---
title: "Cum circulă munca"
url: https://tourcockpit.com/ro/help/how-the-work-flows
lang: ro
description: "Cum circulă munca prin TourCockpit, de la pregătirea catalogului până la închiderea lunii. Fiecare secțiune e un flux, pas cu pas, cu cine face de obicei fiecare pas și ce verifică și înregistrează produsul pe parcurs. Ecranele, portalul operatorului și API-ul trec toate prin aceiași pași și aceleași verificări."
---

# Cum circulă munca

Cum circulă munca prin TourCockpit, de la pregătirea catalogului până la închiderea lunii. Fiecare secțiune e un flux, pas cu pas, cu cine face de obicei fiecare pas și ce verifică și înregistrează produsul pe parcurs. Ecranele, portalul operatorului și API-ul trec toate prin aceiași pași și aceleași verificări.

## 1. Pregătirea companiei

Se face o dată, apoi se ține la zi în Excursii și Date de referință. Tot ce urmează citește de aici.

1. Biroul adaugă excursiile: familie, capătul de plecare, interval orar, cum se stabilește prețul fiecăreia (pe persoană cu tarifele ei sau pe vehicul cu liniile ei de preț), doar adulți și agențiile pentru care e rezervată implicit. O excursie nouă e Publicată, așa că e oferită imediat în Planificarea excursiilor.
2. Biroul numește zonele de preluare, în ordinea în care le parcurge microbuzul, și adaugă hotelurile, fiecare într-o zonă.
3. Biroul completează grila de preluare: pentru fiecare excursie și zonă, o oră, nicio oprire sau o oră diferită pentru o mărime de vehicul. Stabilește zonele care costă mai mult, pe excursie.
4. Biroul adaugă ghizii cu limbile pe care le vorbesc, microbuzele cu locurile lor, scaunele pentru copii și orele de preluare oferite.
5. Biroul adaugă operatorii, fiecare cu procentul lui de comision.

## 2. Planificarea zilelor

1. În Planificarea excursiilor, biroul atinge celula unde o excursie se întâlnește cu o zi pentru a pune acolo o plecare și atinge o zi planificată pentru a-i stabili combinația de mărimi de vehicul. O excursie poate fi adăugată și într-o singură zi, direct pe panou.
2. Plecarea își ia locurile din mărimea planificată, agențiile din valoarea implicită a excursiei și intervalul orar din excursie. O mărime planificată din timp e un număr de locuri, nu un microbuz: microbuzul se alege mai târziu pe panou.
3. O excursie arhivată nu poate fi pusă în program; mai întâi se publică din nou.

## 3. Echiparea unei plecări

1. Pe panou, biroul atribuie ghidul, un CHOFER când e nevoie, și microbuzul. Locurile microbuzului devin locurile plecării.
2. TourCockpit refuză un ghid, un CHOFER sau un microbuz deja plecat într-un interval orar care se suprapune, un ghid liber în acea zi, aceeași persoană pe ambele poziții și un ghid care nu vorbește o limbă deja rezervată pe plecare.
3. Biroul leagă într-un convoi plecările către aceeași destinație din aceeași zi, ca limbile unui ghid să acopere fiecare microbuz din el.
4. În ziua respectivă, biroul stabilește lungimea, LARGO sau CORTO, și orice notă pentru plecare sau pentru toată ziua.

## 4. Biroul preia o rezervare

1. Biroul găsește o plecare în care încape grupul: locuri, limba, o oprire în zona hotelului.
2. Introduce grupul: un hotel din listă (un hotel nou se adaugă mai întâi cu zona lui), limba, adulții, copiii și bebelușii, plata cu numerarul de încasat la CASH și note.
3. TourCockpit verifică dacă plecarea nu e anulată, hotelul există, plata e completă, rezervarea e înainte de termenul limită (o rezervare luată după termen, în urma unei confirmări, înregistrează acest lucru), grupul poate primi preț, o plecare privată nu e deja ocupată, locurile există, ghidul vorbește limba și numerarul se încadrează în valoare.
4. Rezervarea și grupul ei sunt scrise. Ora de preluare vine din grilă, dacă nu a fost tastată una, se pun inițialele persoanei care a introdus-o, iar schimbarea apare în istoric.

