o zonă Fără oprire deschide o fereastră care numește excursia și zona și trebuie închisă, atât pe panou, cât și pe formularul propriu al unui operator, iar rezervarea se face totuși. Deschiderea unei rezervări care are deja acel hotel nu afișează nimic: fereastra este pentru un hotel pe care îl alege cineva. Rândul de sub câmpul de preluare rămâne dedesubt ca evidență permanentă. O oră înseamnă preluare. Rezervările dintr-o celulă Nesetat sau Fără oprire nu primesc oră automată, iar alegerea oricăreia dintre ele pe Toate vehiculele golește celula și pentru fiecare dimensiune de vehicul. Un hotel nu poate rămâne fără zonă, pentru că un hotel fără zonă nu dă nicio oră de preluare, iar un client cu coloana orei goală este exact ce trebuie să prevină zonele. Fiecare cale prin care se adaugă un hotel cere zona: tab-ul Hoteluri și fereastra mică ce se deschide de pe un rând de rezervare. ## Lista orelor și cine o ține Fiecare selector de oră din TourCockpit citește dintr-o singură listă, iar biroul o deține. Se află în tab-ul Ore de preluare sub grilă, în spatele rândului Orele companiei, cu numărul lor; Gestionează o deschide. Conține orele la care pleacă de fapt această companie și nimic altceva. 1. Scrie o oră și apasă Adaugă oră. Se salvează ca HH:MM în format de 24 de ore, așa că 8:40, 8.40, 840 și 8:40 am sunt toate acceptate și păstrate ca 08:40, iar 8:40 pm ca 20:40. 2. Sau adaug-o din celula din grilă care are nevoie de ea: deschide celula, scrie ora și alege Adaugă 08:40 la orele companiei. Ora intră în această listă și răspunde acelei celule dintr-un singur pas, iar fiecare altă celulă o oferă imediat. O oră pe care compania a retras-o este oferită în schimb ca Restabilește. 3. O oră care este deja pe listă este refuzată, nu adăugată a doua oară. Două scrieri ale aceleiași plecări nu sunt două plecări. 4. Retrage o oră pe care compania nu o mai face. Dispare imediat din fiecare selector și din fiecare celulă goală a grilei. Retragerea nu înseamnă ștergere. O rezervare sau o celulă din grilă care are deja acea oră o păstrează, așa că nu se schimbă nimic din ce i s-a spus unui client. Înainte să retragi una, fereastra îți spune câte celule din grilă o mai folosesc, iar Restabilește o readuce oricând. Grila folosește doar această listă. O rezervare este singurul loc unde poți scrie o oră care nu e pe ea, pentru o preluare privată neobișnuită: rezervarea o acceptă oricum, iar un manager poate bifa Adaug-o și la orele companiei sub câmp, când ar trebui să devină o plecare pe care compania o face. ## Prețuri pe zonă O excursie are un preț pentru adult și unul pentru copil, setate pe excursia însăși. O zonă poate costa mai mult, pentru că zonele îndepărtate sunt mai scumpe de deservit. Tab-ul Prețuri ține asta: aceleași excursii pe verticală și aceleași zone pe orizontală ca în grila de preluare, cu două căsuțe în fiecare celulă. O excursie vândută pe vehicul nu are tarife pe care o zonă să le poată mări, așa că celulele ei afișează Preț pe vehicul în loc de căsuțe și costă la fel din orice zonă. - Lasă o căsuță goală și se aplică prețul propriu al excursiei. Acel preț este numărul gri din căsuță, așa că vezi mereu ce înseamnă o celulă goală. - Cele două prețuri sunt independente. Mărește tariful de adult într-o zonă, iar tariful de copil rămâne cel al excursiei, dacă nu îl mărești și pe el. - O excursie care nu ia copii are căsuța pentru copil dezactivată. O zonă nu poate inventa un tarif pe care excursia nu îl vinde. O rezervare este salvată cu prețurile pe care le avea zona hotelului ei în acel moment și le păstrează. Editarea unei celule luna viitoare schimbă cât costă rezervările NOI, niciodată ce i s-a oferit deja unui client. Schimbarea hotelului pe o rezervare chiar o recalculează, pentru că o altă zonă înseamnă alt preț. ## Rezervări din birou Pe rândul de rezervare din panou, începe să scrii hotelul. Imediat ce hotelul este recunoscut, câmpul de preluare se completează singur cu răspunsul grilei pentru acea excursie și acea zonă. Poți oricând să alegi sau să scrii altă oră; o oră setată de tine câștigă mereu, iar panoul o marchează cu un punct mic lângă oră (Setată manual, nu urmează excursia). - Sub hotel, un rând numește zona hotelului și ce răspunde grila pentru această excursie din ea, sau că excursia nu oprește acolo, sau că celula nu este încă setată. Un manager poate da clic pe zonă ca să deschidă exact acea celulă în tab-ul Ore de preluare. - O oră pe care ai scris-o tu nu este suprascrisă niciodată, nici de grilă, nici de o schimbare de excursie, nici de editarea ulterioară a rezervării. - Grila oferă doar orele de pe lista proprie a companiei, pe care biroul o ține la Orele companiei în tab-ul Ore de preluare. Pe o rezervare poți totuși scrie orice oră, de exemplu pentru o preluare privată neobișnuită. - Mutarea unei rezervări pe altă excursie recalculează ora venită din grilă după grila noii excursii; o oră setată manual se mută neschimbată. După o mutare, aruncă o privire pe coloana de preluare. - Salvarea unei rezervări din alt motiv (marcajul de prânz, un număr de cameră, componența grupului) îi lasă