--- title: "Comment se déroule une journée" url: https://tourcockpit.com/fr/help/how-a-day-works lang: fr description: "TourCockpit organise la journée d'une entreprise d'excursions autour de quelques idées : des excursions dans un catalogue, des excursions placées sur des journées, des réservations qui remplissent leurs places, et un tableau qui montre tout. Cette page explique ces idées une fois, en mots simples, pour que toutes les autres pages se comprennent d'elles-mêmes." --- # Comment se déroule une journée TourCockpit organise la journée d'une entreprise d'excursions autour de quelques idées : des excursions dans un catalogue, des excursions placées sur des journées, des réservations qui remplissent leurs places, et un tableau qui montre tout. Cette page explique ces idées une fois, en mots simples, pour que toutes les autres pages se comprennent d'elles-mêmes. ## Quelle est la différence entre une excursion, un départ et une réservation ? Une Excursion est un type de sortie dans votre catalogue : l'itinéraire, les langues dans lesquelles elle est proposée, les prix. Elle existe une seule fois, sans date attachée. Seule une excursion Publiée peut être placée sur une journée. Quand une excursion est placée sur une date, elle devient un départ : cette excursion, ce jour-là, avec son propre guide, son minibus et sa durée. La même excursion peut partir deux fois le même jour, sous forme de deux départs séparés, chacun avec ses propres places. Les clients réservent des places sur un départ sous forme de réservations. Une réservation, c'est un groupe : l'hôtel, l'heure de ramassage, qui appeler, comment il a payé, et ses voyageurs, comptés en AD (adultes), CH (enfants) et INF (bébés). Chaque personne du groupe occupe une place, bébés compris, si bien que le nombre de places correspond toujours à ce que le minibus doit transporter. L'enchaînement en une ligne : une Excursion du catalogue devient un départ quand elle est placée sur une journée ; les réservations remplissent ses places ; le groupe de chaque réservation, ce sont ses voyageurs, comptés AD/CH/INF. ## Qui peut faire quoi ? Les trois rôles Chaque compte a un rôle, et les écrans qu'il peut ouvrir en découlent. - Les Responsables tiennent le bureau : le tableau, les réservations et la Planification, et la configuration : le catalogue Tours, le Référentiel, qui est absent quel jour, le rapport Finances, et l'invitation de collègues depuis l'écran Équipe. - Le Propriétaire fait tout ce que fait un responsable, et deux choses de plus : les conditions commerciales avec les opérateurs et le règlement de fin de mois, et le travail de tous les autres, parce que le Journal d'activité montre à un responsable ses propres modifications et à un propriétaire celles de tout le bureau. - Un Opérateur est un revendeur extérieur avec son propre accès. Les opérateurs voient un portail volontairement restreint : quels jours ont des places à vendre, et leurs propres réservations uniquement. Ils ne voient jamais les écrans du bureau ni les clients d'un autre opérateur. Les responsables invitent leurs collègues du bureau depuis l'écran Équipe, et les membres d'un opérateur s'invitent entre eux dans le portail opérateur, si bien que personne ne partage de compte. Le fonctionnement de la connexion, y compris la première connexion depuis une invitation, a sa propre page. ## Comment une journée se déroule-t-elle, du matin au soir ? 1. Les journées se préparent à l'avance. Sur le Planning, le bureau décide quelles excursions partent à quelles dates, une semaine ou un mois d'un coup d'œil, en créant un départ pour chacune. Une excursion peut aussi être ajoutée à une seule journée directement sur le tableau avec + Ajouter une excursion. 2. Les réservations arrivent toute la journée. Le bureau les saisit sur le tableau avec + Ajouter réservation au fur et à mesure qu'elles entrent par téléphone et par email, et les opérateurs réservent leurs propres clients depuis le portail. Chaque réservation, par quelque porte qu'elle soit entrée, est vérifiée sur les places restantes et sur le prix, et aucune ne s'enregistre sans un hôtel de la liste de l'entreprise elle-même et sans la langue que parlent ses clients. Cette langue décide ensuite où elle peut aller : une réservation ne se pose que sur une excursion dont le guide la parle, par toutes les portes et le bureau compris, tandis qu'une excursion encore sans guide prend n'importe quelle langue. Quand le guide doit encaisser des espèces à bord, le montant ne dépasse jamais ce que vaut la réservation, et une excursion marquée Adultes uniquement ne prend ni enfants ni bébés. Une excursion privée porte une règle de plus : dès qu'un groupe l'a prise, le véhicule appartient à ce groupe, et aucune seconde réservation n'y est acceptée, par aucune porte, bureau compris. Un opérateur est tenu à une de plus : jamais une troisième langue sur un même départ. L'heure de ramassage se remplit toute seule à partir de la zone de l'hôtel. 3. Le tableau est l'image unique de la journée. Un bloc par excursion qui part, avec son GUIA, son FURGO et son LARGO ou CORTO dans l'en-tête, une ligne par réservation, et les totaux du jour. Les modifications se font sur place : changer une ligne, déplacer un groupe vers une autre excursion, marquer un guide malade. 4. La journée se termine sur papier ou sur un téléphone. Le tableau s'imprime, s'exporte en PDF et en XLS, et se partage en image, si bien que les chauffeurs et le bureau repartent tous avec la même journée sous les yeux. 5. La fin du mois s'additionne toute seule. L'écran Finances construit les totaux du mois à partir de ce que le tableau a déjà enregistré : les espèces par guide, les jours travaillés, les excursions par durée, et ce que valaient les réservations, par opérateur et par mode de paiement. Personne ne ressaisit le mois. Chaque modification en chemin est enregistrée avec qui l'a faite et quand. L'Historique d'une réservation, d'une excursion ou d'une journée répond à "qui a annulé ceci ?" pour tout le bureau, quel que soit celui qui demande ; le Journal d'activité répond à "qu'est-ce qui a changé mardi ?", vos propres modifications là, et celles de tout le bureau pour un propriétaire. ## Pourquoi certains mots restent-ils identiques dans toutes les langues ? Le bureau a fait tourner ses journées sur un tableur bien avant TourCockpit, et le vocabulaire propre à la feuille est ce que tout le monde dit à voix haute, à la radio et au téléphone. Ces mots restent exactement tels quels dans toutes les langues, volontairement, pour que l'écran se lise comme la feuille qu'il remplace. - GUIA est le guide qui mène l'excursion, nommé dans l'en-tête de chaque bloc. - CHOFER est le deuxième membre d'équipage, optionnel, qui ne fait que conduire, les jours où le guide ne devrait pas cumuler les deux rôles. - FURGO est le minibus affecté à l'excursion. Son nombre de places est ce que l'excursion peut transporter. - LARGO et CORTO sont les deux durées d'excursion, complète et courte. - T.O. est le tour-opérateur par lequel une réservation est arrivée. - AD, CH et INF comptent le groupe : adultes, enfants, bébés. Si une étiquette du tableau semble non traduite, c'est l'un de ces mots. Ce n'est pas un oubli ; le changer casserait le seul vocabulaire que tout le bureau partage déjà.