--- title: "Imprimer, exporter et partager la journée" url: https://tourcockpit.com/fr/help/board-sharing lang: fr description: "La journée quitte l'écran de trois façons, toutes depuis Exporter, en haut du tableau : un PDF, un tableur modifiable et une image faite pour WhatsApp. Choisissez-en une, puis Télécharger, E-mail ou WhatsApp. Chacune porte la même liste des participants que celle du tableau, si bien que ce qui sort est toujours ce que le bureau voit." --- # Imprimer, exporter et partager la journée La journée quitte l'écran de trois façons, toutes depuis Exporter, en haut du tableau : un PDF, un tableur modifiable et une image faite pour WhatsApp. Choisissez-en une, puis Télécharger, E-mail ou WhatsApp. Chacune porte la même liste des participants que celle du tableau, si bien que ce qui sort est toujours ce que le bureau voit. ## Comment imprimer la journée ? Imprimez le PDF : c'est la journée entière sur une seule longue page, en couleur, sans rien qui n'ait de sens qu'à l'écran. Ouvrez le fichier téléchargé et imprimez-le depuis là. ## Comment produire le PDF que le guide tient en main ? Exporter, puis PDF, télécharge la journée en PDF d'une seule longue page identique à l'Image, en couleur : l'entreprise et la date en haut, la ligne des totaux avec les tours, les voyageurs, les minibus et les chauffeurs, puis chaque départ avec ses GUIA, CHOFER et FURGO, sa durée et sa liste de participants, notes comprises, et Espèces par chauffeur en bas. La page est aussi haute que la journée, vous la faites donc défiler sur une tablette ou un téléphone sans sauts de page. C'est la feuille qu'un guide peut tenir dans le minibus. Au pied, Sièges enfant sur cette liste énumère chaque code de siège utilisé ce jour-là avec sa description complète dans votre langue, si bien que S1+E1 sur une ligne n'a jamais besoin d'être mémorisé, seulement lu. ## Comment exporter la journée dans un tableur ? Exporter, puis Tableur, propose Ce jour ou 7 prochains jours et télécharge un vrai tableur : une feuille par jour, les mêmes colonnes que le tableau, la ligne des totaux sous le titre, chaque départ sous son en-tête coloré avec la ligne d'équipage, la ligne TOT, une ligne rouge quand un minibus dépasse ses places, les notes, Espèces par chauffeur en chiffres que vous pouvez additionner, et la légende des sièges enfant. Il est volontairement modifiable, la copie du bureau à trier, annoter ou remettre à un comptable. ## Comment envoyer la journée par e-mail aux guides ? Dans Exporter, choisissez le fichier, puis E-mail. La fenêtre d'export liste les personnes de l'entreprise en deux groupes, Bureau et Guides et chauffeurs, avec vous déjà coché. Cocher les guides et chauffeurs de ce jour coche en une fois toutes les personnes qui sont sur une excursion ce jour-là ; cochez qui vous voulez à la main, avec Rechercher des personnes quand la liste est longue, et appuyez sur le bouton, qui dit à combien de personnes cela part : Envoyer à 3 personnes. Dix partent à la fois au maximum ; les personnes qui ont déjà le fichier ne comptent pas, si bien que les dix suivantes peuvent suivre. Le fichier est créé une seule fois et part à chaque personne en pièce jointe, avec une ligne pour chacune qui dit s'il a été envoyé. Si quelqu'un ne l'a pas reçu, appuyez de nouveau : le bouton affiche Réessayer pour 2 personnes et ne part qu'à ces personnes, si bien que personne ne reçoit le même fichier deux fois. Après un envoi où tout le monde l'a reçu, cocher un nom de plus fait afficher au bouton Envoyer à 1 autre adresse. Dès que toutes les personnes cochées ont le fichier, il affiche Terminé, et l'appuyer ferme la fenêtre d'export. Changez le fichier, les journées, ou E-mail en WhatsApp, et cela recommence pour tout le monde, car c'est un fichier différent. Il n'y a pas de champ pour saisir