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title: "Saisir une réservation sur le tableau"
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description: "Les nouvelles réservations se saisissent directement dans la journée, à l'intérieur du tour auquel elles appartiennent : ouvrez la ligne, remplissez-la de gauche à droite, appuyez sur Entrée. La ligne reste ouverte pour la suivante, et c'est ainsi qu'une matinée d'appels devient une liste de participants."
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# Saisir une réservation sur le tableau

Les nouvelles réservations se saisissent directement dans la journée, à l'intérieur du tour auquel elles appartiennent : ouvrez la ligne, remplissez-la de gauche à droite, appuyez sur Entrée. La ligne reste ouverte pour la suivante, et c'est ainsi qu'une matinée d'appels devient une liste de participants.

## Comment ajouter une réservation ?

1. Appuyez sur + Ajouter réservation au pied du bloc de tour. Une ligne de formulaire s'ouvre sous la liste des participants, avec le curseur dans le champ Nom du client.
2. Remplissez les champs ; chacun est expliqué plus bas. Seul l'hôtel est obligatoire, et l'heure de ramassage s'écrit généralement toute seule.
3. Appuyez sur Entrée n'importe où dans la ligne, ou sur le bouton Ajouter, pour enregistrer. La réservation apparaît dans la liste des participants et la ligne reste ouverte, vide, prête pour le client suivant.
4. Appuyez sur Échap quand vous avez terminé, ou pour abandonner une ligne à moitié saisie.

Sur un téléphone ou une tablette, le même bouton ouvre un formulaire plein écran avec les mêmes champs au lieu d'une ligne en place.

## Pourquoi l'heure de ramassage se remplit-elle toute seule ?

Commencez à saisir l'hôtel. Dès qu'il est reconnu, le champ Ramassage se remplit avec l'heure de ce tour pour la zone de l'hôtel. Il ne remplit jamais qu'un champ vide : une heure que vous avez choisie ou saisie vous-même n'est jamais écrasée, et vous pouvez toujours en choisir une autre, y compris une heure qui n'est pas sur la liste préréglée.

Quand rien ne se remplit, la chaîne est cassée quelque part : l'hôtel n'est pas sur la liste, n'a pas encore de zone, ou le tour ne s'arrête pas dans cette zone. Le champ reste simplement vide et le bureau fixe l'heure à la main. Le fonctionnement de toute la chaîne, et comment la configurer, se trouve sur la page Zones, hôtels et heures de ramassage.

Si l'hôtel n'est pas du tout dans la liste, vous n'avez pas à quitter la ligne. La dernière ligne du menu affiche Ajouter "…" avec ce que vous avez saisi : elle ouvre une petite fenêtre qui demande le nom et la zone, crée l'hôtel et le sélectionne. L'heure de ramassage se remplit ensuite comme pour n'importe quel autre hôtel, et la réservation est reliée dès le premier enregistrement. C'est la zone qui rend cela possible, choisissez-en une si vous la connaissez ; vous pouvez tout de même ajouter l'hôtel sans.

## Comment saisir le groupe ?

AD, CH et INF comptent les adultes, les enfants et les bébés. Le Total en direct au-dessous montre ce que le groupe coûte au prix que ce tour facture depuis la zone de l'hôtel : il se fixe dès que l'hôtel est saisi et vous suit si vous le changez. Les bébés voyagent gratuitement mais occupent quand même une place dans le minibus, si bien que six adultes et deux bébés remplissent un tour de huit places.

Un enfant sur un tour sans prix enfant est refusé à l'enregistrement avec Ce tour n'a pas de prix enfant. Fixez le prix sur le tour, ou réservez la place comme adulte.

## Comment demander un siège enfant ?

Le contrôle Place liste les codes de sièges enfant de l'entreprise : S est une silla, un siège auto, E un elevador, un rehausseur, et les combinaisons comme S1+E1 signifient un de chaque. La liste ouverte montre chaque code avec sa description complète dans votre langue, et la liste des participants n'affiche que le code pour rester étroite ; survolez-le pour relire la description.

Les codes et leurs descriptions se gèrent sur l'écran Référentiel, si bien que le bureau peut ajouter les siens et retirer les anciens sans toucher aux réservations passées.

