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title: "Zones, hôtels et heures de ramassage"
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description: "TourCockpit remplit lui-même l'heure de ramassage d'une réservation : l'hôtel appartient à une zone, et chaque excursion a une heure de ramassage par zone. Cette page explique comment configurer cela, où l'heure apparaît, et ce qui se passe quand vous avez besoin d'une heure différente."
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# Zones, hôtels et heures de ramassage

TourCockpit remplit lui-même l'heure de ramassage d'une réservation : l'hôtel appartient à une zone, et chaque excursion a une heure de ramassage par zone. Cette page explique comment configurer cela, où l'heure apparaît, et ce qui se passe quand vous avez besoin d'une heure différente.

## Comment une heure de ramassage est déterminée

Trois éléments travaillent ensemble. Les Zones sont les tronçons de côte que le minibus parcourt, classés dans l'ordre de conduite. Chaque hôtel appartient à une zone. Et pour chaque excursion, la grille des heures de ramassage contient une heure par zone : où l'excursion ramasse les clients, et à quelle heure.

Quand une réservation est enregistrée avec un hôtel, TourCockpit suit la chaîne : la zone de l'hôtel, puis l'heure de cette excursion pour cette zone, et inscrit la réponse sur la réservation. L'hôtel de chaque réservation est sur la liste, donc la chaîne commence toujours. Si la cellule de cette excursion pour la zone est encore Non défini ou marquée Pas d'arrêt, l'heure reste simplement vide et le bureau la renseigne à la main.

La réponse est inscrite sur la réservation et retenue comme celle de la grille. Elle suit la question : changez l'excursion sur le bloc, déplacez la réservation vers une autre excursion, changez son hôtel, ou attribuez un véhicule d'une autre taille, et l'heure est de nouveau déterminée à partir de la grille. Une heure que quelqu'un a saisie à la main ne bouge jamais. Modifier la grille elle-même ne change que les réservations futures.

## Configurer les zones, les hôtels et la grille

Tout se trouve dans Référentiel (un écran réservé aux responsables), sur trois onglets : Zones, Hôtels et Heures de ramassage.

1. Dans l'onglet Zones, ajoutez vos zones et classez-les dans l'ordre où le minibus les parcourt réellement, en tirant une zone par sa poignée jusqu'à sa place ; les colonnes de la grille suivent. Une zone n'est jamais supprimée, seulement retirée, et une zone qui contient encore des hôtels ne peut même pas être retirée : sa ligne indique combien font obstacle, et la sortie consiste à les déplacer d'abord vers une autre zone.
2. Dans l'onglet Hôtels, attribuez sa zone à chaque hôtel. Chacun en a une : la zone est demandée au moment où l'hôtel est ajouté et ne peut plus être vidée ensuite. Le menu déroulant de zone sur chaque ligne enregistre dès que vous le modifiez ; il n'y a pas d'étape de sauvegarde séparée.
3. Dans l'onglet Heures de ramassage, commencez par les horaires de l'entreprise : ouvrez Horaires de l'entreprise sous la grille (une entreprise qui n'a pas encore de grille la voit déjà ouverte) et ajoutez les horaires auxquels cette entreprise part, parce que la grille propose exactement ceux-là. Remplissez ensuite la grille : une ligne par excursion publiée, une colonne par zone. Chaque cellule commence à Non défini, et la ligne au-dessus de la grille compte combien il en reste, pour que vous voyiez quand la configuration est terminée. Choisissez une heure là où l'excursion ramasse, ou Pas d'arrêt là où elle ne ramasse pas ; chaque modification est enregistrée aussitôt. La ligne et la colonne sous le pointeur s'éclairent, pour qu'une cellule d'une grille large ne soit jamais lue en face de la mauvaise zone.

Une cellule a trois réponses. Non défini est là où chaque cellule commence : personne n'a encore décidé, et la cellule est dessinée estompée. Pas d'arrêt est une décision : cette excursion ne ramasse pas dans cette zone. Choisir un hôtel dans une zone à Pas d'arrêt ouvre un avis qui nomme l'excursion et la zone et qu'il faut fermer, sur le tableau comme sur le formulaire d'un opérateur, et la réservation est quand même prise. Ouvrir une réservation qui a déjà cet hôtel ne dit rien : l'avis est pour un hôtel que quelqu'un choisit. La ligne sous le champ de ramassage reste en dessous comme mention permanente. Un horaire, c'est le ramassage. Les réservations issues d'une cellule Non défini ou Pas d'arrêt ne reçoivent aucune heure automatique, et choisir l'un ou l'autre sur Tous les véhicules vide aussi la cellule pour chaque taille de véhicule.

