--- title: "Inserire una prenotazione sulla bacheca" url: https://tourcockpit.com/it/help/board-booking-entry lang: it description: "Le nuove prenotazioni si scrivono direttamente nel giorno, dentro il tour a cui appartengono: apri la riga, compilala da sinistra a destra, premi Invio. La riga resta aperta per la prossima, ed è così che una mattinata di telefonate diventa un manifesto." --- # Inserire una prenotazione sulla bacheca Le nuove prenotazioni si scrivono direttamente nel giorno, dentro il tour a cui appartengono: apri la riga, compilala da sinistra a destra, premi Invio. La riga resta aperta per la prossima, ed è così che una mattinata di telefonate diventa un manifesto. ## Come aggiungo una prenotazione? 1. Premi + Aggiungi prenotazione in fondo al blocco del tour. Sotto l'elenco partecipanti si apre una riga di modulo, e la sua prima linea, da un lato all'altro, è REF, Staff (il personale), Aggiungi e Esc, con il cursore già nel campo Nome del cliente, appena sotto. 2. Compila i campi; ognuno è spiegato sotto. Due vanno compilati prima che la riga si salvi, l'hotel e la Lingua; una prenotazione in contanti chiede anche la cifra che incassa l'autista. L'orario di pick-up di solito si scrive da solo. 3. Premi Invio in qualsiasi punto della riga, oppure il pulsante Aggiungi, per salvare. La prenotazione compare nell'elenco partecipanti e la riga resta aperta, vuota, pronta per il prossimo ospite. Aggiungi non si muove mai mentre scrivi: le righe che arrivano appena l'hotel è riconosciuto compaiono sotto di esso, e un salvataggio rifiutato dice perché su una riga proprio lì sotto, così il pulsante è ancora dove stava andando il tuo dito. 4. Premi Esc quando hai finito, o per buttare via una riga scritta a metà. Su telefono o tablet lo stesso pulsante apre un modulo a schermo intero con gli stessi campi al posto della riga inline, con in testa il nome del tour e sotto il giorno, perché la scheda copre la data stessa della bacheca. ## Perché l'orario di pick-up si compila da solo? Inizia a digitare l'hotel. Appena viene riconosciuto, il campo Pick-up si compila con l'orario di quel tour per la zona dell'hotel. Compila solo un campo vuoto: un orario che hai scelto o digitato tu non viene mai sovrascritto, e puoi sempre sceglierne uno diverso, incluso un orario fuori dall'elenco preimpostato. L'eccezione è la casella descritta qui sotto, che spunti di proposito per affidare il tuo orario alla griglia. Quando non si compila niente, la catena è rotta da qualche parte: la cella di quel tour per la zona dell'hotel è Non impostato o Nessuna fermata nella griglia dei pick-up. Il campo resta semplicemente vuoto e l'ufficio imposta l'orario a mano. Su una Non impostato, a chi ne scrive uno viene offerta una casella sotto il campo, Usa 09:15 per tutti i futuri pick-up di NORTE desde norte a Esquinzo. Parte non spuntata, quindi l'orario resta solo su questa prenotazione; se la spunti, il salvataggio risponde a quella cella vuota per tutte le prenotazioni future dalla zona, mette l'orario nella lista dell'azienda se non c'è ancora, e da quel momento questa prenotazione segue la griglia. Se un altro responsabile risponde prima alla cella, il salvataggio si ferma e il modulo dice che cosa contiene ora la griglia. Su una Nessuna fermata, si apre un avviso nel momento in cui l'hotel viene scelto, che nomina il tour e la zona, e va chiuso; l'hotel resta scelto e la prenotazione si può prendere comunque. Parla una volta per quell'hotel e quella partenza, e non parla affatto quando la prenotazione porta già un orario di pick-up. Aprire una prenotazione che ha già quell'hotel non dice nulla, perché guardare una prenotazione non è scegliere il suo hotel; cambia l'hotel o la partenza, o riscegli lo stesso hotel, e l'avviso si apre. La riga sotto il campo resta lì come registrazione permanente: Questo tour non passa nella zona di questo hotel. L’ufficio organizzerà il pick-up. Come funziona tutta la catena, e come configurarla, è nella pagina Zone, hotel e orari di pick-up. Una prenotazione si salva solo con un hotel che è nell'elenco. Scrivine uno che non c'è e il salvataggio viene rifiutato, con i nomi più simili dell'elenco, nel caso sia