---
title: "Comment le travail circule"
url: https://tourcockpit.com/fr/help/how-the-work-flows
lang: fr
description: "Comment le travail circule dans TourCockpit, de la mise en place du catalogue à la clôture du mois. Chaque section est un flux, étape par étape, avec qui fait normalement chaque étape et ce que le produit vérifie et enregistre en chemin. Les écrans, le portail de l'opérateur et l'API passent tous par les mêmes étapes et les mêmes contrôles."
---

# Comment le travail circule

Comment le travail circule dans TourCockpit, de la mise en place du catalogue à la clôture du mois. Chaque section est un flux, étape par étape, avec qui fait normalement chaque étape et ce que le produit vérifie et enregistre en chemin. Les écrans, le portail de l'opérateur et l'API passent tous par les mêmes étapes et les mêmes contrôles.

## 1. Mettre en place l'entreprise

Fait une fois, puis tenu à jour dans Excursions et Référentiel. Tout ce qui se passe à une date ultérieure le lit.

1. Le bureau ajoute les excursions : famille, côté de départ de l'île, créneau horaire, mode de tarification de chacune (par personne avec ses tarifs, ou au véhicule avec ses lignes de prix), adultes uniquement, et les agences auxquelles elle est réservée par défaut. Une nouvelle excursion est Publiée, elle est donc proposée tout de suite dans Planning des excursions.
2. Le bureau nomme les zones de ramassage, dans l'ordre où le minibus les parcourt, et ajoute les hôtels, chacun dans une zone.
3. Le bureau remplit la grille de ramassage : pour chaque excursion et chaque zone, une heure, pas d'arrêt, ou une heure différente pour une taille de véhicule. Il fixe les zones qui coûtent plus, par excursion.
4. Le bureau ajoute les guides avec les langues qu'ils parlent, les minibus avec leurs places, les sièges enfant et les heures de ramassage proposées.
5. Le bureau ajoute les opérateurs, chacun avec son pourcentage de commission.

## 2. Planifier les jours

1. Dans Planning des excursions, le bureau touche la cellule où une excursion croise un jour pour y placer un départ, et touche un jour planifié pour régler son mélange de tailles de véhicule. Une excursion peut aussi être ajoutée à un seul jour directement sur le tableau.
2. Le départ prend ses places de la taille planifiée, ses agences de la valeur par défaut de l'excursion et son créneau horaire de l'excursion. Une taille planifiée à l'avance est un nombre de places, pas un minibus : le minibus est choisi plus tard sur le tableau.
3. Une excursion archivée ne peut pas être placée ; elle est d'abord publiée à nouveau.

## 3. Composer l'équipage d'un départ

1. Sur le tableau, le bureau attribue le guide, un CHOFER si besoin, et le minibus. Les places du minibus deviennent les places du départ.
2. TourCockpit refuse un guide, un CHOFER ou un minibus déjà sorti sur un créneau horaire qui se chevauche, un guide qui est en repos ce jour-là, une même personne aux deux postes, et un guide qui ne parle pas une langue déjà réservée sur le départ.
3. Le bureau relie en un convoi les départs vers la même destination le même jour, pour que les langues d'un guide couvrent chaque minibus du convoi.
4. Le jour même, le bureau fixe la longueur, LARGO ou CORTO, et toute note pour le départ ou pour toute la journée.

## 4. Le bureau prend une réservation

1. Le bureau trouve un départ où le groupe entre : des places, la langue, un arrêt dans la zone de l'hôtel.
2. Il saisit le groupe : un hôtel de la liste (un nouvel hôtel est d'abord ajouté avec sa zone), la langue, les adultes, enfants et bébés, le paiement avec les espèces à encaisser sur CASH, et des notes.
3. TourCockpit vérifie que le départ n'est pas annulé, que l'hôtel existe, que le paiement est complet, que la réservation est avant la clôture des réservations (une réservation prise après la clôture, à la suite d'une confirmation, l'enregistre), que le groupe peut être chiffré, qu'un départ privé n'est pas déjà pris, que les places sont là, que le guide parle la langue et que les espèces ne dépassent pas la valeur.
4. La réservation et son groupe sont enregistrés. L'heure de ramassage vient de la grille sauf si une heure a été saisie, les initiales de la personne qui l'a saisie sont apposées, et le changement figure dans l'historique.