Un hôtel ne peut pas rester sans zone, parce qu'un hôtel sans zone ne répond aucune heure de ramassage, et un client avec une colonne d'heure vide est précisément ce que les zones existent pour éviter. Toutes les portes qui ajoutent un hôtel demandent la zone : l'onglet Hôtels, et la petite fenêtre qui s'ouvre depuis une ligne de réservation.

## La liste des horaires, et qui la tient

Tous les sélecteurs d'heure de TourCockpit lisent une seule liste, et le bureau en est le propriétaire. Elle se trouve dans l'onglet Heures de ramassage, sous la grille, derrière la ligne Horaires de l'entreprise avec leur nombre ; Gérer l'ouvre. Elle contient les horaires auxquels cette entreprise part réellement, et rien d'autre.

1. Saisissez un horaire et appuyez sur Ajouter un horaire. Il est enregistré en HH:MM sur 24 heures : 8:40, 8.40, 840 et 8:40 am sont tous acceptés et conservés comme 08:40, et 8:40 pm comme 20:40.
2. Ou ajoutez-le depuis la cellule de la grille qui en a besoin : ouvrez la cellule, saisissez l'horaire et choisissez Ajouter 08:40 aux horaires de l'entreprise. L'horaire rejoint cette liste et répond à cette cellule d'un seul geste, et toutes les autres cellules le proposent aussitôt. Un horaire que l'entreprise a retiré est proposé comme Restaurer.
3. Ou depuis une réservation, sans ouvrir cet écran du tout : un responsable qui saisit une heure sur la zone d'une cellule Non défini et coche la case sous le ramassage met cette heure sur cette liste dans le même geste, et une heure retirée revient de la même façon.
4. Un horaire déjà dans la liste est refusé plutôt qu'ajouté une seconde fois. Deux façons d'écrire un même départ ne font pas deux départs.
5. Retirez un horaire que la société ne fait plus. Il quitte aussitôt tous les sélecteurs et toutes les cellules vides de la grille.

Retirer n'est pas supprimer. Une réservation ou une cellule de la grille qui porte déjà cet horaire le conserve, donc rien de ce qui a été annoncé à un client ne change. Avant de le retirer, le panneau vous indique combien de cellules répondent encore avec lui, et Restaurer le remet à tout moment.

La grille puise uniquement dans cette liste. Une réservation est le seul endroit où vous pouvez saisir une heure qui n'y figure pas, pour un ramassage privé inhabituel : la réservation l'accepte dans les deux cas, et un responsable peut cocher L'ajouter aussi aux horaires de l'entreprise sous le champ quand elle doit devenir un départ que l'entreprise assure.

## Tarifs par zone

Une excursion a un prix adulte et un prix enfant, fixés sur l'excursion elle-même. Une zone peut facturer davantage, parce que les zones éloignées coûtent plus cher à desservir. L'onglet Tarifs contient cela : les mêmes excursions en lignes et les mêmes zones en colonnes que la grille de ramassage, avec deux cases dans chaque cellule. Une excursion vendue au véhicule n'a aucun tarif qu'une zone pourrait relever, ses cellules indiquent donc Prix par véhicule au lieu de cases, et elle coûte le même prix depuis toutes les zones.

- Laissez une case vide et le prix de l'excursion elle-même s'applique. Ce prix est le nombre en gris dans la case, vous voyez donc toujours ce que signifie une cellule vide.
- Les deux tarifs sont indépendants. Augmentez le tarif adulte dans une zone et le tarif enfant reste celui de l'excursion, sauf si vous l'augmentez aussi.
- Une excursion qui n'accepte pas d'enfants a sa case enfant désactivée. Une zone ne peut pas inventer un tarif que l'excursion ne vend pas.

Une réservation est enregistrée avec les tarifs que la zone de son hôtel avait à ce moment-là, et les conserve. Modifier une cellule le mois prochain change ce que coûtent les NOUVELLES réservations, jamais ce qui a déjà été annoncé à un client. Changer l'hôtel d'une réservation recalcule en revanche, car une autre zone est un autre tarif.

