---
title: "Introducerea unei rezervări pe panou"
url: https://tourcockpit.com/ro/help/board-booking-entry
lang: ro
description: "Rezervările noi se scriu direct în zi, în excursia căreia îi aparțin: deschizi rândul, îl completezi de la stânga la dreapta și apeși Enter. Rândul rămâne deschis pentru următoarea, și așa o dimineață de telefoane devine o listă de pasageri."
---

# Introducerea unei rezervări pe panou

Rezervările noi se scriu direct în zi, în excursia căreia îi aparțin: deschizi rândul, îl completezi de la stânga la dreapta și apeși Enter. Rândul rămâne deschis pentru următoarea, și așa o dimineață de telefoane devine o listă de pasageri.

## Cum adaug o rezervare?

1. Apasă + Adaugă rezervare la finalul blocului excursiei. Sub lista de pasageri se deschide un rând de formular, cu cursorul în câmpul Nume al clientului.
2. Completează câmpurile; fiecare este explicat mai jos. Două dintre ele trebuie completate înainte ca rândul să se salveze, câmpurile hotel și Limbă; o rezervare cu numerar are nevoie și de suma pe care o încasează șoferul. Ora de preluare se scrie de obicei singură.
3. Apasă Enter oriunde în rând sau butonul Adaugă ca să salvezi. Rezervarea apare în lista de pasageri, iar rândul rămâne deschis, gol, gata pentru următorul client.
4. Apasă Esc când ai terminat sau ca să renunți la un rând scris pe jumătate.

Pe telefon sau pe tabletă, același buton deschide un formular pe tot ecranul cu aceleași câmpuri, în loc de un rând în linie.

## De ce se completează singură ora de preluare?

Începe să scrii hotelul. Imediat ce e recunoscut, câmpul Preluare se completează cu ora acelei excursii pentru zona hotelului. Completează doar un câmp gol: o oră aleasă sau scrisă de tine nu este niciodată suprascrisă și poți alege oricând alta, inclusiv o oră care nu e în lista predefinită.

Când nu se completează nimic, lanțul e rupt undeva: celula acelei excursii pentru zona hotelului este Nesetat sau Fără oprire în grila de preluări. Câmpul rămâne pur și simplu gol, iar biroul setează ora de mână. La Fără oprire, o fereastră se deschide imediat ce e ales hotelul, numind excursia și zona, și trebuie închisă; hotelul rămâne ales și rezervarea poate fi luată în continuare. Apare o singură dată pentru acel hotel și acea plecare, și deloc când rezervarea are deja o oră de preluare. Deschiderea unei rezervări care are deja acel hotel nu spune nimic, pentru că a te uita la o rezervare nu înseamnă a-i alege hotelul; schimbă hotelul sau plecarea, sau alege din nou același hotel, și fereastra se deschide. Rândul de sub câmp rămâne dedesubt ca evidență permanentă: Această excursie nu preia clienți din zona acestui hotel. Biroul va organiza preluarea. Cum funcționează tot lanțul și cum îl configurezi este explicat pe pagina Zone, hoteluri și ore de preluare.

O rezervare se salvează doar cu un hotel care e pe listă. Dacă scrii unul care nu e, salvarea e refuzată și primești cele mai apropiate nume din listă, în caz că e unul dintre ele scris altfel. O rezervare care are deja un hotel pe care l-ai scos între timp din uz este singura excepție: păstrează acel hotel, așa că editarea ei schimbă ce ai vrut să schimbi și nimic altceva. Dacă e chiar un hotel nou, nu trebuie să părăsești rândul. Ultima linie a listei derulante arată Adaugă „…” cu ce ai scris: deschide o căsuță mică ce îți cere numele și zona, creează hotelul și îl selectează. Ora de preluare se completează apoi ca la orice alt hotel, iar rezervarea e legată de el de la prima salvare. Zona este cea care face asta posibil și nu e opțională: căsuța nu acceptă hotelul până nu alegi una, așa că dacă nu știi zona, întreabă înainte să-l adaugi.

## Cum introduc grupul?

AD, CH și INF numără adulții, copiii și bebelușii. Total-ul afișat în timp real sub ele arată cât costă grupul la prețul pe care excursia îl cere din zona hotelului, așa că se stabilizează odată ce hotelul e completat și te urmează dacă îl schimbi. Bebelușii merg gratuit, dar ocupă totuși un loc în microbuz, așa că șase adulți și doi bebeluși umplu o excursie de opt locuri. La o excursie vândută pe vehicul, Total-ul este prețul vehiculului pentru un grup de acea mărime, taxat o singură dată oricâți ar fi în el, iar zona hotelului nu îl modifică.

Un copil pe o excursie care nu are preț pentru copii este refuzat la salvare cu Excursia aceasta nu are preț pentru copii. Setează prețul pe excursie sau rezervă locul ca adult. O excursie vândută pe vehicul este excepția: nu are deloc tarife, așa că pe ea copiii nu sunt refuzați niciodată și contează doar la mărimea grupului. Ce refuză în schimb este un grup prea mare pentru vehicul, iar refuzul numește cel mai mare grup pentru care se vinde acel vehicul, ca să știi imediat dacă răspunsul e un al doilea microbuz.

## Cum cer un scaun pentru copii?

Controlul Loc listează codurile companiei pentru scaunele de copii: S este o silla, un scaun auto pentru copii, E un elevador, un înălțător, iar combinații ca S1+E1 înseamnă câte unul din fiecare. Lista deschisă arată fiecare cod cu descrierea completă în limba ta, iar lista de pasageri arată doar codul, ca să rămână îngustă; ține cursorul pe el ca să citești din nou descrierea.

