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title: "Como o trabalho avança"
url: https://tourcockpit.com/pt/help/how-the-work-flows
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description: "Como o trabalho avança no TourCockpit, desde a preparação do catálogo até ao fecho do mês. Cada secção é um fluxo, passo a passo, com quem normalmente dá cada passo e o que o produto verifica e regista pelo caminho. Os ecrãs, o portal do operador turístico e a API passam todos pelos mesmos passos e pelas mesmas verificações."
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# Como o trabalho avança

Como o trabalho avança no TourCockpit, desde a preparação do catálogo até ao fecho do mês. Cada secção é um fluxo, passo a passo, com quem normalmente dá cada passo e o que o produto verifica e regista pelo caminho. Os ecrãs, o portal do operador turístico e a API passam todos pelos mesmos passos e pelas mesmas verificações.

## 1. Preparar a empresa

Feito uma vez e depois mantido atualizado em Excursões e Dados de referência. Tudo o que acontece numa data posterior o lê.

1. O escritório adiciona as excursões: família, lado da ilha de partida, horário, como cada uma é cobrada (por pessoa com os seus preços, ou por veículo com as suas linhas de preço), apenas adultos, e as agências para as quais está reservada por predefinição. Uma excursão nova fica Publicada, por isso é oferecida de imediato no Planeamento de excursões.
2. O escritório dá nome às zonas de recolha, pela ordem em que a carrinha as percorre, e adiciona os hotéis, cada um numa zona.
3. O escritório preenche a grelha de recolha: para cada excursão e zona, uma hora, sem paragem, ou uma hora diferente para um tamanho de veículo. Define as zonas que custam mais, por excursão.
4. O escritório adiciona os guias com as línguas que falam, as carrinhas com os seus lugares, as cadeiras de criança e as horas de recolha oferecidas.
5. O escritório adiciona os operadores turísticos, cada um com a sua percentagem de comissão.

## 2. Planear os dias

1. No Planeamento de excursões, o escritório toca na célula onde uma excursão se cruza com um dia para colocar ali uma partida, e toca num dia planeado para definir a sua combinação de tamanhos de veículo. Uma excursão também pode ser adicionada a um só dia diretamente no painel.
2. A partida assume os lugares do tamanho planeado, as agências da predefinição da excursão e o horário da excursão. Um tamanho planeado com antecedência é um número de lugares, não uma carrinha: a carrinha escolhe-se mais tarde no painel.
3. Uma excursão arquivada não pode ser colocada; primeiro é publicada de novo.

## 3. Atribuir a equipa de uma partida

1. No painel, o escritório atribui o guia, um CHOFER quando é preciso, e a carrinha. Os lugares da carrinha passam a ser os lugares da partida.
2. O TourCockpit recusa um guia, um CHOFER ou uma carrinha já fora num horário que se sobrepõe, um guia que está de folga nesse dia, a mesma pessoa nos dois postos, e um guia que não fala uma língua já reservada na partida.
3. O escritório liga num convoy as partidas para o mesmo destino no mesmo dia, para que as línguas de um guia cubram todas as carrinhas do convoy.
4. No próprio dia, o escritório define a extensão, LARGO ou CORTO, e qualquer nota para a partida ou para o dia inteiro.

## 4. O escritório faz uma reserva

1. O escritório encontra uma partida onde o grupo cabe: lugares, a língua, uma paragem na zona do hotel.
2. Introduz o grupo: um hotel da lista (um hotel novo é primeiro adicionado com a sua zona), a língua, adultos, crianças e bebés, o pagamento com o dinheiro a cobrar em CASH, e notas.
3. O TourCockpit verifica que a partida não está cancelada, que o hotel existe, que o pagamento está completo, que a reserva é anterior ao prazo de reserva (uma reserva aceite depois do prazo, após uma confirmação, regista que o foi), que o grupo pode ter preço, que uma partida privada não está já ocupada, que os lugares existem, que o guia fala a língua e que o dinheiro não ultrapassa o valor.
4. A reserva e o seu grupo ficam registados. A hora de recolha vem da grelha, a não ser que se tenha escrito uma, as iniciais de quem a introduziu ficam marcadas e a alteração fica no histórico.

