--- title: "Référentiel : les listes maîtresses" url: https://tourcockpit.com/fr/help/reference-data lang: fr description: "Le Référentiel est l'écran où un responsable tient les listes maîtresses que tout le reste consulte : hôtels, zones, heures de ramassage, tarifs, tour-opérateurs, chauffeurs, véhicules et sièges enfant. Chaque menu déroulant du tableau propose exactement ce que contiennent ces onglets, donc les garder en ordre, c'est garder propres les écrans de la journée." --- # Référentiel : les listes maîtresses Le Référentiel est l'écran où un responsable tient les listes maîtresses que tout le reste consulte : hôtels, zones, heures de ramassage, tarifs, tour-opérateurs, chauffeurs, véhicules et sièges enfant. Chaque menu déroulant du tableau propose exactement ce que contiennent ces onglets, donc les garder en ordre, c'est garder propres les écrans de la journée. ## Qu'est-ce que le Référentiel ? Un seul écran, huit onglets, chacun contenant une liste. Le tableau ne vous demande jamais de taper de mémoire un hôtel, un opérateur ou un minibus : ses sélecteurs lisent ces listes. Ajoutez quelque chose ici et il est proposé partout ; retirez-le et il cesse d'être proposé, tandis que tout ce qui est déjà réservé le conserve. Le Référentiel est un écran réservé aux responsables. Le personnel travaille avec le contenu de ces listes, sur le tableau, mais ne modifie pas les listes elles-mêmes. ## Que contient l'onglet Hôtels ? Tous les hôtels où le bureau ramasse des clients, avec une colonne importante : leur Zone. La zone est ce qui permet à TourCockpit de remplir tout seul l'heure de ramassage d'une réservation, parce que chaque tour garde une heure de ramassage par zone. Le menu déroulant de zone sur chaque ligne enregistre dès que vous le modifiez. Un hôtel sans zone fonctionne quand même, simplement rien ne se remplit pour lui : ses réservations arrivent avec l'heure de ramassage vide et le bureau la renseigne à la main. Attribuez la zone une seule fois et chaque future réservation de cet hôtel se résout toute seule. ## Comment ajouter un hôtel ? 1. Ouvrez Données de référence et restez sur l'onglet Hôtels. 2. Saisissez le nom de l'hôtel dans Ajouter un hôtel, en haut de la liste, puis appuyez sur Enregistrer. Le nom doit être nouveau ; un doublon est refusé. 3. Choisissez sa Zone dans la liste de la nouvelle ligne. Dès lors, chaque réservation de cet hôtel reçoit son heure de prise en charge toute seule. Seul un responsable voit les Données de référence. Le personnel qui ne l'a pas peut tout de même ajouter un hôtel depuis la réservation qu'il est en train de saisir : la dernière ligne du menu déroulant des hôtels propose Ajouter "…" avec ce qu'il a tapé. C'est le même hôtel, sur la même liste ; cet écran est simplement l'endroit où il est ensuite conservé. ## Que sont les onglets Zones et Heures de ramassage ? Les Zones sont les tronçons de côte que le minibus parcourt, classés dans l'ordre où il les parcourt réellement. Heures de ramassage contient deux choses : un panneau Horaires avec les heures auxquelles cette société part, que le bureau ajoute et retire lui-même, et en dessous la grille avec une ligne par tour publié et une colonne par zone. Une cellule vide dans la grille est une réponse, pas un oubli : ce tour ne s'arrête pas là. C'est volontairement la version courte. Comment la grille se résout sur les réservations, ce que le bureau peut remplacer, et ce que produit un changement de grille plus tard ont leur propre page : Zones, hôtels et heures de ramassage, en lien ci-dessous. ## À quoi sert l'onglet Tarifs ? Un tour a un prix adulte et un prix enfant, fixés sur le tour lui-même. L'onglet Tarifs est l'endroit où une zone fait payer plus que cela, parce que les zones éloignées coûtent plus cher