uno di quelli scritto in un altro modo. Una prenotazione che sta già su un hotel che hai ritirato nel frattempo è l'unica eccezione: mantiene quell'hotel, così modificarla cambia quello che volevi cambiare e nient'altro. Se è davvero un hotel nuovo, non devi uscire dalla riga. L'ultima riga del menu a tendina dice Aggiungi "…" con quello che hai scritto: apre un riquadro piccolo che chiede il nome e la zona, crea l'hotel e lo seleziona. L'orario di pick-up si compila poi come per qualsiasi altro hotel, e la prenotazione è collegata dal primo salvataggio. La zona è ciò che lo fa funzionare e non è facoltativa: il riquadro non accetta l'hotel finché non ne viene scelta una, quindi se non conosci la zona, chiedi prima di aggiungerlo. ## Come inserisco il gruppo? AD, CH e INF contano adulti, bambini e neonati. Il Totale in tempo reale sotto mostra quanto costa il gruppo al prezzo che quel tour applica dalla zona dell'hotel, quindi si fissa appena c'è l'hotel e ti segue se lo cambi. I neonati viaggiano gratis ma occupano comunque un posto sul furgone, così sei adulti e due neonati riempiono un tour da otto posti. Su un tour venduto a veicolo il Totale è il prezzo del veicolo stesso per un gruppo di quella misura, addebitato una volta sola per quanti siano, e la zona dell'hotel non lo sposta. Un tour contrassegnato Solo adulti non accetta bambini né neonati: le loro caselle sono spente nella sua riga e nel suo modulo di prenotazione, e una prenotazione che ne ha ancora viene rifiutata con Questo tour è solo per adulti: niente bambini né neonati. Un bambino su un tour che non ha un prezzo bambino viene rifiutato al salvataggio con Questo tour non ha un prezzo bambino. Imposta il prezzo sul tour, oppure prenota il posto come adulto. Il tour venduto a veicolo è l'eccezione: non ha tariffe, quindi lì i bambini non vengono mai rifiutati e contano solo per la dimensione del gruppo. Quello che rifiuta invece è un gruppo troppo grande per il veicolo, e il rifiuto nomina il gruppo più grande per cui quel veicolo è venduto, così sai subito se la risposta è un secondo furgone. ## Come chiedo un seggiolino? Il controllo Posto elenca i codici seggiolino dell'azienda: S è una silla, un seggiolino auto, E un elevador, un rialzo, e le combinazioni come S1+E1 significano uno di ciascuno. L'elenco aperto mostra ogni codice con la descrizione completa nella tua lingua, e il manifesto mostra solo il codice per restare stretto; fermati sopra per rileggere la descrizione. I codici e le loro descrizioni si gestiscono nella schermata Dati di riferimento, così l'ufficio può aggiungere i propri e ritirare quelli vecchi senza toccare le prenotazioni passate. ## A cosa serve il campo della lingua? Lingua è obbligatoria: ogni prenotazione dice che lingua parlano i suoi clienti, perché la guida deve parlarla e l'elenco partecipanti la stampa. Il campo parte da Scegli e non indovina mai; la prenotazione non si salva finché non viene scelta una lingua. Compare come bandiera sulla riga dell'elenco partecipanti. L'ufficio vede sempre tutto l'elenco delle lingue dell'azienda, ma una prenotazione va solo su un tour la cui guida parla la sua lingua: la guida di quel tour, o qualsiasi guida di un tour collegato. Scegli una lingua che nessuna guida di lì parla e sotto il campo compare un avviso: Nessuna guida di questo tour parla questa lingua: qui non si può prenotare. Il salvataggio viene allora rifiutato, nominando la guida. Prenotala su un altro tour, oppure assegna prima una guida che la parli. Un tour senza guida accetta qualsiasi lingua. Un secondo avviso, per esempio 3 lingue su questa partenza, compare quando la lingua che scegli porterebbe la partenza oltre due lingue, chiunque sia la guida. La lingua della guida è una regola per tutti, ufficio compreso: nessuno può prenotare oltre. La terza lingua è solo un consiglio per l'ufficio, che può comunque prenotarla. Gli operatori nel portale sono tenuti a entrambe: un'agenzia può prenotare solo una lingua che la guida del giorno parla, e mai una terza lingua su una stessa partenza, dove le viene mostrato invece il numero dell'ufficio. ## Come registro il pagamento? - CASH: l'ospite paga l'autista a bordo. Accanto