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title: "Saisir une réservation sur le tableau"
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description: "Les nouvelles réservations se saisissent directement dans la journée, à l'intérieur de l'excursion à laquelle elles appartiennent : ouvrez la ligne, remplissez-la de gauche à droite, appuyez sur Entrée. La ligne reste ouverte pour la suivante, et c'est ainsi qu'une matinée d'appels devient une liste de participants."
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# Saisir une réservation sur le tableau

Les nouvelles réservations se saisissent directement dans la journée, à l'intérieur de l'excursion à laquelle elles appartiennent : ouvrez la ligne, remplissez-la de gauche à droite, appuyez sur Entrée. La ligne reste ouverte pour la suivante, et c'est ainsi qu'une matinée d'appels devient une liste de participants.

## Comment ajouter une réservation ?

1. Appuyez sur + Ajouter réservation au pied du bloc de l'excursion. Une ligne de formulaire s'ouvre sous la liste des participants, et sa première ligne, d'un bord à l'autre, est REF, Staff, Ajouter et Échap, le curseur déjà dans le champ Nom du client, juste en dessous.
2. Remplissez les champs ; chacun est expliqué plus bas. Deux d'entre eux doivent être remplis avant que la ligne ne s'enregistre, l'hôtel et la Langue ; une réservation en espèces demande en plus le montant que le chauffeur encaisse. L'heure de ramassage s'écrit généralement toute seule.
3. Appuyez sur Entrée n'importe où dans la ligne, ou sur le bouton Ajouter, pour enregistrer. La réservation apparaît dans la liste des participants et la ligne reste ouverte, vide, prête pour le client suivant. Ajouter ne bouge jamais pendant que vous tapez : les lignes qui arrivent dès que l'hôtel est reconnu se posent en dessous, et un enregistrement refusé dit pourquoi sur une ligne juste en dessous, si bien que le bouton est encore là où allait votre doigt.
4. Appuyez sur Échap quand vous avez terminé, ou pour abandonner une ligne à moitié saisie.

Sur un téléphone ou une tablette, le même bouton ouvre un formulaire plein écran avec les mêmes champs au lieu d'une ligne en place, coiffé du nom de l'excursion avec le jour en dessous, parce que la fiche couvre la date même du tableau.

## Pourquoi l'heure de ramassage se remplit-elle toute seule ?

Commencez à saisir l'hôtel. Dès qu'il est reconnu, le champ Ramassage se remplit avec l'heure de cette excursion pour la zone de l'hôtel. Il ne remplit jamais qu'un champ vide : une heure que vous avez choisie ou saisie vous-même n'est jamais écrasée, et vous pouvez toujours en choisir une autre, y compris une heure qui n'est pas sur la liste préréglée. L'exception est la case décrite plus bas, que vous cochez exprès pour confier votre heure à la grille.

Quand rien ne se remplit, la chaîne est rompue quelque part : la cellule de cette excursion pour la zone de l'hôtel est à Non défini ou Pas d'arrêt dans la grille de ramassage. Le champ reste simplement vide et le bureau fixe l'heure à la main. Sur un Non défini, une case est proposée sous le champ à qui en saisit une, Utiliser 09:15 pour chaque futur ramassage de NORTE desde norte à Esquinzo. Elle n'est pas cochée au départ, donc l'heure ne vaut que pour cette réservation ; cochée, l'enregistrement répond à cette cellule vide pour toute réservation future depuis la zone, met l'heure sur la liste de l'entreprise si elle n'y figure pas encore, et cette réservation suit la grille à partir de là. Si un autre responsable répond à la cellule avant, l'enregistrement s'arrête et le formulaire indique ce que contient la grille maintenant. Sur un Pas d'arrêt, un avis s'ouvre au moment où l'hôtel est choisi, en nommant l'excursion et la zone, et il faut le fermer ; l'hôtel reste choisi et la réservation peut quand même être prise. Il parle une fois pour cet hôtel et ce départ, et pas du tout quand la réservation porte déjà une heure de ramassage. Ouvrir une réservation qui a déjà cet hôtel ne dit rien, parce que regarder une réservation n'est pas choisir son hôtel ; changez l'hôtel ou le départ, ou rechoisissez le même hôtel, et l'avis s'ouvre. La ligne sous le champ reste en dessous comme mention permanente : Cette excursion ne ramasse pas dans la zone de cet hôtel. Le bureau organisera le ramassage. Le fonctionnement de toute la chaîne, et la façon de la configurer, se trouve sur la page Zones, hôtels et heures de ramassage.

