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title: "Zones, hôtels et heures de ramassage"
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description: "TourCockpit remplit lui-même l'heure de ramassage d'une réservation : l'hôtel appartient à une zone, et chaque tour a une heure de ramassage par zone. Cette page explique comment configurer cela, où l'heure apparaît, et ce qui se passe quand vous avez besoin d'une heure différente."
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# Zones, hôtels et heures de ramassage

TourCockpit remplit lui-même l'heure de ramassage d'une réservation : l'hôtel appartient à une zone, et chaque tour a une heure de ramassage par zone. Cette page explique comment configurer cela, où l'heure apparaît, et ce qui se passe quand vous avez besoin d'une heure différente.

## Comment une heure de ramassage est déterminée

Trois éléments travaillent ensemble. Les Zones sont les tronçons de côte que le minibus parcourt, classés dans l'ordre de conduite. Chaque hôtel appartient à une zone. Et pour chaque tour, la grille des heures de ramassage contient une heure par zone : où le tour ramasse les clients, et à quelle heure.

Quand une réservation est enregistrée avec un hôtel, TourCockpit suit la chaîne : la zone de l'hôtel, puis l'heure de ce tour pour cette zone, et inscrit la réponse sur la réservation. Si un maillon manque (l'hôtel n'est pas sur la liste, n'a pas encore de zone, ou le tour ne s'arrête pas dans cette zone), l'heure reste simplement vide et le bureau la renseigne à la main.

La réponse est inscrite sur la réservation et retenue comme celle de la grille. Elle suit la question : changez le tour sur le bloc, déplacez la réservation vers un autre tour, changez son hôtel, ou attribuez un véhicule d'une autre taille, et l'heure est de nouveau déterminée à partir de la grille. Une heure que quelqu'un a saisie à la main ne bouge jamais. Modifier la grille elle-même ne change que les réservations futures.

## Configurer les zones, les hôtels et la grille

Tout se trouve dans Référentiel (un écran réservé aux responsables), sur trois onglets : Zones, Hôtels et Heures de ramassage.

1. Dans l'onglet Zones, ajoutez vos zones et classez-les dans l'ordre où le minibus les parcourt réellement, à l'aide des flèches haut et bas. Une zone n'est jamais supprimée : la retirer conserve son historique et ses hôtels.
2. Dans l'onglet Hôtels, attribuez sa zone à chaque hôtel. Le menu déroulant de zone sur chaque ligne enregistre dès que vous le modifiez ; il n'y a pas d'étape de sauvegarde séparée.
3. Dans l'onglet Heures de ramassage, commencez par le panneau Horaires au-dessus de la grille : c'est la liste des heures auxquelles cette société part, et la grille propose exactement celles-ci. Remplissez ensuite la grille : une ligne par tour publié, une colonne par zone. Choisissez une heure dans chaque cellule où le tour ramasse les clients ; chaque modification s'enregistre immédiatement. La ligne et la colonne sous le pointeur s'illuminent, pour qu'une cellule d'une grille large ne soit jamais lue en face de la mauvaise zone.

Une cellule réglée sur Pas d'arrêt signifie exactement cela : ce tour ne ramasse pas dans cette zone. Une cellule vide est une réponse, pas un oubli. Les réservations des hôtels de cette zone ne reçoivent pas d'heure automatique, et un Pas d'arrêt sur Tous les véhicules efface aussi la cellule pour toutes les tailles de véhicule.

Un hôtel sans zone encore attribuée se comporte de la même façon : ses réservations arrivent avec l'heure de ramassage vide, et le bureau la renseigne. Attribuez la zone une seule fois, et chaque future réservation de cet hôtel se remplit automatiquement.

## La liste des horaires, et qui la tient

Chaque sélecteur d'horaire de TourCockpit lit une seule liste, et elle appartient au bureau. Elle se trouve dans le panneau Horaires, en haut de l'onglet Heures de ramassage, au-dessus de la grille : les heures auxquelles cette société part réellement, et aucune autre.

