--- title: "Cómo funciona un día" url: https://tourcockpit.com/es/help/how-a-day-works lang: es description: "TourCockpit organiza el día de una empresa de excursiones en torno a unas pocas ideas: excursiones en un catálogo, excursiones colocadas en días, reservas que llenan sus plazas y un tablero que lo muestra todo. Esta página explica esas ideas una sola vez, con palabras sencillas, para que el resto de páginas tenga sentido." --- # Cómo funciona un día TourCockpit organiza el día de una empresa de excursiones en torno a unas pocas ideas: excursiones en un catálogo, excursiones colocadas en días, reservas que llenan sus plazas y un tablero que lo muestra todo. Esta página explica esas ideas una sola vez, con palabras sencillas, para que el resto de páginas tenga sentido. ## ¿Qué diferencia hay entre una excursión, una excursión programada y una reserva? Una Excursión es un tipo de viaje de tu catálogo: la ruta, los idiomas en que se ofrece, los precios. Existe una sola vez, sin fecha asociada. Solo una excursión Publicada puede colocarse en un día. Cuando una excursión se coloca en una fecha se convierte en una excursión programada: esta excursión, saliendo este día, con su guía, su furgoneta y su duración propias. La misma excursión puede salir dos veces el mismo día como dos excursiones programadas separadas, cada una con sus propias plazas. Las plazas de una excursión programada se reservan como reservas. Una reserva es un grupo: el hotel, la hora de recogida, a quién llamar, cómo pagaron y sus viajeros, contados como AD (adultos), CH (niños) e INF (bebés). Todos los miembros del grupo ocupan una plaza, bebés incluidos, de modo que el número de plazas siempre coincide con lo que la furgoneta tiene que llevar. La cadena en una línea: una Excursión del catálogo se convierte en una excursión programada cuando se coloca en un día; las reservas llenan sus plazas; el grupo de cada reserva son sus viajeros, contados AD/CH/INF. ## ¿Quién puede hacer qué? Los tres roles Cada cuenta tiene un rol, y de él dependen las pantallas que puede abrir. - Los Gerentes llevan la oficina: el tablero, las reservas y Planificación, y la configuración: el catálogo de Excursiones, Datos de referencia, quién libra cada día, el informe de Finanzas e invitar a personas desde la pantalla Equipo. - El Propietario hace todo lo que hace un gerente, y dos cosas más: las condiciones comerciales con los operadores turísticos y la liquidación de fin de mes, y el trabajo de todos los demás, porque el Registro de actividad muestra a un gerente sus propios cambios y a un propietario los de toda la oficina. - Un Operador es un revendedor externo con su propio acceso. Los operadores ven un portal deliberadamente acotado: qué días tienen plazas a la venta, quién guía y quién conduce cada excursión, y solo sus propias reservas. Nunca ven las pantallas de la oficina ni los clientes de otro operador. Los gerentes invitan a los compañeros de la oficina desde la pantalla Equipo, y el propio personal de un operador se invita entre sí dentro del portal del operador, así que nadie comparte cuenta. Cómo funciona el inicio de sesión, incluido el primer acceso desde una invitación, tiene su propia página. ## ¿Cómo transcurre un día, de la mañana a la noche? 1. Los días se planifican con antelación. En Planificación la oficina decide qué excursiones salen en qué fechas, una semana o un mes de un vistazo, creando una excursión programada para cada una. Una excursión también puede añadirse a un solo día directamente en el tablero con + Añadir excursión. 2. Las reservas llegan durante todo el día. La oficina las teclea en el tablero con + Añadir reserva a medida que entran por teléfono y por correo, y los operadores turísticos reservan a sus propios clientes desde el portal. Cada reserva, por la puerta que sea, se comprueba contra las plazas que quedan y contra el precio, y ninguna se guarda sin un hotel de la lista de la propia empresa, sin el idioma que hablan sus clientes y sin un nombre de huésped o un número de habitación, al menos uno de los dos. Ese idioma decide después a dónde puede ir: una reserva solo entra en una excursión cuyo guía lo habla, desde todas las puertas y la oficina incluida, mientras que una excursión que todavía no tiene guía acepta cualquier idioma. Cuando el guía va a cobrar efectivo a bordo, la cifra nunca pasa de lo que vale la reserva, y una excursión marcada Solo adultos no acepta ni niños ni bebés. Una excursión privada lleva una regla más: en cuanto un grupo se la queda, el vehículo es de ese grupo, y no se acepta una segunda reserva en ella por ninguna puerta, incluida la oficina. A un operador turístico se le aplica una más: nunca un tercer idioma en una misma salida. La hora de recogida se rellena sola a partir de la zona del hotel. 