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title: "Comment se déroule une journée"
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description: "TourCockpit organise la journée d'une entreprise de tours autour de quelques idées : des tours dans un catalogue, des tours placés sur des journées, des réservations qui remplissent leurs places, et un tableau qui montre tout. Cette page explique ces idées une fois, en mots simples, pour que toutes les autres pages se comprennent d'elles-mêmes."
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# Comment se déroule une journée

TourCockpit organise la journée d'une entreprise de tours autour de quelques idées : des tours dans un catalogue, des tours placés sur des journées, des réservations qui remplissent leurs places, et un tableau qui montre tout. Cette page explique ces idées une fois, en mots simples, pour que toutes les autres pages se comprennent d'elles-mêmes.

## Quelle est la différence entre un tour, un départ et une réservation ?

Un Tour est un type de sortie dans votre catalogue : l'itinéraire, les langues dans lesquelles il est proposé, les prix. Il existe une seule fois, sans date attachée. Seul un tour Publié peut être placé sur une journée.

Quand un tour est placé sur une date, il devient un départ : ce tour, ce jour-là, avec son propre guide, son minibus et sa durée. Le même tour peut partir deux fois le même jour, sous forme de deux départs séparés, chacun avec ses propres places.

Les clients réservent des places sur un départ sous forme de réservations. Une réservation, c'est un groupe : l'hôtel, l'heure de ramassage, qui appeler, comment il a payé, et ses voyageurs, comptés en AD (adultes), CH (enfants) et INF (bébés). Chaque personne du groupe occupe une place, bébés compris, si bien que le nombre de places correspond toujours à ce que le minibus doit transporter.

L'enchaînement en une ligne : un Tour du catalogue devient un départ quand il est placé sur une journée ; les réservations remplissent ses places ; le groupe de chaque réservation, ce sont ses voyageurs, comptés AD/CH/INF.

## Qui peut faire quoi ? Les quatre rôles

Chaque compte a un rôle, et les écrans qu'il peut ouvrir en découlent.

- Le Staff fait tourner la journée : le tableau, les réservations et le Planning. Il ne voit ni les écrans de configuration, ni rien qui touche à l'argent au-delà des paiements du tableau.
- Les Responsables font tout ce que fait le staff, et possèdent en plus la configuration : le catalogue Tours, le Référentiel, la Disponibilité des guides, le rapport Finances, et l'invitation de collègues depuis l'écran Équipe.
- Le Propriétaire fait tout ce que fait un responsable, et c'est le seul rôle qui voit les conditions commerciales avec les tour-opérateurs et le décompte de fin de mois.
- Un Opérateur est un revendeur extérieur avec son propre accès. Les opérateurs voient un portail volontairement restreint : quels jours ont des places à vendre, et leurs propres réservations uniquement. Ils ne voient jamais les écrans du bureau ni les clients d'un autre opérateur.

Les responsables invitent leurs collègues du bureau depuis l'écran Équipe, et les membres d'un opérateur s'invitent entre eux dans le portail opérateur, si bien que personne ne partage de compte. Le fonctionnement de la connexion, y compris la première connexion depuis une invitation, a sa propre page.

## Comment une journée se déroule-t-elle, du matin au soir ?

1. Les journées se préparent à l'avance. Sur le Planning, le bureau décide quels tours partent à quelles dates, une semaine ou un mois d'un coup d'œil, en créant un départ pour chacun. Un tour peut aussi être ajouté à une seule journée directement sur le tableau avec + Ajouter un tour.
2. Les réservations arrivent toute la journée. Le bureau les saisit sur le tableau avec + Ajouter réservation au fil du téléphone et des e-mails, et les tour-opérateurs réservent leurs propres clients par le portail. Chaque réservation est vérifiée de la même façon : les places restantes, la clôture des réservations, le prix. L'heure de ramassage se remplit toute seule à partir de la zone de l'hôtel.
3. Le tableau est l'image unique de la journée. Un bloc par tour qui part, avec son GUIA, son FURGO et son LARGO ou CORTO dans l'en-tête, une ligne par réservation, et les totaux du jour. Les modifications se font sur place : changer une ligne, déplacer un groupe vers un autre tour, marquer un guide malade.
4. La journée se termine sur papier ou sur un téléphone. Le tableau s'imprime, s'exporte en PDF et en XLS, et se partage en image, si bien que les chauffeurs et le bureau repartent tous avec la même journée sous les yeux.
5. La fin de mois se calcule toute seule. L'écran Finances construit les totaux du mois (espèces par guide, jours travaillés, tours par durée) à partir de ce que le tableau a déjà enregistré. Personne ne ressaisit le mois.

Chaque changement en cours de route est enregistré avec qui l'a fait et quand, si bien que le Journal d'activité peut toujours répondre à « qui a annulé ceci ? » et « qu'est-ce qui a changé mardi ? ».

## Pourquoi certains mots restent-ils identiques dans toutes les langues ?

Le bureau a fait tourner ses journées sur un tableur bien avant TourCockpit, et le vocabulaire propre à la feuille est ce que tout le monde dit à voix haute, à la radio et au téléphone. Ces mots restent exactement tels quels dans toutes les langues, volontairement, pour que l'écran se lise comme la feuille qu'il remplace.

- GUIA est le guide qui mène le tour, nommé dans l'en-tête de chaque bloc.
- CHOFER est le deuxième membre d'équipage, optionnel, qui ne fait que conduire, les jours où le guide ne devrait pas cumuler les deux rôles.
- FURGO est le minibus affecté au tour. Son nombre de places est ce que le tour peut transporter.
- LARGO et CORTO sont les deux durées de tour, complète et courte.
- T.O. est le tour-opérateur par lequel une réservation est arrivée.
- AD, CH et INF comptent le groupe : adultes, enfants, bébés.

Si une étiquette du tableau semble non traduite, c'est l'un de ces mots. Ce n'est pas un oubli ; le changer casserait le seul vocabulaire que tout le bureau partage déjà.