--- title: "Datos de referencia: las listas maestras" url: https://tourcockpit.com/es/help/reference-data lang: es description: "Datos de referencia es donde un gestor mantiene las listas maestras que lee todo lo demás: hoteles, zonas, horas de recogida, precios, conductores, vehículos y sillas infantiles. Los operadores turísticos tienen su propia pantalla, Operadores. Cada desplegable del tablero ofrece exactamente lo que contienen estas pestañas, así que mantenerlas ordenadas es lo que mantiene limpias las pantallas del día." --- # Datos de referencia: las listas maestras Datos de referencia es donde un gestor mantiene las listas maestras que lee todo lo demás: hoteles, zonas, horas de recogida, precios, conductores, vehículos y sillas infantiles. Los operadores turísticos tienen su propia pantalla, Operadores. Cada desplegable del tablero ofrece exactamente lo que contienen estas pestañas, así que mantenerlas ordenadas es lo que mantiene limpias las pantallas del día. ## ¿Qué es Datos de referencia? Una pantalla, siete pestañas, cada una con una lista. El tablero nunca te pide escribir de memoria un hotel o una furgoneta: sus selectores leen estas listas. Añade algo aquí y se ofrece en todas partes; retíralo y deja de ofrecerse mientras todo lo ya reservado lo conserva. En las cinco pestañas que llevan una lista, Hoteles, Zonas, Conductores, Vehículos y Sillas infantiles, haz clic en cualquier punto de una fila y se convierte en su propio formulario, ahí mismo, con Guardar y Cancelar al final. Los tres puntos al final de la fila llevan el mismo Editar y las demás acciones de la fila, y al pulsarlos se abre solo el menú, nunca el formulario que hay detrás. Horas de recogida y Precios son cuadrículas en vez de listas, y una celda ahí se edita donde está. Datos de referencia es una pantalla de gestor: las listas de las que se elige todo lo que hay en el tablero. ## ¿Qué hay en la pestaña de hoteles? Cada hotel donde recoge la oficina, con una columna importante: su Zona. La zona es lo que permite a TourCockpit rellenar por sí solo la hora de recogida de una reserva, porque cada excursión mantiene una hora de recogida por zona. El desplegable de zona de cada fila se guarda en el momento en que lo cambias, y no ofrece ninguna opción en blanco: un hotel siempre pertenece a una zona. Un hotel nunca se queda sin zona, porque un hotel sin zona no responde ninguna hora de recogida, y un huésped en la lista de clientes con la columna de hora vacía es justo lo que las zonas existen para evitar. La zona se pide cuando se añade el hotel y después no se puede vaciar, solo cambiar a otra zona. ## ¿Cómo añado un hotel? 1. Abre Datos de referencia y quédate en la pestaña Hoteles. 2. Escribe el nombre del hotel en Añadir hotel, arriba de la lista. El nombre tiene que ser nuevo; un duplicado se rechaza. 3. Elige su Zona al lado del nombre. El desplegable empieza en Elige una zona y el formulario no acepta el hotel sin ella, porque la zona es lo que responde sus horas de recogida. 4. Pulsa Añadir hotel. Desde entonces cada reserva de ese hotel recibe su hora de recogida sola. Un hotel también se puede añadir desde la reserva que estás tecleando, sin pasar por aquí: la última línea del desplegable de hoteles ofrece Añadir "…" con lo que hayas escrito. Es el mismo hotel, en la misma lista; esta pantalla es donde se guarda después. ## ¿Qué son las pestañas de Zonas y Horas de recogida? Las Zonas son los tramos de costa por los que pasa la furgoneta, guardados en el orden en que los recorre de verdad: arrastra una zona por su tirador (o por cualquier parte de la fila con el ratón; en el móvil, mantén pulsado primero) hasta donde le toca, y las columnas de la cuadrícula de recogidas la siguen. Horas de recogida abre en la cuadrícula, con una fila por cada excursión publicada y una columna por zona, y debajo Horas de la empresa, las horas a las que sale esta empresa, que la oficina añade y retira ella misma. Una casilla empieza como Sin definir y pasa a ser una hora, o Sin parada donde esa excursión no recoge en esa zona. Una casilla Sin definir también se responde desde una reserva: un responsable que escribe ahí una hora puede marcar una opción para convertirla en la respuesta de esa zona para todas las reservas futuras, lo que añade la hora también a Horas de la empresa, o recupera una retirada. Así que una hora que no has añadido aquí puede aparecer en la lista, y el Registro de actividad dice quién la puso. Esta es a propósito la versión corta. Cómo se resuelve la cuadrícula sobre las reservas, qué puede cambiar la oficina y qué ocurre al cambiar la cuadrícula más adelante está todo en su propia página: Zonas, hoteles y horas de recogida, enlazada abajo. ## ¿Para qué sirve la pestaña Precios? Una excursión tiene un precio de adulto y un precio de niño, fijados en la propia excursión. La pestaña Precios es donde una zona cobra más que eso, porque llegar a las zonas lejanas cuesta más: las mismas excursiones a un lado y las mismas zonas arriba que la cuadrícula de recogidas, con una casilla de adulto y una casilla de niño en cada celda. Una excursión que se vende por vehículo no tiene tarifas que una zona pueda subir, así que su fila no lleva ninguna casilla: cada celda dice Precio por vehículo, y esa excursión cuesta lo mismo desde todas las zonas. Deja una casilla