Codurile și descrierile lor se gestionează pe ecranul Date de referință, așa că biroul își poate adăuga propriile coduri și le poate scoate din uz pe cele vechi fără să atingă rezervările trecute.

## Ce face câmpul de limbă?

Limbă este obligatoriu: fiecare rezervare spune ce limbă vorbesc clienții ei, pentru că ghidul trebuie să o vorbească și lista de pasageri o tipărește. Câmpul pornește de la Alege una și nu ghicește niciodată; rezervarea nu se salvează până nu e aleasă o limbă. Apare ca un steag pe rândul din lista de pasageri. Biroul vede întotdeauna toată lista de limbi a companiei. Dacă limba aleasă nu e în lista Vorbește a ghidului desemnat, sub câmp apare un mic avertisment, ghidul nu vorbește această limbă, și din nou pe rândul salvat. Un al doilea avertisment, de exemplu 3 limbi pe această plecare, apare când limba aleasă ar pune mai mult de două limbi pe plecare, oricine ar fi ghidul.

Ambele avertismente sunt sfaturi, nu un blocaj: biroul poate face oricând rezervarea. Operatorii din portal sunt cei ținuți să le respecte: o agenție poate rezerva doar o limbă pe care o vorbește ghidul zilei și niciodată o a treia limbă pe aceeași plecare, caz în care i se arată în schimb numărul biroului.

## Cum înregistrez cum plătesc?

- CASH: clientul îi plătește șoferului la bord. Lângă el apare câmpul € de încasat de șofer, care este obligatoriu: scrie suma pe care trebuie să o încaseze șoferul, adică partea din preț care nu a fost deja plătită la agenție. Apare în coloana CASH din lista de pasageri și pe rândul TOT al blocului, pe cardul blocului pe telefon și în ziua pe care o trimiți șoferului, așa că ghidul citește aceeași sumă oriunde s-ar uita.
- TKT: un voucher plătit în avans. Coloana CASH din lista de pasageri arată TKT, nimic de încasat.
- PREPAID: plătit prin operator. Coloana rămâne goală, și tocmai asta e răspunsul: în microbuz nu se dau bani din mână în mână.
- Gratuit, doar pentru manageri: clientul ocupă un loc și nu plătește nimic, de exemplu un reprezentant nou care învață excursia sau liderul unui grup. Locul se scade din locurile rămase ca oricare altul, Total-ul formularului arată zero imediat ce alegi Gratuit, suma este zero în totalurile zilei și în fiecare export, iar coloana CASH din lista de pasageri arată Gratuit, ca ghidul să știe că așa s-a vrut. Doar un manager poate face un loc gratuit sau poate taxa unul care era gratuit.

Nimic nu calculează suma în locul tău: doar cine ia rezervarea știe cât s-a plătit deja, așa că se scrie de mână de fiecare dată. Poate fi egală cu valoarea rezervării, când nu s-a plătit nimic la agenție, dar niciodată mai mare: o sumă mai mare este refuzată, cu ambele sume afișate. Rândurile noi pornesc pe PREPAID. O sumă pe o rezervare fără numerar este refuzată, exact ca o rezervare cu numerar fără sumă, așa că pe coloană te poți baza până la cent. Suma trebuie să fie mai mare decât zero, motiv pentru care CASH nici nu este oferit la o excursie care nu costă nimic.

## Ce sunt T.O., REF și Personal?

- T.O. înregistrează operatorul care a vândut locul, ales din lista de operatori a companiei. Apare pe lista de pasageri și stă la baza decontării comisioanelor de la final de lună, așa că o rezervare de la un revânzător ar trebui să-l aibă întotdeauna.
- REF înregistrează cine a recomandat rezervarea, text liber cu sugestii: numele unui coleg, @ pentru o rezervare online sau Recepție.
- Personal se completează singur: inițialele celui care e autentificat, înregistrate automat la fiecare rezervare, ca foaia să spună întotdeauna cine a luat-o.

## Ce se întâmplă când excursia e completă?

Capacitatea se verifică la salvare, față de locurile reale ale microbuzului. O rezervare care nu încape este refuzată cu numărul exact și nu se scrie nimic: Excursia este completă (8/8). când nu mai e niciun loc și Nu sunt destule locuri: 3 cerute, 2 rămase. când grupul e mai mare decât ce a rămas. Nu există nicio excepție: ca să iei clienții, mută o rezervare în altă parte, pune un microbuz mai mare sau deschide o a doua plecare.

O excursie vândută pe vehicul primește răspuns înaintea locurilor. Odată ce un grup a rezervat-o, a doua rezervare este refuzată oricâte locuri ar fi libere: Această excursie privată este deja rezervată. Vehiculul este doar pentru acel grup. Nici aici nu există nicio excepție.

Rezervările anulate își eliberează locurile imediat. Un bloc poate totuși să depășească capacitatea pe altă cale, prin schimbarea cu un microbuz mai mic; indicatorul de ocupare se face roșu, iar blocul arată un avertisment până când ziua încape din nou.

## Unde se scriu notele?

- Notă pentru birou și ghid: cererea clientului, scaun cu rotile la preluare, locuri în față, o alergie. Oricine poate face rezervări o poate scrie, iar ea apare sub lista de pasageri, în Note de la clienți.
- Notă (doar pentru birou): o notă internă a unui manager pe o rezervare. Apare cu litere cursive sub numele clientului pe panoul biroului și nu ajunge niciodată la operatori.
- Nota zilei: un singur banner pentru toată ziua, drum închis, fiesta, scris de un manager deasupra blocurilor cu + Adaugă nota zilei. Se tipărește pe program.

Ambele note ale rezervării sunt pe linia proprie a rândului când editezi o rezervare pe desktop și în foaia de pe telefon. Doar un manager schimbă nota biroului, iar ea nu ajunge niciodată la un operator.