1. Saisissez un horaire et appuyez sur Ajouter un horaire. Il est enregistré au format HH:MM sur 24 heures : 8:40 est accepté et conservé comme 08:40, vous n'avez pas à taper le zéro initial.
2. Un horaire déjà dans la liste est refusé plutôt qu'ajouté une seconde fois. Deux façons d'écrire un même départ ne font pas deux départs.
3. Retirez un horaire que la société ne fait plus. Il quitte aussitôt tous les sélecteurs et toutes les cellules vides de la grille.

Retirer n'est pas supprimer. Une réservation ou une cellule de la grille qui porte déjà cet horaire le conserve, donc rien de ce qui a été annoncé à un client ne change. Avant de le retirer, le panneau vous indique combien de cellules répondent encore avec lui, et Restaurer le remet à tout moment.

La grille ci-dessous puise uniquement dans cette liste. La réservation est le seul endroit où vous pouvez saisir un horaire qui n'y figure pas, pour un ramassage privé inhabituel.

## Tarifs par zone

Un tour a un tarif adulte et un tarif enfant, définis sur le tour lui-même. Une zone peut faire payer davantage, parce que les zones éloignées coûtent plus cher à desservir. L'onglet Tarifs sert à cela : les mêmes tours à gauche et les mêmes zones en haut que la grille de ramassage, avec deux cases dans chaque cellule.

- Laissez une case vide et le tarif du tour lui-même s'applique. Ce tarif est le nombre en gris dans la case, vous voyez donc toujours ce que signifie une cellule vide.
- Les deux tarifs sont indépendants. Augmentez le tarif adulte dans une zone et le tarif enfant reste celui du tour, sauf si vous l'augmentez aussi.
- Un tour qui n'accepte pas d'enfants a sa case enfant désactivée. Une zone ne peut pas inventer un tarif que le tour ne vend pas.

Une réservation est enregistrée avec les tarifs que la zone de son hôtel avait à ce moment-là, et les conserve. Modifier une cellule le mois prochain change ce que coûtent les NOUVELLES réservations, jamais ce qui a déjà été annoncé à un client. Changer l'hôtel d'une réservation recalcule en revanche, car une autre zone est un autre tarif.

## Réserver depuis le bureau

Sur la ligne de réservation du tableau, commencez à saisir l'hôtel. Dès que l'hôtel est reconnu, le champ ramassage se remplit tout seul avec la réponse de la grille pour ce tour et cette zone. Vous pouvez toujours choisir ou saisir une autre heure ; une heure que vous fixez vous-même l'emporte toujours, et le tableau la marque d'un petit point à côté de l'heure (Saisi à la main, ne suivra pas le tour).

- Une heure que vous avez saisie n'est jamais écrasée, ni par la grille, ni par un changement de tour, ni en modifiant la réservation plus tard.
- La grille ne propose que les heures de la liste propre à la société, que le bureau tient dans le panneau Horaires de l'onglet Heures de ramassage. Sur une réservation vous pouvez toujours saisir n'importe quelle heure, par exemple un ramassage privé inhabituel.
- Déplacer une réservation vers un autre tour fait à nouveau répondre une heure de grille à partir de la grille du nouveau tour ; une heure fixée à la main voyage sans changer. Après un déplacement, jetez un œil à la colonne ramassage.
- Enregistrer une réservation pour une autre raison (le repère repas, un numéro de chambre, le nombre de voyageurs) laisse son heure exactement telle quelle. Seul un changement d'hôtel fait répondre la grille à nouveau, car la zone est désormais différente.

Vider le champ ramassage d'une réservation dont l'hôtel se résout ne le laisse pas vide : la réponse de la grille le remplit à nouveau. Pour vraiment laisser une réservation sans heure, l'hôtel doit être hors liste, sans zone, ou le tour ne doit pas s'arrêter dans cette zone.

## Dans le portail opérateur

Un opérateur ne fixe jamais d'heure de ramassage ; seul le bureau connaît les itinéraires. Sur le formulaire de réservation, l'heure de ramassage s'affiche comme une donnée établie, juste sous le champ hôtel.