vacía y se aplica el precio de la propia excursión, y ese precio es el número gris dentro de la casilla vacía, así que una celda en blanco nunca te deja adivinando. Las dos casillas son independientes: sube la tarifa de adulto desde una zona y la de niño se queda en la de la excursión hasta que subas esa también. Dos tipos de excursión no admiten tarifa de niño desde una zona: la que no tiene precio de niño propio, y la marcada como Solo adultos. Sus casillas de niño están apagadas y dicen n.a., tanto en la celda como junto al precio de la propia excursión en el lateral, mientras que la casilla de adulto funciona como en cualquier otro sitio, así que una zona lejana sigue cobrando más. Una reserva conserva el importe con el que se tomó. Editar una celda cambia lo que cuestan las reservas nuevas de esa zona y nunca lo que ya se le ha dicho a un huésped. La regla completa, incluido lo que pasa cuando cambia el hotel de una reserva, está en Zonas, hoteles y horas de recogida, enlazada abajo. ## ¿Qué necesita un conductor? Un nombre, un teléfono y al menos un idioma hablado, y un correo si la oficina le envía el tablero del día. El nombre es lo que aparece como GUIA en los bloques de excursión del tablero, el teléfono es cómo la oficina localiza al guía en ruta, y el correo es adonde Exportar envía el tablero cuando se le marca. Los idiomas de Habla son obligatorios, y son fundamentales: una reserva solo entra en una excursión cuyo guía habla su idioma, desde cualquier vía de entrada, todas leídas de esta lista. Quitarle un idioma a un guía queda rechazado, con los días, mientras guíe clientes en ese idioma en un día que aún está por venir: asigna primero otro guía a esas excursiones. El equipo es uno solo: la misma persona guía un día y conduce el siguiente, así que todos los de la lista tienen idiomas registrados. ## ¿Qué hace el número de plazas de un vehículo? El nombre del vehículo es la etiqueta FURGO del tablero, y su número de Plazas es lo que esa furgoneta puede llevar. Asigna un vehículo a una excursión y la capacidad de la excursión pasa a ser las plazas de ese vehículo: las reservas dejan de aceptarse cuando la furgoneta está llena, y el tablero avisa en rojo si un día se pasa. ## ¿Cómo funcionan las sillas infantiles? Cada opción es un Código corto tal como lo escribe la oficina (S1, E1, S1+E1) más una única Descripción de lo que significa de verdad, escrita una sola vez, en el idioma de tu empresa. El formulario indica cuál es. El resto de idiomas que habla la app se traducen por ti unos segundos después de guardar; a nadie se le pide escribir en alemán. Arrastra una fila por su tirador para cambiar el orden, igual que se ordenan las zonas; ese es el orden en que los selectores de reserva las ofrecen. La descripción viaja porque el código por sí solo no significa nada para quien no conoce la hoja, y le llega al cliente: aparece en los selectores de reserva, como leyenda en la lista de pasajeros impresa y dentro de los mensajes salientes, siempre en el idioma de quien lo lee. Un operador italiano que lee S1+E1 recibe la frase en italiano; el conductor español que sostiene la lista recibe la frase en español. Hasta que llegue un idioma, quien lo lee ve tu propia frase, nunca un hueco. Abre una fila y Otros idiomas está bajo la descripción, cerrado. Ábrelo para leer lo que la app escribió en cada idioma y en qué estado está: automático, Traduciendo…, editado por ti, o editado por ti · el original ha cambiado desde entonces, que es lo que se lee en un idioma cuando la descripción se reescribió después de que alguien escribiera ese idioma a mano. Quien hable un idioma puede escribir su propia redacción en su casilla. Mantener mi versión queda en gris hasta que lo que has escrito se diferencia de lo que está guardado, de modo que solo se ofrece a actuar cuando hay algo sobre lo que actuar; púlsalo y la app deja de escribir encima de ese idioma, incluso después de que reescribas el original. Volver a automático aparece entonces junto a ese idioma y lo devuelve: tus palabras se quedan tal cual cuando la descripción no se ha movido desde que las escribiste, y la app escribe el idioma de nuevo cuando sí. Nadie tiene por qué abrirlo. ## ¿Por qué puedo retirar cosas pero nunca eliminarlas? Todas las pestañas funcionan igual: Retirar, nunca eliminar. Está al final de los tres puntos de cada fila y pregunta una vez antes de actuar; en la pestaña Horas de recogida cada hora lleva su propio botón Retirar. Un hotel, operador, conductor, vehículo, zona o silla infantil retirados desaparecen de los selectores al instante, pero se conservan exactamente como estaban en cada reserva pasada y en cada lista de clientes impresa. En su propia pestaña se mueve al final de la lista, con el nombre tachado y la ficha Retirado conservada, y sigue abriéndose y sigue teniendo sus tres puntos. El historial nunca se reescribe. La única entrada que puede negarse a que la retiren es una zona que todavía tiene hoteles dentro: no hay adónde llevarlos, así que no ofrece Retirar (solo Editar), la fila dice cuántos quedan en medio, y la salida es moverlos antes a otra zona. Retirar también es reversible: Restaurar devuelve la entrada a los selectores como si nunca se hubiera ido. Eliminar obligaría a elegir entre perder historial y acumular ruido; retirar evita ambas cosas.