ora exact cum era. Doar o schimbare de hotel face grila să răspundă din nou, pentru că zona este acum alta. Golirea câmpului de preluare pe o rezervare al cărei hotel este recunoscut nu îl lasă gol: răspunsul grilei îl completează la loc. Hotelul fiecărei rezervări este pe listă, așa că singurul caz în care o rezervare chiar nu are oră este când celula excursiei pentru zona ei este Nesetat sau Fără oprire. ## În portalul operatorului Un operator nu setează niciodată o oră de preluare; doar biroul cunoaște traseele. Pe formularul de rezervare, ora de preluare apare ca un fapt, chiar sub câmpul hotelului. - În momentul în care operatorul alege un hotel cu zonă și oră cunoscute, rândul afișează ora calculată, de exemplu „Preluare la 09:00”. Este același răspuns cu care va fi salvată rezervarea. - Cât timp se caută răspunsul, rândul arată pentru scurt timp că verifică. - Dacă biroul nu a setat încă ora acelei excursii pentru zona hotelului, rândul spune biroul va seta ora de preluare. Rezervarea se face totuși. - Dacă biroul a marcat zona Fără oprire pentru acea excursie, alegerea hotelului deschide o fereastră care numește excursia și zona, de exemplu TREKKING PICO DE LA ZARZA nu preia din Corralejo, care trebuie închisă înainte ca formularul să continue. Deschiderea unei rezervări care are deja acel hotel nu afișează nimic; fereastra este pentru un hotel pe care îl alege operatorul. Rândul de dedesubt spune această excursie nu preia din zona acestui hotel, iar biroul va organiza preluarea. Hotelul rămâne ales și rezervarea se face totuși. În rezervările proprii ale operatorului, o rezervare a cărei oră nu a fost încă setată de birou arată O stabilește biroul până când este completată. Când biroul o setează, operatorul este anunțat de noua oră, în notificări și pe WhatsApp, dacă îl are activat. ## Corectarea excursiei pe un bloc deja pus Se întâmplă: blocul a fost pus ca o excursie, rezervările au fost luate la orele acelei excursii, iar excursia se dovedește a fi cealaltă. Schimbă excursia în antetul blocului și orele de preluare sunt recalculate din grila noii excursii, pe fiecare rezervare a cărei oră a venit din grilă. 1. În antetul blocului de pe panou, alege excursia corectă în selectorul de excursii. Blocul se reafișează sub noua excursie. 2. Citește rândul care apare sub antet: Ore de preluare actualizate: N și, când unele erau setate manual, Setate manual, lăsate neschimbate: M. Acel rând este toată verificarea; nu trebuie recitit nimic rând cu rând. 3. Uită-te la rândurile cu punct: acelea sunt orele setate manual, iar tu decizi dacă le schimbi, în caz că noua excursie o cere. Același rând afișează Preț pentru excursia nouă: N când rezervările și-au schimbat prețul. Corectarea excursiei în antet recalculează prețul fiecărei rezervări din bloc la noua excursie, după propria zonă, exact cum ar face mutarea fiecărei rezervări acolo. Dacă un preț nou ar fi mai mic decât numerarul pe care șoferul îl încasează pe o rezervare, modificarea este refuzată, cu numele acelor clienți, și nimic nu se mută până nu le este corectat numerarul. Fiecare operator cu o rezervare a cărei oră s-a mutat este anunțat, cu ora veche și cea nouă, în notificări și pe WhatsApp, dacă îl are activat. O rezervare a cărei oră nu s-a schimbat nu trimite nimic. ## Când vehiculul schimbă ora Autocarul de 19 locuri preia mai devreme decât microbuzele, pentru că urcarea mai multor oameni durează mai mult. Grila are câte un tab pentru fiecare dimensiune de vehicul: Toate vehiculele este tabelul standard, iar un tab de dimensiune conține doar celulele în care acea dimensiune preia la altă oră. Fiecare celulă pe care o lași goală urmează Toate vehiculele. O plecare se calculează după dimensiunea pentru care este planificată sau atribuită. Planifică o zi ca 0/19 și operatorii care fac rezervări pe ea primesc imediat orele autocarului. Atribuie autocarul în selectorul FURGO al unei zile deja rezervate și orele venite din grilă se mută singure, apare același rând Ore de preluare actualizate și fiecare agenție cu o rezervare pe ea este anunțată. Salvarea blocului fără schimbarea vehiculului nu schimbă nimic. O oră pe care cineva a setat-o manual nu se mută niciodată, indiferent de vehicul. Panoul marchează acele rânduri cu punctul, ca să vezi dintr-o privire pe care trebuie să le verifici încă singur. Pe un tab de dimensiune, o celulă goală afișează La fel ca toate vehiculele: golirea unei excepții dă celula înapoi tabelului standard. ## Schimbarea grilei mai târziu Editarea unei celule din grilă schimbă doar rezervările viitoare. Fiecare rezervare deja luată păstrează ora care i s-a spus clientului, chiar dacă este salvată din nou mai târziu din alt motiv. Redenumirea unei zone păstrează toate hotelurile și orele ei. O zonă poate fi retrasă doar când este goală, iar retragerea o ascunde atunci din alegerile noi, fără să schimbe nimic din ce există deja. Fiecare modificare a orei de preluare pe o rezervare este înregistrată în istoric, cu cine a schimbat-o și când, așa că o oră mutată poate fi urmărită oricând pe ecranul Activitate sau în istoricul rezervării.