--- title: "Come scorre il lavoro" url: https://tourcockpit.com/it/help/how-the-work-flows lang: it description: "Come scorre il lavoro in TourCockpit, dalla preparazione del catalogo alla chiusura del mese. Ogni sezione è un flusso, passo dopo passo, con chi fa di solito ogni passo e cosa il prodotto controlla e registra lungo la strada. Gli schermi, il portale dell'operatore e l'API passano tutti per gli stessi passi e gli stessi controlli." --- # Come scorre il lavoro Come scorre il lavoro in TourCockpit, dalla preparazione del catalogo alla chiusura del mese. Ogni sezione è un flusso, passo dopo passo, con chi fa di solito ogni passo e cosa il prodotto controlla e registra lungo la strada. Gli schermi, il portale dell'operatore e l'API passano tutti per gli stessi passi e gli stessi controlli. ## 1. Preparare l'azienda Si fa una volta, poi si tiene aggiornato in Tour e Dati di riferimento. Tutto ciò che avviene in una data successiva lo legge. 1. L'ufficio aggiunge i tour: famiglia, lato di partenza dell'isola, fascia oraria, come viene prezzato ciascuno (a persona con le sue tariffe, o per veicolo con le sue righe di prezzo), solo adulti, e le agenzie a cui è riservato di default. Un tour nuovo è Pubblicato, quindi viene offerto subito in Pianificazione tour. 2. L'ufficio nomina le zone di pick-up, nell'ordine in cui le percorre il furgone, e aggiunge gli hotel, ciascuno in una zona. 3. L'ufficio compila la griglia dei pick-up: per ogni tour e zona, un orario, nessuna fermata, o un orario diverso per una dimensione di veicolo. Imposta le zone che costano di più, per tour. 4. L'ufficio aggiunge le guide con le lingue che parlano, i furgoni con i loro posti, i seggiolini e gli orari di pick-up offerti. 5. L'ufficio aggiunge gli operatori, ciascuno con la sua percentuale di commissione. ## 2. Pianificare i giorni 1. In Pianificazione tour, l'ufficio tocca la cella dove un tour incrocia un giorno per mettervi una partenza, e tocca un giorno pianificato per impostarne il mix di dimensioni dei veicoli. Un tour si può anche aggiungere a un solo giorno direttamente sulla bacheca. 2. La partenza prende i posti dalla dimensione pianificata, le agenzie dal predefinito del tour e la fascia oraria dal tour. Una dimensione pianificata in anticipo è un numero di posti, non un furgone: il furgone si sceglie dopo sulla bacheca. 3. Un tour archiviato non può essere messo in calendario; prima va ripubblicato. ## 3. Assegnare l'equipaggio a una partenza 1. Sulla bacheca, l'ufficio assegna la guida, un CHOFER quando serve, e il furgone. I posti del furgone diventano i posti della partenza. 2. TourCockpit rifiuta una guida, un CHOFER o un furgone già fuori in una fascia oraria che si sovrappone, una guida che quel giorno è libera, una stessa persona in entrambi i ruoli e una guida che non parla una lingua già prenotata sulla partenza. 3. L'ufficio collega in un convoglio le partenze verso la stessa destinazione nello stesso giorno, così le lingue di una guida coprono tutti i furgoni del convoglio. 4. Il giorno stesso, l'ufficio imposta la lunghezza, LARGO o CORTO, e qualsiasi nota per la partenza o per l'intera giornata. ## 4. L'ufficio prende una prenotazione 1. L'ufficio trova una partenza in cui il gruppo entra: posti, la lingua, una fermata nella zona dell'hotel. 2. Inserisce il gruppo: un hotel dall'elenco (un hotel nuovo si aggiunge prima con la sua zona), la lingua, adulti, bambini e neonati, il pagamento con i contanti da incassare su CASH, e le note. 3. TourCockpit controlla che la partenza non sia annullata, che l'hotel esista, che il pagamento sia completo, che la prenotazione sia prima della scadenza (una prenotazione presa oltre la scadenza, dopo una conferma, lo registra), che il gruppo si possa prezzare, che una partenza privata non sia già presa, che i posti ci siano, che la guida parli la lingua e che i contanti rientrino nel valore. 