## 5. Une agence réserve pour ses propres clients

1. Un utilisateur d'agence voit les jours avec des places et les départs réservés à son agence ou à personne, filtrés par ses clients, la langue et l'hôtel.
2. Il saisit le groupe : un hôtel de la liste, la langue, les nombres, le paiement avec les espèces sur CASH, et une note pour le bureau. Il ne fixe jamais l'heure de ramassage.
3. TourCockpit refuse un départ réservé à d'autres agences et une troisième langue sur un départ, puis fait les mêmes contrôles que pour le bureau. La clôture des réservations ne s'applique pas à une agence.
4. La réservation est enregistrée au nom de l'agence, avec l'heure de ramassage de la grille ou laissée au bureau. Les membres du bureau qui ont choisi l'alerte sont prévenus dans les notifications et sur WhatsApp.

## 6. Modifier une réservation

- Modifier. Le groupe, l'hôtel, la langue, le paiement ou les notes. Un changement de groupe, d'hôtel, ou vers ou depuis gratuit recalcule le prix ; tout le reste garde le prix réservé.
- Déplacer. Vers un autre départ. Une autre excursion ou une autre date recalcule le prix ; un autre minibus de la même excursion ce jour-là garde le prix. La clôture des réservations de la cible s'applique, avec la dérogation du bureau.
- Annuler. Les places sont libérées tout de suite. Depuis le portail, une agence peut annuler sa propre réservation jusqu'à la fin du délai d'annulation.
- Qui est prévenu. Un changement que le bureau apporte à la réservation d'une agence prévient cette agence. Ce qu'une agence fait de ses réservations prévient les membres du bureau qui ont choisi cette alerte. Ce que le bureau fait lui-même n'envoie rien au bureau, et personne n'est prévenu de son propre changement.
- Rétablir. Une réservation annulée peut être rétablie depuis le Journal d'activité, tant que ses places sont encore libres et que le départ est encore ouvert.

## 7. Modifier un départ

- Changer son excursion. Chaque réservation est chiffrée au prix de la nouvelle excursion et ses heures de la grille sont recalculées. Refusé, sans rien changer, quand un groupe ne peut pas être chiffré ou que son montant en espèces dépasserait sa nouvelle valeur.
- Le déplacer à un autre jour. Toutes ses réservations le suivent, et les agences qui y ont des réservations sont prévenues.
- L'annuler. Seulement un départ qui n'a aucune réservation active : déplacez ou annulez d'abord ses réservations.
- Réordonner. Les départs d'une journée, ou les réservations d'un départ.

## 8. Un guide est absent

1. Le bureau marque le guide absent pour une journée : repos, bureau, congé ou maladie. C'est refusé tant que le guide est sur un départ ce jour-là.
2. Disponibilité des guides montre qui est absent et qui est libre n'importe quel jour.

## 9. La journée part

1. Le bureau imprime le tableau, ou l'exporte en PDF, en tableur ou en image, puis le télécharge, l'envoie par e-mail ou sur WhatsApp, aux collègues du bureau et aux guides et chauffeurs du jour.
2. Chaque fichier envoyé est conservé dans l'historique avec la personne qui l'a envoyé.

## 10. Une semaine ou un mois se clôt

1. Le bureau ouvre Finances pour une semaine ou un mois : clients, départs, places, les décomptes par longueur, ce que valaient les réservations par opérateur et par paiement, et l'argent liquide encaissé par chaque guide.
2. Le bureau règle avec chaque opérateur à partir du règlement de la période.
3. Une agence voit ce qu'elle a vendu pour l'entreprise sur une période dans Mes ventes.

## 11. Des personnes rejoignent

1. Le bureau invite un collègue dans Équipe. L'invitation est un lien pour choisir un mot de passe, valable sept jours, avec des rappels un, quatre et onze jours après l'envoi ; après le dernier, la personne qui l'a invité est prévenue.
2. Un utilisateur d'agence invite ses propres collègues depuis le portail.
3. Un revendeur qui ne vend pas encore en fait la demande sur la page publique d'inscription de l'entreprise.
4. Le bureau invite le revendeur depuis la demande, ou la refuse. Une demande n'est tranchée qu'une fois.