Une réservation ne s'enregistre qu'avec un hôtel qui est sur la liste. Saisissez-en un qui n'y est pas et l'enregistrement est refusé, avec les noms les plus proches de la liste, au cas où ce serait l'un d'eux écrit autrement. Une réservation qui porte déjà un hôtel que vous avez retiré depuis est la seule exception : elle garde cet hôtel, si bien que la modifier change ce que vous vouliez changer et rien d'autre. S'il s'agit vraiment d'un nouvel hôtel, vous n'avez pas à quitter la ligne. La dernière ligne du menu déroulant affiche Ajouter "…" avec ce que vous avez saisi : elle ouvre une petite boîte qui demande le nom et la zone, crée l'hôtel et le sélectionne. L'heure de ramassage se remplit ensuite comme pour n'importe quel autre hôtel, et la réservation y est liée dès le premier enregistrement. La zone est ce qui fait marcher tout cela et elle n'est pas facultative : la boîte n'accepte pas l'hôtel tant qu'aucune n'est choisie, donc si vous ne connaissez pas la zone, demandez avant de l'ajouter.

## Comment saisir le groupe ?

AD, CH et INF comptent les adultes, les enfants et les bébés. Le Total en direct en dessous montre ce que coûte le groupe au prix que cette excursion applique depuis la zone de l'hôtel : il se fixe dès que l'hôtel est saisi et vous suit si vous en changez. Les bébés voyagent gratuitement mais occupent quand même une place dans le minibus, six adultes et deux bébés remplissent donc une excursion de huit places. Sur une excursion vendue au véhicule, le Total est le prix propre du véhicule pour un groupe de cette taille, facturé une seule fois quel que soit le nombre de personnes, et la zone de l'hôtel ne le change pas.

Une excursion marquée Adultes uniquement n'accepte ni enfants ni bébés : leurs cases sont désactivées sur sa ligne et dans son formulaire de réservation, et une réservation qui en comporte encore est refusée avec Cette excursion est réservée aux adultes : ni enfants ni bébés. Un enfant sur une excursion sans prix enfant est refusé à l'enregistrement avec Cette excursion n'a pas de prix enfant. Indiquez le prix sur l'excursion, ou réservez la place en adulte. L'excursion vendue au véhicule fait exception : elle n'a aucun tarif, les enfants n'y sont donc jamais refusés et ne comptent que pour la taille du groupe. Ce qu'elle refuse à la place, c'est un groupe trop grand pour le véhicule, et le refus nomme le plus grand groupe pour lequel ce véhicule est vendu, si bien que vous savez tout de suite si un second minibus est la réponse.

## Comment demander un siège enfant ?

Le contrôle Place liste les codes de sièges enfant de l'entreprise : S est une silla, un siège auto, E un elevador, un rehausseur, et les combinaisons comme S1+E1 signifient un de chaque. La liste ouverte montre chaque code avec sa description complète dans votre langue, et la liste des participants n'affiche que le code pour rester étroite ; survolez-le pour relire la description.

Les codes et leurs descriptions se gèrent sur l'écran Référentiel, si bien que le bureau peut ajouter les siens et retirer les anciens sans toucher aux réservations passées.

## À quoi sert le champ langue ?

Langue est obligatoire : chaque réservation dit ce que parlent ses clients, parce que le guide doit la parler et que la liste des participants l'imprime. Le champ démarre sur Choisir et ne devine jamais ; la réservation ne sera pas enregistrée tant qu'une langue n'est pas choisie. Elle apparaît comme un drapeau sur la ligne de la liste des participants. Le bureau voit toujours toute la liste de langues de l'entreprise, mais une réservation ne va que sur une excursion dont le guide parle sa langue : le guide de cette excursion, ou n'importe quel guide d'une excursion liée à elle. Choisissez une langue qu'aucun guide de là ne parle et une note apparaît sous le champ : Aucun guide de cette excursion ne parle cette langue : impossible de réserver ici. L'enregistrement est alors refusé, en nommant le guide. Réservez-la sur une autre excursion, ou affectez d'abord un guide qui la parle. Une excursion sans guide accepte n'importe quelle langue. Un second avertissement, par exemple 3 langues sur ce départ, apparaît quand la langue que vous choisissez porterait le départ au-delà de deux langues, quel que soit le guide.

La langue du guide est une règle pour tout le monde, le bureau compris : personne ne peut réserver au-delà. La troisième langue n'est qu'un conseil pour le bureau, qui peut quand même la réserver. Les opérateurs dans le portail sont tenus aux deux : une agence ne peut réserver qu'une langue que parle le guide du jour, et jamais une troisième langue sur un même départ, où le numéro du bureau lui est montré à la place.

