--- title: "Cómo avanza el trabajo" url: https://tourcockpit.com/es/help/how-the-work-flows lang: es description: "Cómo avanza el trabajo en TourCockpit, desde montar el catálogo hasta cerrar el mes. Cada sección es un flujo, paso a paso, con quién da normalmente cada paso y qué comprueba y registra el producto por el camino. Las pantallas, el portal del operador y la API pasan todos por los mismos pasos y las mismas comprobaciones." --- # Cómo avanza el trabajo Cómo avanza el trabajo en TourCockpit, desde montar el catálogo hasta cerrar el mes. Cada sección es un flujo, paso a paso, con quién da normalmente cada paso y qué comprueba y registra el producto por el camino. Las pantallas, el portal del operador y la API pasan todos por los mismos pasos y las mismas comprobaciones. ## 1. Preparar la empresa Se hace una vez y luego se mantiene al día en Excursiones y Datos de referencia. Todo lo que ocurre en una fecha posterior lo lee. 1. La oficina añade las excursiones: familia, extremo de la isla de salida, franja horaria, cómo se cobra cada una (por persona con sus tarifas, o por vehículo con sus líneas de precio), solo adultos, y las agencias para las que se reserva por defecto. Una excursión nueva está Publicada, así que se ofrece en Planificación de excursiones al momento. 2. La oficina nombra las zonas de recogida, en el orden en que las recorre la furgoneta, y añade los hoteles, cada uno en una zona. 3. La oficina rellena la cuadrícula de recogida: para cada excursión y zona, una hora, sin parada, o una hora distinta para un tamaño de vehículo. Fija las zonas que cuestan más, por excursión. 4. La oficina añade los guías con los idiomas que hablan, las furgonetas con sus plazas, las sillas infantiles y las horas de recogida que se ofrecen. 5. La oficina añade los operadores, cada uno con su porcentaje de comisión. ## 2. Planificar los días 1. En Planificación de excursiones, la oficina toca la celda donde una excursión se cruza con un día para colocar allí una salida, y toca un día planificado para fijar su combinación de tamaños de vehículo. Una excursión también se puede añadir a un solo día directamente en el panel. 2. La salida toma sus plazas del tamaño planificado, sus agencias del valor por defecto de la excursión y su franja horaria de la excursión. Un tamaño planificado de antemano es un número de plazas, no una furgoneta: la furgoneta se elige después en el panel. 3. Una excursión archivada no se puede colocar; antes se vuelve a publicar. ## 3. Asignar el equipo de una salida 1. En el panel, la oficina asigna el guía, un CHOFER cuando hace falta, y la furgoneta. Las plazas de la furgoneta pasan a ser las plazas de la salida. 2. TourCockpit rechaza un guía, un CHOFER o una furgoneta que ya están fuera en una franja horaria que se solapa, un guía que libra ese día, una misma persona en los dos puestos y un guía que no habla un idioma ya reservado en la salida. 3. La oficina une en un convoy las salidas al mismo destino del mismo día, para que los idiomas de un guía cubran todas sus furgonetas. 4. El mismo día, la oficina fija la longitud, LARGO o CORTO, y cualquier nota para la salida o para todo el día. ## 4. La oficina toma una reserva 1. La oficina busca una salida en la que quepa el grupo: plazas, el idioma, una parada en la zona del hotel. 2. Introduce el grupo: un hotel de la lista (un hotel nuevo se añade antes con su zona), el idioma, adultos, niños y bebés, el pago con el efectivo a cobrar en CASH, y notas. 3. TourCockpit comprueba que la salida no está cancelada, que el hotel existe, que el pago está completo, que la reserva es anterior al cierre de reservas (una reserva aceptada pasado el cierre, tras una confirmación, deja constancia de ello), que el grupo se puede calcular, que una salida privada no está ya ocupada, que hay plazas, que el guía habla el idioma y que el efectivo no supera el valor. 