--- title: "Référentiel : les listes maîtresses" url: https://tourcockpit.com/fr/help/reference-data lang: fr description: "Le Référentiel est l'écran où un responsable tient les listes maîtresses que tout le reste consulte : hôtels, zones, heures de ramassage, tarifs, chauffeurs, véhicules et sièges enfant. Les tour-opérateurs ont leur propre écran, Opérateurs. Chaque menu déroulant du tableau propose exactement ce que contiennent ces onglets, donc les garder en ordre, c'est garder propres les écrans de la journée." --- # Référentiel : les listes maîtresses Le Référentiel est l'écran où un responsable tient les listes maîtresses que tout le reste consulte : hôtels, zones, heures de ramassage, tarifs, chauffeurs, véhicules et sièges enfant. Les tour-opérateurs ont leur propre écran, Opérateurs. Chaque menu déroulant du tableau propose exactement ce que contiennent ces onglets, donc les garder en ordre, c'est garder propres les écrans de la journée. ## Qu'est-ce que le Référentiel ? Un écran, sept onglets, chacun tenant une liste. Le tableau ne vous demande jamais de taper un hôtel ou un minibus de mémoire : ses sélecteurs lisent ces listes. Ajoutez quelque chose ici et il est proposé partout ; retirez-le et il n'est plus proposé, tandis que tout ce qui est déjà réservé le garde. Sur les cinq onglets qui tiennent une liste, Hôtels, Zones, Chauffeurs, Véhicules et Sièges enfant, cliquez n'importe où sur une ligne et elle se transforme en son propre formulaire, sur place, avec Enregistrer et Annuler au bout. Les trois points au bout de la ligne tiennent le même Modifier et les autres actions de la ligne, et cliquer dessus n'ouvre que le menu, jamais le formulaire derrière. Heures de ramassage et Tarifs sont des grilles plutôt que des listes, et une cellule s'y modifie là où elle se trouve. Données de référence est un écran de responsable : les listes dans lesquelles on choisit tout ce qui figure sur le tableau. ## Que contient l'onglet Hôtels ? Tous les hôtels où le bureau ramasse des clients, avec une colonne importante : leur Zone. La zone est ce qui permet à TourCockpit de remplir tout seul l'heure de ramassage d'une réservation, parce que chaque excursion garde une heure de ramassage par zone. Le menu déroulant de zone sur chaque ligne enregistre dès que vous le modifiez, et il n'offre aucune case vide : un hôtel appartient toujours à une zone. Un hôtel n'est jamais laissé sans zone, parce qu'un hôtel sans zone ne répond aucune heure de ramassage, et un client sur la liste des participants avec une colonne d'heure vide est précisément ce que les zones existent pour éviter. La zone est demandée au moment où l'hôtel est ajouté et ne peut plus être vidée ensuite, seulement remplacée par une autre zone. ## Comment ajouter un hôtel ? 1. Ouvrez Données de référence et restez sur l'onglet Hôtels. 2. Saisissez le nom de l'hôtel dans Ajouter un hôtel, en haut de la liste. Le nom doit être nouveau ; un doublon est refusé. 3. Choisissez sa Zone à côté du nom. La liste démarre sur Choisissez une zone et le formulaire n'accepte pas l'hôtel sans elle, parce que c'est la zone qui répond à ses heures de ramassage. 4. Appuyez sur Ajouter un hôtel. Dès lors, chaque réservation de cet hôtel reçoit son heure de ramassage toute seule. Un hôtel peut aussi être ajouté depuis la réservation que vous saisissez, sans passer par ici : la dernière ligne du menu des hôtels propose Ajouter "…" avec ce que vous avez saisi. C'est le même hôtel, sur la même liste ; cet écran est là où il est conservé ensuite. ## Que sont les onglets Zones et Heures de ramassage ? Les Zones sont les portions de côte que le minibus traverse, gardées dans l'ordre où il les parcourt réellement : tirez une zone par sa poignée (ou n'importe où sur la ligne à la souris ; sur téléphone, appuyez longuement d'abord) là où elle doit être, et les colonnes de la grille de ramassage suivent. Heures de ramassage s'ouvre sur la grille, avec une ligne par excursion publiée et une colonne par zone, et en dessous Horaires de l'entreprise, les heures auxquelles cette entreprise part, que le bureau ajoute et retire lui-même. Une cellule commence à Non défini et devient un horaire, ou Pas d'arrêt là où cette excursion ne ramasse pas dans cette zone. Une cellule Non défini se répond aussi depuis une réservation : un responsable qui y saisit une heure peut cocher une case pour en faire la réponse de cette zone pour toute réservation future, ce qui ajoute aussi l'heure aux Horaires de l'entreprise, ou en ramène une qui avait été retirée. Une heure que vous n'avez pas ajoutée ici peut donc apparaître sur la liste, et le Journal d'activité dit qui l'y a mise. C'est volontairement la version courte. Comment la grille se résout sur les réservations, ce que le bureau peut remplacer, et ce que produit un changement de grille plus tard ont leur propre page : Zones, hôtels et heures de ramassage, en lien ci-dessous. ## À quoi sert l'onglet Tarifs ? Une excursion a un prix adulte et un prix enfant, fixés sur l'excursion elle-même. L'onglet Tarifs est l'endroit où une zone facture davantage, parce que les zones éloignées coûtent plus cher à desservir : les mêmes excursions en lignes et les mêmes zones en colonnes que la grille de ramassage, avec une case adulte et une case enfant dans chaque cellule. Une excursion vendue au véhicule n'a aucun tarif qu'une zone puisse relever, sa ligne ne contient donc aucune case : chaque cellule indique Prix par véhicule, et cette excursion coûte le même prix depuis toutes les zones. Laissez une case vide et le prix de l'excursion elle-même s'applique, et ce prix est le nombre gris à l'intérieur de la