- Dès que l'opérateur choisit un hôtel dont la zone et l'heure sont connues, la ligne affiche l'heure résolue, par exemple « Ramassage à 09:00 ». C'est la même réponse avec laquelle la réservation sera enregistrée.
- Pendant que la réponse est recherchée, la ligne indique brièvement qu'elle est en train de vérifier.
- Si l'hôtel n'est pas sur la liste, n'a pas de zone, ou si le tour ne s'y arrête pas, la ligne indique que le bureau fixera l'heure de ramassage. La réservation passe quand même.

Dans Mes réservations, une réservation dont le bureau n'a pas encore fixé l'heure affiche Fixé par le bureau jusqu'à ce qu'elle soit renseignée. Les opérateurs ne reçoivent pas de notification séparée quand le bureau la fixe ; l'heure apparaît sur la réservation.

## Corriger le tour d'un bloc déjà placé

Cela arrive : le bloc a été placé sous un tour, les réservations ont été prises aux heures de ce tour, et le tour se révèle être l'autre. Changez le tour dans l'en-tête du bloc et les heures de ramassage sont de nouveau déterminées à partir de la grille du nouveau tour, sur chaque réservation dont l'heure provenait de la grille.

1. Dans l'en-tête du bloc sur le tableau, choisissez le bon tour dans le sélecteur de tour. Le bloc se réaffiche sous le nouveau tour.
2. Lisez la ligne qui apparaît sous l'en-tête : Heures de prise en charge mises à jour : N, et, quand certaines ont été saisies à la main, Saisies à la main, inchangées : M. Cette ligne suffit comme vérification ; il n'est pas nécessaire de relire chaque ligne une à une.
3. Regardez les lignes marquées du point : ce sont les heures fixées à la main, et c'est à vous de les modifier si le nouveau tour l'exige.

La même ligne indique N réservations gardent le prix du tour précédent quand le nouveau tour se vend à un autre tarif. Corriger le tour dans l'en-tête répond de nouveau aux heures, jamais aux montants : ce qui a été annoncé à chaque client au moment de sa réservation reste valable.

Chaque opérateur ayant une réservation dont l'heure a changé en est informé, avec l'ancienne et la nouvelle heure, dans sa boîte de réception et sur WhatsApp quand il l'a activé. Une réservation dont l'heure n'a pas changé ne déclenche aucun envoi.

## Quand le véhicule change l'heure

Le bus de 19 places prend en charge plus tôt que les minibus, parce que faire monter plus de monde prend plus de temps. La grille comporte un onglet par taille de véhicule : Tous les véhicules est le tableau standard, et un onglet de taille ne contient que les cases où cette taille prend en charge à une autre heure. Toute case laissée vide suit Tous les véhicules.

Un départ se résout selon la taille pour laquelle il est prévu ou attribué. Planifiez une journée en 0/19 et les agences qui réservent reçoivent directement les heures du bus. Attribuez le bus dans le sélecteur FURGO d'une journée déjà réservée et les heures issues de la grille se déplacent d'elles-mêmes, la même ligne Heures de prise en charge mises à jour apparaît, et chaque agence ayant une réservation est prévenue. Enregistrer le bloc sans changer le véhicule ne change rien.

Une heure saisie à la main ne bouge jamais, quel que soit le véhicule. Le tableau marque ces lignes d'un point, pour que vous voyiez d'un coup d'œil celles que vous devez encore vérifier vous-même. Sur un onglet de taille, une cellule vide affiche Comme tous les véhicules : effacer une dérogation rend la cellule au tableau standard.

## Modifier la grille plus tard

Modifier une cellule de la grille ne change que les futures réservations. Chaque réservation déjà prise conserve l'heure qui a été communiquée au client, même si elle est de nouveau enregistrée plus tard pour une autre raison. Renommer une zone conserve tous ses hôtels et ses heures ; retirer une zone la masque des nouveaux choix mais ne change rien à ce qui existe déjà.

Chaque changement d'heure de ramassage sur une réservation est enregistré dans l'historique, avec qui l'a modifié et quand, si bien qu'une heure déplacée peut toujours être retrouvée sur l'écran Activité ou dans l'historique propre à la réservation.