4. Se registran la reserva y su grupo. La hora de recogida viene de la cuadrícula salvo que se haya escrito una, se estampan las iniciales de quien la introdujo, y el cambio queda en el historial. ## 5. Una agencia reserva para sus propios clientes 1. Un usuario de agencia ve los días con plazas y las salidas reservadas para su agencia o para nadie, filtradas por sus clientes, idioma y hotel. 2. Introduce el grupo: un hotel de la lista, el idioma, los números, el pago con el efectivo en CASH, y una nota para la oficina. Nunca fija la hora de recogida. 3. TourCockpit rechaza una salida reservada para otras agencias y un tercer idioma en una salida, y después hace las mismas comprobaciones que para la oficina. El cierre de reservas no se aplica a una agencia. 4. La reserva se registra a nombre de la agencia, con la hora de recogida de la cuadrícula o pendiente para la oficina. Los miembros de la oficina que eligieron ese aviso lo reciben en las notificaciones y por WhatsApp. ## 6. Cambiar una reserva - Editar. El grupo, el hotel, el idioma, el pago o las notas. Un cambio de grupo, de hotel, o a gratis o desde gratis vuelve a calcular el precio; cualquier otro cambio mantiene el precio reservado. - Mover. A otra salida. Otra excursión u otra fecha vuelve a calcular el precio; otra furgoneta de la misma excursión ese día mantiene el precio. Se aplica el cierre de reservas del destino, con la excepción de la oficina. - Cancelar. Las plazas quedan libres al momento. Desde el portal, una agencia puede cancelar su propia reserva hasta que termina el plazo de cancelación. - A quién se avisa. Un cambio que la oficina hace en la reserva de una agencia avisa a esa agencia. Lo que una agencia hace con sus reservas avisa a los miembros de la oficina que eligieron ese aviso. Lo que hace la propia oficina no le envía nada a la oficina, y nadie recibe aviso de su propio cambio. - Recuperar. Una reserva cancelada se puede recuperar desde el Registro de actividad, mientras sus plazas sigan libres y la salida siga abierta. ## 7. Cambiar una salida - Cambiar su excursión. Cada reserva se calcula con el precio de la nueva excursión y sus horas de la cuadrícula se vuelven a responder. Se rechaza, sin cambiar nada, cuando un grupo no se puede calcular o su efectivo superaría su nuevo valor. - Pasarla a otro día. Todas sus reservas se mueven también, y se avisa a las agencias que tienen reservas en ella. - Cancelarla. Solo una salida sin reservas activas: muévelas o cancélalas antes. - Reordenar. Las salidas de un día, o las reservas de una salida. ## 8. Un guía no trabaja 1. La oficina marca al guía como ausente un día: día libre, oficina, vacaciones o baja. Se rechaza mientras el guía esté en una salida ese día. 2. Disponibilidad de guías muestra quién no trabaja y quién está libre cualquier día. ## 9. El día sale 1. La oficina imprime el panel, o lo exporta como PDF, hoja de cálculo o imagen, y lo descarga, lo envía por correo electrónico o por WhatsApp, a compañeros de la oficina y a los guías y conductores del día. 2. Cada archivo enviado se guarda en el historial con quién lo envió. ## 10. Se cierra una semana o un mes 1. La oficina abre Finanzas para una semana o un mes: clientes, salidas, plazas, los recuentos por longitud, lo que valieron las reservas por operador y por pago, y el efectivo que cobró cada guía. 2. La oficina liquida con cada operador a partir de la liquidación del periodo. 3. Una agencia ve lo que vendió para la empresa en un periodo en Mis ventas. ## 11. Llegan personas 1. La oficina invita a un compañero en Equipo. La invitación es un enlace para elegir una contraseña, válido siete días, con recordatorios uno, cuatro y once días después del envío; tras el último, se avisa a la persona que lo invitó. 2. Un usuario de agencia invita a sus propios compañeros desde el portal. 3. Un revendedor que todavía no vende lo solicita en la página pública de alta de la empresa. 4. La oficina invita al revendedor desde la solicitud, o la rechaza. Una solicitud se decide una sola vez.