## Réserver depuis le bureau

Sur la ligne de réservation du tableau, commencez à saisir l'hôtel. Dès que l'hôtel est reconnu, le champ ramassage se remplit tout seul avec la réponse de la grille pour cette excursion et cette zone. Vous pouvez toujours choisir ou saisir une autre heure ; une heure que vous fixez vous-même l'emporte toujours, et le tableau la marque d'un petit point à côté de l'heure (Saisi à la main, ne suivra pas l'excursion).

- Sous l'hôtel, une ligne nomme la zone de l'hôtel et ce que la grille répond pour cette excursion depuis celle-ci, ou que l'excursion ne s'y arrête pas, ou que la cellule n'est pas encore définie. Elle apparaît dès que l'hôtel est reconnu ; un nom qui n'est aucun hôtel de votre liste n'affiche rien. Un responsable peut cliquer sur la zone pour ouvrir directement cette cellule dans l'onglet Heures de ramassage, dans un onglet du navigateur à part, pour que la réservation que vous saisissez reste où elle est.
- Lorsque cette cellule est encore Non défini et qu'un responsable saisit une heure à la main, une case apparaît en dessous : Utiliser 09:15 pour chaque futur ramassage de NORTE desde norte à Esquinzo. Elle n'est pas cochée au départ, donc l'heure ne vaut que pour cette réservation. Cochée, l'enregistrement écrit d'abord l'heure dans la réponse Tous les véhicules de la cellule, l'ajoute aux horaires de l'entreprise si elle n'y figure pas encore, puis enregistre la réservation, qui suit la grille à partir de là. Si un autre responsable a répondu à la cellule entre-temps, rien n'est enregistré et le formulaire indique ce que contient la grille maintenant. Les réservations déjà prises gardent leurs heures, et la cellule se modifie à nouveau dans l'onglet Heures de ramassage.
- Une heure que vous avez saisie n'est jamais écrasée, ni par la grille, ni par un changement d'excursion, ni en modifiant la réservation plus tard. Cocher la case ci-dessus est la seule façon d'en sortir, et c'est voulu : l'heure devient alors la réponse propre de la grille et non celle de cette réservation, la ligne ne porte donc pas le point d'une heure fixée à la main, et un déplacement vers une autre excursion interroge de nouveau la grille de cette excursion.
- La grille ne propose que les horaires de la liste propre à l'entreprise, que le bureau tient sous Horaires de l'entreprise dans l'onglet Heures de ramassage. Sur une réservation, vous pouvez tout de même saisir n'importe quelle heure, par exemple un ramassage privé inhabituel.
- Déplacer une réservation vers une autre excursion fait à nouveau répondre une heure de grille à partir de la grille de la nouvelle excursion ; une heure fixée à la main voyage sans changer. Après un déplacement, jetez un œil à la colonne ramassage.
- Enregistrer une réservation pour une autre raison (le repère repas, un numéro de chambre, le nombre de voyageurs) laisse son heure exactement telle quelle. Seul un changement d'hôtel fait répondre la grille à nouveau, car la zone est désormais différente.

Vider le champ ramassage d'une réservation dont l'hôtel est reconnu ne le laisse pas vide : la réponse de la grille le remplit à nouveau. L'hôtel de chaque réservation est sur la liste, donc la seule façon pour qu'une réservation n'ait vraiment pas d'heure est que la cellule de l'excursion pour sa zone soit Non défini ou Pas d'arrêt.

## Dans le portail opérateur

Un opérateur ne fixe jamais d'heure de ramassage ; seul le bureau connaît les itinéraires. Sur le formulaire de réservation, l'heure de ramassage s'affiche comme une donnée établie, juste sous le champ hôtel.

- Dès que l'opérateur choisit un hôtel dont la zone et l'heure sont connues, la ligne affiche l'heure résolue, par exemple « Ramassage à 09:00 ». C'est la même réponse avec laquelle la réservation sera enregistrée.
- Pendant que la réponse est recherchée, la ligne indique brièvement qu'elle est en train de vérifier.
- Si le bureau n'a pas encore fixé l'horaire de cette excursion pour la zone de l'hôtel, la ligne indique le bureau fixera l'heure de ramassage. La réservation aboutit quand même.
- Si le bureau a marqué la zone Pas d'arrêt pour cette excursion, choisir l'hôtel ouvre un avis qui nomme l'excursion et la zone, par exemple TREKKING PICO DE LA ZARZA ne passe pas prendre de clients à Corralejo, qu'il faut fermer avant que le formulaire continue. Ouvrir une réservation qui a déjà cet hôtel ne dit rien ; l'avis est pour un hôtel que l'opérateur choisit. La ligne en dessous indique cette excursion ne ramasse pas dans la zone de cet hôtel, et le bureau organisera le ramassage. L'hôtel reste choisi et la réservation aboutit quand même.