3. El tablero es la imagen única del día. Un bloque por excursión en marcha, con su GUIA, FURGO y LARGO o CORTO en la cabecera, una fila por reserva y los totales del día. Se edita ahí mismo: cambia una fila, mueve un grupo a otra excursión, marca a un guía de baja. 4. El día se cierra en papel o en un móvil. El tablero se imprime, se exporta a PDF y XLS y se comparte como imagen, así que los conductores y la oficina se llevan todos la misma foto del día. 5. El fin de mes se suma solo. La pantalla Finanzas construye los totales de una semana o de un mes a partir de lo que el tablero ya registró: el efectivo por guía, los días trabajados, las excursiones por duración y los medios días que no se pagan a ninguna de las dos tarifas, y lo que valieron las reservas, por operador y por forma de pago. Nadie vuelve a teclear un periodo. Cada cambio por el camino se registra con quién lo hizo y cuándo. El Historial de una reserva, de una excursión o de un día responde a "¿quién ha cancelado esto?" para toda la oficina, lo pregunte quien lo pregunte; el Registro de actividad responde a "¿qué cambió el martes?", ahí tus propios cambios, y los de toda la oficina si eres propietario. ## ¿Por qué algunas palabras se quedan igual en todos los idiomas? La oficina llevaba su día desde una hoja de cálculo mucho antes de TourCockpit, y el vocabulario de la propia hoja es lo que todo el mundo dice en voz alta, por la radio y por teléfono. Esas palabras se quedan exactamente como están en todos los idiomas, a propósito, para que la pantalla se lea como la hoja a la que sustituyó. - GUIA es el guía que lleva la excursión, nombrado en la cabecera de cada bloque. - CHOFER es el segundo miembro opcional del equipo, que solo conduce, para los días en que el guía no debería hacer los dos trabajos. - FURGO es la furgoneta asignada a la excursión. Su número de plazas es lo que la excursión puede llevar. - LARGO y CORTO son las dos duraciones de excursión, completa y corta. - TKT es un pago que el cliente ya tiene en forma de entrada o de voucher o bono. - T.O. es el operador turístico por el que llegó una reserva. - AD, CH e INF cuentan el grupo: adultos, niños, bebés. Si una etiqueta del tablero parece sin traducir, es una de estas. No es un fallo; cambiarla rompería el único vocabulario que toda la oficina ya comparte. ## ¿Qué significan las palabras de las pantallas? | Palabra | Qué significa | | --- | --- | | Salida, instancia de excursión, bloque | Una excursión en una fecha, con sus propias plazas, guía y furgoneta. | | Grupo | Las personas de una reserva: adultos, niños y bebés. Una reserva es un grupo. | | GUIA | El guía, que dirige la excursión y habla con los clientes. | | CHOFER | El segundo miembro opcional del equipo, que solo conduce. | | FURGO | La furgoneta. Sus plazas son lo que la salida puede llevar. | | LARGO, CORTO | La ruta larga y la corta, fijadas en cada salida el mismo día. | | Medio Día | La familia de excursiones de medio día. Es una familia, nunca una longitud, y se cuenta aparte. | | TKT | Un pago que el cliente ya tiene en forma de entrada o de voucher o bono. | | CASH | Un pago que el guía cobra a bordo, en parte o en su totalidad. | | T.O., operador, agencia | Un revendedor externo que reserva plazas a través de su propio portal. | | AD, CH, INF | Adultos, niños y bebés de un grupo. | | Convoy | Salidas del mismo día al mismo destino que viajan juntas. | | Reservado para | Las agencias a las que se ofrece una salida. Si no se nombra ninguna, son todas. | | Propietario, Gerente | Los dos roles de la oficina. | | Usuario de agencia | Una persona que inicia sesión en nombre de un operador. | | Liquidación | La cuenta con cada operador de una semana o un mes: bruto, comisión y neto. | | RIEPILOGO | El efectivo que cobró cada guía y las excursiones que hizo, en Finanzas. | | Sandbox | Una copia separada de una empresa para hacer pruebas. No envía nada a un huésped, a un guía ni a un revendedor: solo la invitación a quien añades a ella, y lo que envías tú mismo. |