## À quoi sert le champ langue ?

Langue enregistre ce que parlent les clients, et s'affiche comme un drapeau sur la ligne de la liste des participants. Le bureau voit toujours la liste complète des langues de l'entreprise. Si la langue choisie n'est pas dans la liste Parle du guide attribué, un petit avertissement apparaît sous le champ, le guide ne parle pas cette langue, puis à nouveau sur la ligne enregistrée.

L'avertissement est un conseil, pas un blocage : le bureau peut toujours réserver. Ce sont les tour-opérateurs du portail qui sont limités aux langues que le guide du jour parle réellement.

## Comment enregistrer le mode de paiement ?

- CASH : le client paie le chauffeur à bord. Le champ € le chauffeur encaisse apparaît à côté et il est obligatoire : saisissez la somme que le chauffeur doit encaisser, c'est-à-dire la part du prix qui n'a pas déjà été réglée au comptoir. Elle s'affiche dans la colonne CASH de la liste des participants, dans la ligne TOT du bloc, sur la carte du bloc sur un téléphone, et sur la journée partagée avec le chauffeur, si bien que le guide lit le même chiffre où qu'il regarde. Une réservation marquée No-show sort de ce total.
- TKT : un bon prépayé. La colonne CASH de la liste indique TKT, rien à encaisser.
- PREPAID : payé via le tour-opérateur. La colonne reste vide, ce qui est la réponse en soi : rien ne change de mains dans le minibus.

Rien ne calcule ce montant à votre place et rien ne le compare au prix : seule la personne qui prend la réservation sait ce qui a déjà été réglé, il est donc saisi à la main à chaque fois. Les nouvelles lignes démarrent sur PREPAID. Un montant sur une réservation non CASH est refusé, exactement comme une réservation CASH sans montant, si bien que la colonne est fiable au centime près. Le montant doit être supérieur à zéro, c'est pourquoi CASH n'est même pas proposé sur un tour qui ne coûte rien.

## Que sont T.O., REF et Staff ?

- T.O. enregistre le tour-opérateur qui a vendu la place, choisi dans la liste des opérateurs de l'entreprise. Il s'affiche sur la liste des participants et alimente le règlement des commissions en fin de mois, donc une réservation de revendeur doit toujours le porter.
- REF enregistre qui a apporté la réservation, en texte libre avec des suggestions : le nom d'un collègue, @ pour une réservation en ligne, ou la Réception.
- Staff se remplit pour vous : les initiales de la personne connectée, enregistrées automatiquement sur chaque réservation pour que la feuille dise toujours qui l'a prise.

## Que se passe-t-il quand le tour est complet ?

La capacité se vérifie à l'enregistrement, contre les vraies places du minibus. Une réservation qui ne tient pas est refusée avec le décompte exact, par exemple Ce tour est complet (8/8)., et rien n'est écrit. Il n'y a pas de passage en force : pour prendre les clients, déplacez une réservation ailleurs, mettez un minibus plus grand, ou ouvrez un second départ.

Les réservations annulées libèrent leurs places immédiatement. Un bloc peut quand même finir au-dessus de la capacité par un autre chemin, en passant à un minibus plus petit ; la pastille d'occupation devient rouge et le bloc affiche un avertissement jusqu'à ce que la journée tienne à nouveau.

## Où vont les notes ?

- Note pour le bureau et le guide : la demande du client lui-même, fauteuil roulant au ramassage, sièges à l'avant, une allergie. Toute personne qui peut réserver peut l'écrire, et elle s'affiche sous la liste des participants dans Notes clients.
- Note (bureau uniquement) : la note interne d'un responsable sur une réservation. Elle s'affiche en italique sous le nom du client sur le tableau du bureau et n'atteint jamais les opérateurs.
- Note du jour : un bandeau pour toute la journée, route fermée, fiesta, écrit par un responsable au-dessus des blocs avec + Ajouter une note du jour. Elle s'imprime sur le programme.

La ligne en place est volontairement trop dense pour des champs de note : ouvrez la réservation elle-même pour écrire les deux notes de réservation, depuis sa ligne sur un téléphone, ou sur l'écran de modification de la réservation. Une note qui existe déjà n'est jamais touchée par l'enregistrement de la ligne.