--- title: "Come funziona una giornata" url: https://tourcockpit.com/it/help/how-a-day-works lang: it description: "TourCockpit fa girare la giornata di un'azienda di tour attorno a poche idee: i tour in un catalogo, i tour messi sulle date, le prenotazioni che ne riempiono i posti, e una bacheca che mostra tutto. Questa pagina spiega quelle idee una volta sola, con parole semplici, così ogni altra pagina risulta chiara." --- # Come funziona una giornata TourCockpit fa girare la giornata di un'azienda di tour attorno a poche idee: i tour in un catalogo, i tour messi sulle date, le prenotazioni che ne riempiono i posti, e una bacheca che mostra tutto. Questa pagina spiega quelle idee una volta sola, con parole semplici, così ogni altra pagina risulta chiara. ## Che differenza c'è tra un tour, una partenza e una prenotazione? Un Tour è un tipo di escursione nel tuo catalogo: il percorso, le lingue in cui viene offerto, i prezzi. Esiste una volta sola, senza alcuna data. Solo un tour Pubblicato può essere messo su una data. Quando un tour viene messo su una data diventa una partenza: questo tour, in questo giorno, con la sua guida, il suo furgone e la sua durata. Lo stesso tour può uscire due volte nello stesso giorno come due partenze separate, ognuna con i propri posti. Le persone riservano i posti su una partenza con le prenotazioni. Una prenotazione è un gruppo: l'hotel, l'orario di pick-up, chi chiamare, come ha pagato, e i suoi partecipanti, contati come AD (adulti), CH (bambini) e INF (neonati). Ognuno nel gruppo occupa un posto, neonati compresi, così il conteggio dei posti corrisponde sempre a quello che il furgone deve trasportare. La catena in una riga: un Tour del catalogo diventa una partenza quando viene messo su una data; le prenotazioni ne riempiono i posti; il gruppo di ogni prenotazione sono i suoi partecipanti, contati AD/CH/INF. ## Chi può fare cosa? I tre ruoli Ogni account ha un ruolo, e le schermate che può aprire dipendono da quello. - I Responsabili gestiscono l'ufficio: la bacheca, le prenotazioni e la Pianificazione, e la configurazione: il catalogo Tour, i Dati di riferimento, chi è libero in quale giorno, il report Finanze, e gli inviti alle persone dalla schermata Team. - Il Titolare fa tutto quello che fa un responsabile, e due cose in più: le condizioni commerciali con gli operatori turistici e la liquidazione di fine mese, e il lavoro di tutti gli altri, perché il Registro attività mostra a un responsabile le proprie modifiche e a un titolare quelle di tutto l'ufficio. - Un Operatore è un rivenditore esterno con il proprio accesso. Gli operatori vedono un portale volutamente ristretto: quali giorni hanno posti da vendere, e solo le proprie prenotazioni. Non vedono mai le schermate dell'ufficio né gli ospiti di un altro operatore. I responsabili invitano i colleghi dell'ufficio dalla schermata Team, e le persone di un operatore si invitano tra loro dentro il portale dell'operatore, così nessuno condivide un account. Come funziona l'accesso, compreso il primo accesso da un invito, ha una pagina dedicata. ## Come scorre una giornata, dalla mattina alla sera? 1. Le giornate si pianificano in anticipo. Nella Pianificazione l'ufficio decide quali tour escono in quali date, una settimana o un mese a colpo d'occhio, creando una partenza per ognuna. Un tour si può anche aggiungere a un singolo giorno direttamente dalla bacheca con + Aggiungi tour. 2. Le prenotazioni arrivano tutto il giorno. L'ufficio le scrive sulla bacheca con + Aggiungi prenotazione mentre entrano per telefono e per email, e gli operatori turistici prenotano i propri ospiti dal portale. Ogni prenotazione, da qualunque porta sia entrata, viene controllata sui posti rimasti e sul prezzo, e nessuna si salva senza un hotel dall'elenco dell'azienda stessa e senza la lingua che parlano i suoi ospiti. Quella lingua decide poi dove può andare: una prenotazione sta solo su un tour la cui guida la parla, da ogni porta e ufficio compreso, mentre un tour ancora senza guida accetta qualsiasi lingua. Quando la guida deve incassare contanti a bordo, la cifra non supera mai quanto vale la prenotazione, e un tour segnato Solo adulti non prende né bambini né neonati. Un tour privato porta una regola in più: appena un gruppo se lo prende, il veicolo va a quel gruppo, e su di esso non si accetta una seconda prenotazione da nessuna porta, ufficio compreso. A un operatore turistico se ne applica una in più: mai una terza lingua su una stessa partenza. L'orario di pick-up si compila da solo dalla zona dell'hotel. 3. La bacheca è l'unica fotografia della giornata. Un blocco per ogni tour in uscita, con GUIA, FURGO e LARGO o CORTO nell'intestazione, una riga per prenotazione, e i totali del giorno. Le modifiche si fanno lì: cambi una riga, sposti un gruppo su un altro tour, segni una guida in malattia. 4. La giornata si chiude su carta o su un telefono. La bacheca si stampa, si esporta in PDF e XLS, e si condivide come immagine, così gli autisti e l'ufficio escono tutti con la stessa fotografia. 5. La fine del mese si somma da sola. La schermata Finanze costruisce i totali del mese da quello che la bacheca ha già registrato: i contanti per guida, i giorni lavorati, i tour per durata, e quanto valevano le prenotazioni, per operatore e per modalità di pagamento. Nessuno riscrive il mese. Ogni modifica lungo la strada viene registrata con chi l'ha fatta e quando. La Cronologia di una prenotazione, di un tour o di una giornata risponde a "chi ha annullato questo?" per tutto l'ufficio, chiunque lo chieda; il Registro attività risponde a "cosa è cambiato martedì?", lì le tue modifiche, e quelle di tutto l'ufficio se sei titolare. ## Perché alcune parole restano uguali in ogni lingua? L'ufficio mandava avanti la giornata da un foglio di calcolo molto prima di TourCockpit, e il vocabolario del foglio è quello che tutti dicono a voce, via radio e al telefono. Quelle parole restano esattamente come sono in ogni lingua, di proposito, così lo schermo si legge come il foglio che ha sostituito. - GUIA è la guida che conduce il tour, indicata nell'intestazione di ogni blocco. - CHOFER è il secondo membro dell'equipaggio, facoltativo, che guida soltanto, nei giorni in cui la guida non dovrebbe fare entrambi i lavori. - FURGO è il furgone assegnato al tour. Il suo numero di posti è quello che il tour può trasportare. - LARGO e CORTO sono le due durate del tour, completa e breve. - T.O. è l'operatore da cui è arrivata una prenotazione. - AD, CH e INF contano il gruppo: adulti, bambini, neonati. Se un'etichetta sulla bacheca sembra non tradotta, è una di queste. Non è una mancanza; cambiarla romperebbe l'unico vocabolario che tutto l'ufficio già condivide.