al pagamento compare il campo € incassa l'autista, ed è obbligatorio: digita la cifra che l'autista deve incassare, cioè la parte del prezzo che non è già stata pagata allo sportello. Compare nella colonna CASH dell'elenco partecipanti e nella riga TOT del blocco, sulla scheda del blocco al telefono, e sulla giornata che condividi con l'autista, così la guida legge la stessa cifra dovunque guardi. - TKT: un voucher prepagato. La colonna CASH del manifesto dice TKT, niente da incassare. - PREPAID: pagato tramite l'operatore. La colonna resta vuota, ed è proprio questa la risposta: sul furgone non passa nulla di mano in mano. - Gratis, solo per i manager: l'ospite occupa un posto e non paga nulla, per esempio un nuovo rappresentante che impara il tour o il capogruppo. Il posto conta tra i posti rimasti come qualsiasi altro, il Totale del modulo segna zero appena si sceglie Gratis, l'importo è zero nei totali del giorno e in ogni esportazione, e la colonna CASH dell'elenco partecipanti dice Gratis perché la guida sappia che era voluto. Solo un manager può rendere gratuito un posto o far pagare un posto che lo era. Nulla calcola la cifra al posto tuo: solo chi prende la prenotazione sa quanto è già stato pagato, quindi si digita a mano ogni volta. Può essere uguale a quanto vale la prenotazione, quando al banco non è stato pagato nulla, ma mai superiore: una cifra più alta viene rifiutata, mostrando entrambi gli importi. Le nuove righe partono su PREPAID. Un importo su una prenotazione non in contanti viene rifiutato, esattamente come una prenotazione CASH senza importo, così la colonna è affidabile al centesimo. La cifra deve essere più di zero, perciò CASH non viene proposto affatto su un tour che non costa nulla. ## Cosa sono T.O., REF e Staff? - T.O. registra l'operatore che ha venduto il posto, scelto dall'elenco operatori dell'azienda. Compare sul manifesto e guida la liquidazione delle commissioni a fine mese, quindi una prenotazione da rivenditore dovrebbe sempre averlo. - REF registra chi ha segnalato la prenotazione, testo libero con suggerimenti: il nome di un collega, @ per una prenotazione online, oppure Reception. - Staff si compila per te: le iniziali di chi è collegato, registrate automaticamente su ogni prenotazione così il foglio dice sempre chi l'ha presa. ## Cosa succede quando il tour è pieno? La capacità massima si controlla al salvataggio, contro i posti reali del furgone. Una prenotazione che non ci sta viene rifiutata con il conteggio esatto, e non viene scritto nulla: Questo tour è sold out (8/8). quando non resta nessun posto, e Posti insufficienti: 3 richiesti, 2 rimasti. quando il gruppo è più grande di quello che resta. Non c'è forzatura: per prendere gli ospiti si sposta una prenotazione altrove, si mette un furgone più grande o si apre una seconda partenza. Un tour venduto a veicolo si risolve prima dei posti. Quando un gruppo l'ha prenotato, una seconda prenotazione viene rifiutata per quanti posti restino liberi: Questo tour privato è già prenotato. Il veicolo è riservato solo a quel gruppo. Nemmeno qui c'è forzatura. Le prenotazioni annullate liberano subito i loro posti. Un blocco può comunque finire oltre la capacità massima per un'altra via, passando a un furgone più piccolo; la pillola di occupazione diventa rossa e il blocco mostra un avviso finché il giorno non torna a starci. ## Dove vanno le note? - Nota per l'ufficio e la guida: la richiesta dell'ospite stesso, sedia a rotelle al pick-up, posti davanti, un'allergia. Chiunque possa prenotare può scriverla, e compare sotto il manifesto in Note ospiti. - Nota (solo ufficio): la nota interna di un responsabile su una prenotazione. Compare in corsivo sotto il nome dell'ospite sulla bacheca dell'ufficio e non arriva mai agli operatori. - Nota del giorno: un solo banner per l'intera giornata, strada chiusa, fiesta, scritto da un responsabile sopra i blocchi con + Aggiungi nota del giorno. Si stampa sul programma. Entrambe le note della prenotazione si trovano sulla propria riga quando modifichi una prenotazione su un computer, e a schermo intero su un telefono. Solo un responsabile cambia la nota dell'ufficio, e non arriva mai a un operatore.