## 5. O agenție își rezervă propriii clienți

1. Un utilizator al unei agenții vede zilele cu locuri și plecările rezervate pentru agenția lui sau pentru nimeni, filtrate după clienții, limba și hotelul lui.
2. Introduce grupul: un hotel din listă, limba, numerele, plata cu numerarul la CASH și o notă pentru birou. Nu stabilește niciodată ora de preluare.
3. TourCockpit refuză o plecare rezervată pentru alte agenții și o a treia limbă pe o plecare, apoi face aceleași verificări ca pentru birou. Termenul limită de rezervare nu se aplică unei agenții.
4. Rezervarea e scrisă pe agenție, cu ora de preluare din grilă sau lăsată pentru birou. Membrii biroului care au ales alerta sunt anunțați în notificări și pe WhatsApp.

## 6. Schimbarea unei rezervări

- Editează. Grupul, hotelul, limba, plata sau notele. O schimbare de grup, de hotel ori spre sau dinspre gratuit recalculează prețul; orice altceva păstrează prețul rezervat.
- Mută. Pe altă plecare. O altă excursie sau o altă dată recalculează prețul; un alt microbuz al aceleiași excursii în acea zi păstrează prețul. Se verifică termenul limită de rezervare al țintei, cu excepția pentru birou.
- Anulează. Locurile se eliberează imediat. Din portal, o agenție își poate anula propria rezervare până la sfârșitul termenului de anulare.
- Cine e anunțat. O schimbare pe care biroul o face la rezervarea unei agenții anunță acea agenție. Ce face o agenție cu rezervările ei îi anunță pe membrii biroului care au ales alerta. Ce face biroul însuși nu trimite nimic biroului și nimeni nu e anunțat despre propria schimbare.
- Readu. O rezervare anulată poate fi readusă din Jurnal de activitate, cât timp locurile ei sunt încă libere și plecarea e încă deschisă.

## 7. Schimbarea unei plecări

- Schimbă-i excursia. Fiecare rezervare primește prețul noii excursii, iar orele ei din grilă se recalculează. Refuzat, fără nicio schimbare, când un grup nu poate primi preț sau numerarul lui ar depăși noua valoare.
- Mut-o în altă zi. Toate rezervările de pe ea se mută și ele, iar agențiile cu rezervări pe ea sunt anunțate.
- Anulează-o. Doar o plecare fără rezervări active: mută-le sau anulează-le mai întâi.
- Reordonează. Plecările unei zile sau rezervările unei plecări.

## 8. Un ghid e absent

1. Biroul marchează ghidul ca absent pentru o zi: zi liberă, birou, concediu sau medical. Se refuză cât timp ghidul e pe o plecare în acea zi.
2. Disponibilitatea ghizilor arată cine e absent și cine e liber în orice zi.

## 9. Ziua pleacă

1. Biroul tipărește panoul sau îl exportă ca PDF, foaie de calcul sau imagine, și îl descarcă, îl trimite pe email sau pe WhatsApp colegilor din birou și ghizilor și șoferilor zilei.
2. Fiecare fișier trimis rămâne în istoric, împreună cu cine l-a trimis.

## 10. Se încheie o săptămână sau o lună

1. Biroul deschide Financiar pentru o săptămână sau o lună: clienți, plecări, locuri, numărătorile pe lungime, cât au valorat rezervările pe operator și pe plată și numerarul încasat de fiecare ghid.
2. Biroul își decontează socotelile cu fiecare operator pe baza decontării pentru perioadă.
3. O agenție vede în Vânzările mele ce a vândut pentru companie într-o perioadă.

## 11. Se alătură oameni

1. Biroul invită un coleg din Echipă. Invitația e un link pentru alegerea unei parole, valabil șapte zile, cu mementouri la una, patru și unsprezece zile după trimitere; după ultimul, persoana care a invitat e anunțată.
2. Un utilizator al unei agenții își invită propriii colegi din portal.
3. Un revânzător care încă nu vinde cere acest lucru pe pagina publică de înscriere a companiei.
4. Biroul îl invită pe revânzător din cerere sau o refuză. O cerere se decide o singură dată.