Dans les propres réservations de l'opérateur, une réservation dont le bureau n'a pas encore fixé l'heure affiche Fixé par le bureau jusqu'à ce qu'elle soit renseignée. Quand le bureau la fixe, l'opérateur est informé de la nouvelle heure, dans sa boîte de réception et sur WhatsApp quand il l'a activé.

## Corriger l'excursion d'un bloc déjà placé

Cela arrive : le bloc a été placé sous une excursion, les réservations ont été prises aux heures de cette excursion, et l'excursion se révèle être l'autre. Changez l'excursion dans l'en-tête du bloc et les heures de ramassage sont de nouveau déterminées à partir de la grille de la nouvelle excursion, sur chaque réservation dont l'heure provenait de la grille.

1. Dans l'en-tête du bloc sur le tableau, choisissez la bonne excursion dans le sélecteur d'excursion. Le bloc se réaffiche sous la nouvelle excursion.
2. Lisez la ligne qui apparaît sous l'en-tête : Heures de prise en charge mises à jour : N, et, quand certaines ont été saisies à la main, Saisies à la main, inchangées : M. Cette ligne suffit comme vérification ; il n'est pas nécessaire de relire chaque ligne une à une.
3. Regardez les lignes marquées du point : ce sont les heures fixées à la main, et c'est à vous de les modifier si la nouvelle excursion l'exige.

La même ligne indique Au prix de la nouvelle excursion : N quand des réservations ont changé de prix. Corriger l'excursion dans l'en-tête applique à chaque réservation du bloc le prix de la nouvelle excursion depuis sa propre zone, exactement comme le ferait le déplacement de chaque réservation. Si un nouveau prix était inférieur aux espèces que le chauffeur encaisse sur une réservation, le changement est refusé en nommant ces clients, et rien ne bouge tant que leurs espèces ne sont pas corrigées.

Chaque opérateur ayant une réservation dont l'heure a changé en est informé, avec l'ancienne et la nouvelle heure, dans sa boîte de réception et sur WhatsApp quand il l'a activé. Une réservation dont l'heure n'a pas changé ne déclenche aucun envoi.

## Quand le véhicule change l'heure

Le bus de 19 places prend en charge plus tôt que les minibus, parce que faire monter plus de monde prend plus de temps. La grille comporte un onglet par taille de véhicule : Tous les véhicules est le tableau standard, et un onglet de taille ne contient que les cases où cette taille prend en charge à une autre heure. Toute case laissée vide suit Tous les véhicules.

Un départ se résout selon la taille pour laquelle il est prévu ou attribué. Planifiez une journée en 0/19 et les agences qui réservent reçoivent directement les heures du bus. Attribuez le bus dans le sélecteur FURGO d'une journée déjà réservée et les heures issues de la grille se déplacent d'elles-mêmes, la même ligne Heures de prise en charge mises à jour apparaît, et chaque agence ayant une réservation est prévenue. Enregistrer le bloc sans changer le véhicule ne change rien.

Une heure saisie à la main ne bouge jamais, quel que soit le véhicule. Le tableau marque ces lignes d'un point, pour que vous voyiez d'un coup d'œil celles que vous devez encore vérifier vous-même. Sur un onglet de taille, une cellule vide affiche Comme tous les véhicules : effacer une dérogation rend la cellule au tableau standard.

## Modifier la grille plus tard

Modifier une cellule de la grille ne change que les futures réservations. Chaque réservation déjà prise conserve l'heure qui a été communiquée au client, même si elle est de nouveau enregistrée plus tard pour une autre raison. Renommer une zone conserve tous ses hôtels et ses heures. Une zone ne peut être retirée qu'une fois vide, et la retirer la masque alors des nouveaux choix sans rien changer à ce qui existe déjà.

Chaque changement d'heure de ramassage sur une réservation est enregistré dans l'historique, avec qui l'a modifié et quand, si bien qu'une heure déplacée peut toujours être retrouvée sur l'écran Activité ou dans l'historique propre à la réservation.