## 5. Uma agência reserva para os seus próprios clientes

1. Um utilizador de agência vê os dias com lugares e as partidas reservadas para a sua agência ou para ninguém, filtradas pelos seus clientes, língua e hotel.
2. Introduz o grupo: um hotel da lista, a língua, as quantidades, o pagamento com o dinheiro em CASH, e uma nota para o escritório. Nunca define a hora de recolha.
3. O TourCockpit recusa uma partida reservada para outras agências e uma terceira língua numa partida, e depois faz as mesmas verificações que para o escritório. O prazo de reserva não se aplica a uma agência.
4. A reserva fica registada em nome da agência, com a hora de recolha da grelha ou deixada para o escritório. Os membros do escritório que escolheram o alerta são avisados nas notificações e por WhatsApp.

## 6. Alterar uma reserva

- Editar. O grupo, o hotel, a língua, o pagamento ou as notas. Uma mudança de grupo, de hotel, ou para ou de grátis volta a calcular o preço; tudo o resto mantém o preço reservado.
- Mover. Para outra partida. Outra excursão ou outra data volta a calcular o preço; outra carrinha da mesma excursão nesse dia mantém o preço. Aplica-se o prazo de reserva do destino, com a exceção do escritório.
- Cancelar. Os lugares ficam livres de imediato. Pelo portal, uma agência pode cancelar a sua própria reserva até ao fim do prazo de cancelamento.
- Quem é avisado. Uma alteração que o escritório faz à reserva de uma agência avisa essa agência. O que uma agência faz às suas reservas avisa os membros do escritório que escolheram esse alerta. O que o próprio escritório faz não envia nada ao escritório, e ninguém é avisado da sua própria alteração.
- Repor. Uma reserva cancelada pode ser reposta a partir do Registo de atividade, enquanto os seus lugares ainda estiverem livres e a partida ainda estiver aberta.

## 7. Alterar uma partida

- Mudar a sua excursão. Cada reserva passa a ter o preço da nova excursão e as suas horas da grelha são calculadas de novo. Recusado, sem nada mudar, quando um grupo não pode ter preço ou o seu dinheiro ficaria acima do novo valor.
- Passá-la para outro dia. Todas as suas reservas mudam também, e as agências com reservas nela são avisadas.
- Cancelá-la. Só uma partida sem nenhuma reserva ativa: mova ou cancele primeiro as reservas.
- Reordenar. As partidas de um dia, ou as reservas de uma partida.

## 8. Um guia está ausente

1. O escritório marca o guia como ausente num dia: descanso, escritório, férias ou baixa. É recusado enquanto o guia estiver numa partida nesse dia.
2. Disponibilidade dos guias mostra quem está ausente e quem está livre em qualquer dia.

## 9. O dia segue

1. O escritório imprime o painel, ou exporta-o como PDF, folha de cálculo ou imagem, e transfere-o, envia-o por e-mail ou por WhatsApp, aos colegas do escritório e aos guias e motoristas do dia.
2. Cada ficheiro enviado fica guardado no histórico com quem o enviou.

## 10. Fecha-se uma semana ou um mês

1. O escritório abre Finanças para uma semana ou um mês: clientes, partidas, lugares, as contagens por extensão, o que as reservas valeram por operador e por pagamento, e o dinheiro que cada guia recebeu.
2. O escritório acerta contas com cada operador a partir do acerto do período.
3. Uma agência vê o que vendeu para a empresa num período em As minhas vendas.

## 11. Entram pessoas

1. O escritório convida um colega em Equipa. O convite é uma ligação para escolher uma palavra-passe, válida durante sete dias, com lembretes um, quatro e onze dias depois do envio; depois do último, a pessoa que convidou é avisada.
2. Um utilizador de agência convida os seus próprios colegas a partir do portal.
3. Um revendedor que ainda não vende pede-o na página pública de adesão da empresa.
4. O escritório convida o revendedor a partir do pedido, ou recusa-o. Um pedido é decidido uma única vez.