## Comment enregistrer le mode de paiement ?

- CASH : le client paie le chauffeur à bord. Le champ € le chauffeur encaisse apparaît à côté du paiement et il est obligatoire : saisissez le montant que le chauffeur doit encaisser, c'est-à-dire la part du prix qui n'a pas déjà été réglée au comptoir. Il figure dans la colonne CASH de la liste des participants et dans la ligne TOT du bloc, sur la carte du bloc sur un téléphone, et sur la journée que vous partagez avec le chauffeur, si bien que le guide lit le même montant où qu'il regarde.
- TKT : un bon prépayé. La colonne CASH de la liste indique TKT, rien à encaisser.
- PREPAID : payé via le tour-opérateur. La colonne reste vide, ce qui est la réponse en soi : rien ne change de mains dans le minibus.
- Gratuit, réservé aux responsables : le client occupe une place et ne paie rien, par exemple un nouveau représentant qui découvre l'excursion ou le responsable d'un groupe. La place compte dans les places restantes comme n'importe quelle autre, le Total du formulaire affiche zéro dès que Gratuit est choisi, le montant est nul dans les totaux du jour et dans chaque export, et la colonne CASH de la liste des participants indique Gratuit pour que le guide sache que c'était voulu. Seul un responsable peut rendre une place gratuite ou faire payer une place qui l'était.

Rien ne calcule ce montant à votre place : seule la personne qui prend la réservation sait ce qui a déjà été réglé, il est donc saisi à la main à chaque fois. Il peut être égal à la valeur de la réservation, quand rien n'a été réglé au comptoir, mais jamais supérieur : un montant plus élevé est refusé, avec les deux montants affichés. Les nouvelles lignes démarrent sur PREPAID. Un montant sur une réservation non CASH est refusé, exactement comme une réservation CASH sans montant, si bien que la colonne est fiable au centime près. Le montant doit être supérieur à zéro, c'est pourquoi CASH n'est même pas proposé sur une excursion qui ne coûte rien.

## Que sont T.O., REF et Staff ?

- T.O. enregistre le tour-opérateur qui a vendu la place, choisi dans la liste des opérateurs de l'entreprise. Il s'affiche sur la liste des participants et alimente le règlement des commissions en fin de mois, donc une réservation de revendeur doit toujours le porter.
- REF enregistre qui a apporté la réservation, en texte libre avec des suggestions : le nom d'un collègue, @ pour une réservation en ligne, ou la Réception.
- Staff se remplit pour vous : les initiales de la personne connectée, enregistrées automatiquement sur chaque réservation pour que la feuille dise toujours qui l'a prise.

## Que se passe-t-il quand l'excursion est complète ?

La jauge se vérifie à l'enregistrement, contre les vraies places du minibus. Une réservation qui ne tient pas est refusée avec le décompte exact, et rien n'est écrit : Cette excursion est complète (8/8). quand il ne reste aucune place, et Pas assez de places : 3 demandées, 2 restantes. quand le groupe est plus grand que ce qui reste. Il n'y a pas de passage en force : pour prendre les clients, déplacez une réservation ailleurs, mettez un minibus plus grand, ou ouvrez un second départ.

Une excursion vendue au véhicule se traite avant les places. Dès qu'un groupe l'a réservée, une seconde réservation est refusée quel que soit le nombre de places libres : Cette excursion privée est déjà réservée. Le véhicule est réservé à ce groupe seul. Là non plus, il n'y a pas de passage en force.

Les réservations annulées libèrent leurs places immédiatement. Un bloc peut quand même finir au-dessus de la capacité par un autre chemin, en passant à un minibus plus petit ; la pastille d'occupation devient rouge et le bloc affiche un avertissement jusqu'à ce que la journée tienne à nouveau.

## Où vont les notes ?

- Note pour le bureau et le guide : la demande du client lui-même, fauteuil roulant au ramassage, sièges à l'avant, une allergie. Toute personne qui peut réserver peut l'écrire, et elle s'affiche sous la liste des participants dans Notes clients.
- Note (bureau uniquement) : la note interne d'un responsable sur une réservation. Elle s'affiche en italique sous le nom du client sur le tableau du bureau et n'atteint jamais les opérateurs.
- Note du jour : un bandeau pour toute la journée, route fermée, fiesta, écrit par un responsable au-dessus des blocs avec + Ajouter une note du jour. Elle s'imprime sur le programme.

Les deux notes de réservation figurent sur leur propre ligne quand vous modifiez une réservation sur ordinateur, et en plein écran sur un téléphone. Seul un responsable modifie la note du bureau, et elle n'arrive jamais à un opérateur.