case vide : une cellule vierge ne vous laisse donc jamais deviner. Les deux cases sont indépendantes : relevez le tarif adulte depuis une zone et le tarif enfant reste à celui de l'excursion tant que vous ne relevez pas aussi ce dernier. Deux types d'excursion n'acceptent aucun tarif enfant depuis une zone : celle qui n'a pas de prix enfant propre, et celle marquée Adultes uniquement. Leurs cases enfant sont désactivées et affichent n.a., aussi bien dans la cellule qu'à côté du prix de l'excursion sur le côté, tandis que la case adulte fonctionne comme partout ailleurs, si bien qu'une zone éloignée facture toujours davantage. Une réservation garde le montant auquel elle a été prise. Modifier une cellule change ce que coûtent les nouvelles réservations depuis cette zone, jamais ce qui a déjà été annoncé à un client. La règle complète, y compris ce qui se passe quand l'hôtel d'une réservation change, se trouve sur Zones, hôtels et heures de ramassage, en lien ci-dessous. ## De quoi un chauffeur a-t-il besoin ? Un nom, un numéro de téléphone et au moins une langue parlée, et un e-mail si le bureau lui envoie le tableau du jour. Le nom est ce qui apparaît comme GUIA sur les blocs d'excursion du tableau, le téléphone est le moyen pour le bureau de joindre le guide sur la route, et l'e-mail est l'adresse à laquelle Exporter envoie le tableau quand la personne est cochée. Les langues sous Parle sont obligatoires, et elles sont porteuses : une réservation ne va que sur une excursion dont le guide parle sa langue, depuis toutes les voies d'entrée, toutes lues dans cette liste. Retirer une langue à un guide est refusé, avec les jours, tant qu'il accompagne des clients dans cette langue un jour encore à venir : affectez d'abord un autre guide à ces excursions. La liste est une seule liste : la même personne guide un jour et conduit le lendemain, si bien que tout le monde dessus a des langues enregistrées. ## À quoi sert le nombre de places d'un véhicule ? Le nom du véhicule est le libellé FURGO sur le tableau, et son nombre de Places est ce que ce minibus peut transporter. Attribuez un véhicule à une excursion et la jauge de l'excursion devient les places de ce véhicule : les réservations cessent d'être acceptées quand le minibus est complet, et le tableau alerte en rouge si une journée est en dépassement. ## Comment fonctionnent les sièges enfant ? Chaque option est un Code court, tel que le bureau l'écrit (S1, E1, S1+E1), plus une seule Description de ce qu'il signifie vraiment, écrite une fois, dans la langue de votre entreprise. Le formulaire indique laquelle. Toutes les autres langues que parle l'application sont traduites pour vous quelques secondes après l'enregistrement ; personne n'a à écrire en allemand. Tirez une ligne par sa poignée pour changer l'ordre, comme les zones sont ordonnées ; c'est l'ordre dans lequel les sélecteurs de réservation les proposent. La description voyage parce que le code seul ne dit rien à qui ne connaît pas la feuille, et qu'elle parvient au client : elle apparaît dans les sélecteurs de réservation, en légende de la liste des participants imprimée et dans les messages sortants, toujours dans la langue du lecteur. Un opérateur italien qui lit S1+E1 reçoit la phrase en italien ; le chauffeur espagnol qui tient la liste reçoit celle en espagnol. Tant qu'une langue n'est pas arrivée, le lecteur voit votre propre phrase, jamais un vide. Ouvrez une ligne et Autres langues se trouve sous la description, replié. Dépliez-le pour lire ce que l'application a écrit pour chaque langue et ce que c'est : automatique, Traduction en cours…, modifié par vous, ou modifié par vous · l'original a changé depuis, ce qu'affiche une langue quand la description a été reformulée après que quelqu'un a écrit cette langue à la main. Qui parle une langue peut taper sa propre formulation dans sa case. Garder ma version reste grisé tant que ce que vous avez tapé ne diffère pas de ce qui est enregistré, il ne propose donc d'agir que lorsqu'il y a quelque chose à faire ; appuyez dessus et l'application cesse d'écrire par-dessus cette langue, même après que vous reformulez l'original. Revenir à l'automatique apparaît alors à côté de cette langue et la rend : vos mots restent exactement tels quels quand la description n'a pas bougé depuis que vous les avez écrits, et l'application réécrit la langue quand elle a bougé. Personne n'est obligé de l'ouvrir. ## Pourquoi puis-je retirer des éléments mais jamais les supprimer ? Chaque onglet fonctionne de la même façon : Retirer, jamais supprimer. L'action se trouve en bas des trois points de chaque ligne et demande une fois avant d'agir ; dans l'onglet Heures de ramassage, chaque horaire porte son propre bouton Retirer. Un hôtel, un opérateur, un chauffeur, un véhicule, une zone ou un siège enfant retiré sort immédiatement des sélecteurs, mais reste exactement tel quel sur chaque réservation passée et chaque liste des participants imprimée. Sur son propre onglet, il se déplace en fin de liste, son nom barré et sa puce Retiré conservée, et il s'ouvre toujours et a toujours ses trois points. L'historique n'est jamais réécrit. La seule entrée qui peut refuser d'être retirée est une zone qui contient encore des hôtels : ils n'ont nulle part où aller, donc elle ne propose pas Retirer (seulement Modifier), la ligne indique combien font obstacle, et la sortie consiste à les déplacer d'abord vers une autre zone. Retirer est aussi réversible : Restaurer remet l'entrée dans les sélecteurs comme si elle n'était jamais partie. Supprimer forcerait à choisir entre perdre l'historique et garder l'encombrement ; retirer évite les deux.