une adresse. La journée porte les noms des voyageurs, leurs chambres et leurs numéros de téléphone, elle ne part donc qu'au bureau de l'entreprise et à ses guides et chauffeurs, jamais à quelqu'un de l'extérieur. Un guide sans e-mail enregistré ne peut pas être coché et affiche pas d'e-mail enregistré : en ajouter un, qui ouvre l'onglet Chauffeurs du Référentiel ; dès que son e-mail est enregistré, ouvrez de nouveau Exporter et la personne peut être cochée. La fenêtre reste ouverte pendant que le fichier est créé, y compris pour un téléchargement, si bien qu'une journée lente ne donne jamais l'impression qu'il ne s'est rien passé. Chaque fichier que vous exportez, un téléchargement comme un e-mail ou un message WhatsApp, est conservé exactement tel qu'il est parti pendant douze mois. Ouvrir le fichier, dans le Journal d'activité ou dans l'Historique de cette journée, vous le redonne tel qu'il était : un PDF ou une image dans un nouvel onglet, un tableur en téléchargement. Tout le bureau voit que l'export a eu lieu ; le fichier lui-même s'ouvre pour la personne qui l'a créé et pour les Propriétaires de l'entreprise. La prochaine fois que vous ouvrez Exporter, c'est comme vous l'avez laissé : le même fichier, les mêmes journées et le même moyen, avec les personnes à qui vous avez envoyé cochées de nouveau et placées en premier, si bien que vous voyez à qui cela part avant d'envoyer. Si vous avez utilisé Cocher les guides et chauffeurs de ce jour, cela coche les guides et chauffeurs de ce jour-là, pas les derniers, car l'équipage change chaque jour. Chaque personne a la sienne, si bien que le choix d'un collègue ne change jamais le vôtre, et quiconque n'est plus sur la liste, ou n'a rien d'enregistré pour le moyen que vous avez choisi, n'est simplement pas coché. ## Comment envoyer le tableau sur WhatsApp ? Dans Exporter, choisissez le fichier, puis WhatsApp. La même liste que pour l'e-mail s'ouvre, avec les personnes qui ont un numéro WhatsApp enregistré : Cocher les guides et chauffeurs de ce jour, ajoutez qui vous voulez et appuyez sur Envoyer à 3 personnes. Chaque personne reçoit un message de TourCockpit avec le fichier : l'Image s'affiche comme une photo dans la discussion, le PDF et le tableur arrivent comme un document à ouvrir. Le message est dans la langue de la personne là où WhatsApp l'a approuvé, et en anglais sinon. Un guide sans numéro enregistré affiche pas de numéro WhatsApp : en ajouter un, qui ouvre l'onglet Chauffeurs du Référentiel. Tant que WhatsApp examine encore le message pour un type de fichier, la fenêtre d'export le dit et propose l'e-mail à la place. Image avec Télécharger vous donne toujours la photo à déposer vous-même dans un groupe. Un tableur envoyé de cette façon porte toujours sur le seul jour : choisir WhatsApp retire 7 prochains jours de la feuille, parce que le message approuvé par WhatsApp nomme un jour unique et qu'une semaine de feuilles en dessous dirait quelque chose de faux. La semaine reste à vous avec Télécharger et E-mail. Parce que c'est une image du tableau en direct, elle est toujours à jour au moment où vous appuyez sur Télécharger, et un changement une minute plus tard signifie simplement la télécharger à nouveau. ## Un opérateur peut-il voir tout cela ? Non. Le PDF, le tableur et l'image sont le tableau complet du bureau et seuls les comptes du bureau peuvent les produire. Un tour-opérateur dans le portail voit ses propres réservations et rien d'autre : les clients des autres revendeurs, les numéros de téléphone, les montants en espèces et les notes du bureau ne quittent jamais le bureau. La journée exportée est le tableau complet, notes internes comprises. Elle est faite pour le bureau et ses propres chauffeurs et guides ; quand quelque chose doit aller à un revendeur, laissez-le lire son propre portail.