4. Vengono registrati la prenotazione e il suo gruppo. L'orario di pick-up viene dalla griglia a meno che non ne sia stato digitato uno, vengono apposte le iniziali di chi l'ha inserita, e la modifica è nella cronologia. ## 5. Un'agenzia prenota i propri ospiti 1. Un utente di agenzia vede i giorni con posti e le partenze riservate alla sua agenzia o a nessuno, filtrate per i suoi ospiti, la lingua e l'hotel. 2. Inserisce il gruppo: un hotel dall'elenco, la lingua, i numeri, il pagamento con i contanti su CASH, e una nota per l'ufficio. Non imposta mai l'orario di pick-up. 3. TourCockpit rifiuta una partenza riservata ad altre agenzie e una terza lingua su una partenza, poi fa gli stessi controlli che per l'ufficio. La scadenza prenotazioni non vale per un'agenzia. 4. La prenotazione viene registrata sotto l'agenzia, con l'orario di pick-up dalla griglia o lasciato all'ufficio. I membri dell'ufficio che hanno scelto l'avviso lo ricevono nelle notifiche e su WhatsApp. ## 6. Modificare una prenotazione - Modifica. Il gruppo, l'hotel, la lingua, il pagamento o le note. Un cambio di gruppo, di hotel, o verso o da gratis ricalcola il prezzo; qualsiasi altra modifica mantiene il prezzo prenotato. - Sposta. Su un'altra partenza. Un altro tour o un'altra data ricalcola il prezzo; un altro furgone dello stesso tour quel giorno mantiene il prezzo. Vale la scadenza prenotazioni della destinazione, con la deroga dell'ufficio. - Annulla. I posti si liberano subito. Dal portale, un'agenzia può annullare la propria prenotazione fino alla fine del preavviso di annullamento. - Chi viene avvisato. Una modifica che l'ufficio fa alla prenotazione di un'agenzia avvisa quell'agenzia. Ciò che un'agenzia fa alle sue prenotazioni avvisa i membri dell'ufficio che hanno scelto quell'avviso. Ciò che fa l'ufficio stesso non invia nulla all'ufficio, e nessuno viene avvisato di una propria modifica. - Ripristina. Una prenotazione annullata può essere ripristinata dal Registro attività, finché i suoi posti sono ancora liberi e la partenza è ancora aperta. ## 7. Modificare una partenza - Cambiare il suo tour. Ogni prenotazione viene prezzata sul nuovo tour e i suoi orari dalla griglia vengono ricalcolati. Rifiutato, senza cambiare nulla, quando un gruppo non può essere prezzato o i suoi contanti supererebbero il nuovo valore. - Spostarla a un altro giorno. Si spostano anche tutte le sue prenotazioni, e le agenzie con prenotazioni su di essa vengono avvisate. - Annullarla. Solo una partenza senza prenotazioni attive: prima spostale o annullale. - Riordina. Le partenze di un giorno, o le prenotazioni di una partenza. ## 8. Una guida è assente 1. L'ufficio segna la guida come assente per un giorno: giorno libero, ufficio, ferie o malattia. Viene rifiutato finché la guida è su una partenza quel giorno. 2. Disponibilità guide mostra chi è assente e chi è libero in qualsiasi giorno. ## 9. La giornata parte 1. L'ufficio stampa la bacheca, o la esporta come PDF, foglio di calcolo o immagine, e la scarica, la invia per email o su WhatsApp, ai colleghi dell'ufficio e alle guide e agli autisti del giorno. 2. Ogni file inviato resta nella cronologia con chi l'ha inviato. ## 10. Si chiude una settimana o un mese 1. L'ufficio apre Finanze per una settimana o un mese: ospiti, partenze, posti, i conteggi per lunghezza, quanto valevano le prenotazioni per operatore e per pagamento, e i contanti incassati da ogni guida. 2. L'ufficio regola i conti con ogni operatore a partire dalla liquidazione del periodo. 3. Un'agenzia vede cosa ha venduto per l'azienda in un periodo in Le mie vendite. ## 11. Entrano persone 1. L'ufficio invita un collega da Team. L'invito è un link per scegliere una password, valido sette giorni, con promemoria uno, quattro e undici giorni dopo l'invio; dopo l'ultimo, viene avvisata la persona che l'ha invitato. 2. Un utente di agenzia invita i propri colleghi dal portale. 3. Un rivenditore che non vende ancora lo chiede dalla pagina pubblica di iscrizione dell'azienda. 4. L'ufficio invita il rivenditore dalla richiesta, oppure la rifiuta. Una richiesta si decide una volta sola.