à desservir : les mêmes tours en lignes et les mêmes zones en colonnes que la grille des heures de ramassage, avec une case adulte et une case enfant dans chaque cellule. Laissez une case vide et le prix du tour lui-même s'applique, et ce prix est le nombre en gris affiché dans la case vide, si bien qu'une cellule vide ne vous laisse jamais deviner. Les deux cases sont indépendantes : augmentez le tarif adulte d'une zone et le tarif enfant reste celui du tour jusqu'à ce que vous l'augmentiez aussi. Une réservation garde le montant auquel elle a été prise. Modifier une cellule change ce que coûtent les nouvelles réservations depuis cette zone, jamais ce qui a déjà été annoncé à un client. La règle complète, y compris ce qui se passe quand l'hôtel d'une réservation change, se trouve sur Zones, hôtels et heures de ramassage, en lien ci-dessous. ## Que trouve-t-on sur l'onglet Opérateurs ? Les tour-opérateurs et agences dont le bureau saisit les réservations : les noms derrière le sélecteur T.O. du tableau. Ajoutez un nouveau revendeur dès qu'il appelle ; retirez celui qui n'envoie plus de clients. Connecté en tant que Propriétaire, vous voyez aussi sur cet onglet les conditions commerciales de chaque opérateur, dans une colonne Commission. Cette colonne appartient au Propriétaire seul : aucun autre rôle ne la voit, sur aucun écran. ## De quoi un chauffeur a-t-il besoin ? Un nom, un numéro de téléphone et au moins une langue parlée. Le nom est ce qui apparaît comme GUIA sur les blocs de tour du tableau, et le téléphone est le moyen pour le bureau de joindre le guide sur la route. Les langues sous Parle sont obligatoires, et elles servent vraiment : le tableau alerte quand un tour a des voyageurs dans une langue que son guide ne parle pas, et le portail opérateur limite les langues qui peuvent être réservées, tout cela lu depuis cette liste. Il n'y a qu'une seule liste de personnel : la même personne guide un jour et conduit le lendemain, donc chacun y a ses langues enregistrées. ## À quoi sert le nombre de places d'un véhicule ? Le nom du véhicule est le libellé FURGO sur le tableau, et son nombre de Places est ce que ce minibus peut transporter. Attribuez un véhicule à un tour et la jauge du tour devient les places de ce véhicule : les réservations cessent d'être acceptées quand le minibus est plein, et le tableau alerte en rouge si une journée est en dépassement. ## Comment fonctionnent les sièges enfant ? Chaque option est un Code court tel que le bureau l'écrit (S1, E1, S1+E1) plus une description de ce qu'il signifie vraiment, obligatoire dans toutes les langues que l'application parle. Les flèches définissent l'ordre dans lequel les sélecteurs de réservation les proposent. La description voyage parce que le code seul ne dit rien à qui n'a pas appris la feuille, et elle arrive jusqu'au client : elle s'affiche dans les sélecteurs de réservation, comme légende sur la liste des participants imprimée, et dans les messages sortants, toujours dans la langue du lecteur. Un opérateur italien qui lit S1+E1 reçoit la phrase en italien ; le chauffeur espagnol qui tient la liste des participants reçoit celle en espagnol. ## Pourquoi puis-je retirer des éléments mais jamais les supprimer ? Chaque onglet fonctionne de la même façon : Retirer, jamais supprimer. Un hôtel, un opérateur, un chauffeur, un véhicule, une zone ou un siège enfant retiré sort immédiatement des sélecteurs, mais reste exactement tel quel sur chaque réservation passée et chaque liste des participants imprimée. L'historique n'est jamais réécrit. Retirer est aussi réversible : Restaurer remet l'entrée dans les sélecteurs comme si elle n'était jamais partie. Supprimer forcerait à choisir entre perdre l'historique et garder l'encombrement ; retirer évite les deux.