--- title: "Añadir una reserva en el panel" url: https://tourcockpit.com/es/help/board-booking-entry lang: es description: "Las reservas nuevas se escriben directamente en el día, dentro de la excursión a la que pertenecen: abre la fila, rellénala de izquierda a derecha, pulsa Intro. La fila se queda abierta para la siguiente, y así una mañana de llamadas se convierte en un manifiesto." --- # Añadir una reserva en el panel Las reservas nuevas se escriben directamente en el día, dentro de la excursión a la que pertenecen: abre la fila, rellénala de izquierda a derecha, pulsa Intro. La fila se queda abierta para la siguiente, y así una mañana de llamadas se convierte en un manifiesto. ## ¿Cómo añado una reserva? 1. Pulsa + Añadir reserva al pie del bloque de la excursión. Debajo de la lista de pasajeros se abre una fila de formulario, y su primera línea, de un extremo a otro, es REF, Personal, Añadir y Esc, con el cursor ya puesto en el campo Nombre del cliente, justo debajo. 2. Rellena los campos; todos se explican más abajo. Dos de ellos hay que rellenarlos antes de que la fila se guarde, el hotel y el Idioma; una reserva en efectivo necesita además el importe que cobra el conductor. La hora de recogida suele escribirse sola. 3. Pulsa Intro en cualquier punto de la fila, o el botón Añadir, para guardar. La reserva aparece en el manifiesto y la fila se queda abierta, vacía, lista para el siguiente huésped. Añadir nunca se mueve mientras escribes: las líneas que llegan en cuanto se reconoce el hotel aparecen por debajo, y un guardado rechazado dice por qué en una línea justo debajo, así que el botón sigue donde iba tu dedo. 4. Pulsa Esc cuando termines, o para descartar una fila a medio escribir. En un móvil o tableta el mismo botón abre un formulario a pantalla completa con los mismos campos en lugar de una fila en línea, encabezado por el nombre de la excursión con el día debajo, porque la hoja tapa la propia fecha del panel. ## ¿Por qué la hora de recogida se rellena sola? Empieza a escribir el hotel. En cuanto se reconoce, el campo Recogida se rellena con la hora de esa excursión para la zona del hotel. Solo rellena un campo vacío: una hora que hayas elegido o escrito tú nunca se sobrescribe, y siempre puedes elegir otra, incluida una hora que no está en la lista predefinida. La excepción es la opción que se describe más abajo, que marcas a propósito para entregar tu hora a la cuadrícula. Cuando no se rellena nada, la cadena está rota en algún punto: la casilla de esa excursión para la zona del hotel está Sin definir o en Sin parada en la cuadrícula de recogidas. El campo simplemente se queda vacío y la oficina pone la hora a mano. En una Sin definir, a quien escribe una se le ofrece una opción debajo del campo, Usar 09:15 para todas las recogidas futuras de NORTE desde norte en Esquinzo. Empieza sin marcar, así que la hora se queda solo en esta reserva; marcada, al guardar se responde esa casilla vacía para todas las reservas futuras desde la zona, se pone la hora en la lista de la empresa si todavía no está, y esta reserva sigue la cuadrícula a partir de entonces. Si otro responsable responde la casilla antes, el guardado se detiene y el formulario dice lo que tiene ahora la cuadrícula. En una Sin parada, se abre un aviso en cuanto se elige el hotel, que nombra la excursión y la zona, y hay que cerrarlo; el hotel sigue elegido y la reserva se puede tomar igualmente. Habla una vez para ese hotel y esa salida, y no habla nada cuando la reserva ya lleva una hora de recogida. Abrir una reserva que ya tiene ese hotel no dice nada, porque mirar una reserva no es elegir su hotel; cambia el hotel o la salida, o vuelve a elegir el mismo hotel, y el aviso se abre. La línea debajo del campo se queda ahí como constancia permanente: Esta excursión no recoge en la zona de este hotel. La oficina organizará la recogida. Cómo funciona toda la cadena, y cómo configurarla, está en la página Zonas, hoteles y horas de recogida. Una reserva solo se guarda con un hotel que esté en la lista. Escribe uno que no lo esté y el guardado se rechaza, con los nombres más parecidos de la lista, por si es uno de ellos escrito de otra manera. Una reserva que ya está sobre un hotel que has retirado desde entonces es la única excepción: conserva ese hotel, así que editarla cambia lo que querías cambiar y nada más. Si de verdad es un hotel nuevo, no hace falta que salgas de la fila. La última línea del desplegable dice Añadir "…" con lo que has escrito: abre un cuadro pequeño que pide el nombre y la zona, crea el hotel y lo selecciona. La hora de recogida se rellena entonces como lo haría con cualquier otro hotel, y la reserva queda enlazada desde el primer guardado. La zona es lo que hace que eso funcione y no es opcional: el cuadro no acepta el hotel hasta que se elige una, así que si no sabes la zona, pregunta antes de añadirlo. ## ¿Cómo registro el grupo? AD, CH e INF cuentan adultos, niños y bebés. El Total en directo, debajo, muestra lo que cuesta el grupo al precio que esa excursión cobra desde la zona del hotel, así que queda fijado en cuanto está el hotel y te sigue si lo cambias. Los bebés viajan gratis pero ocupan igualmente una plaza en la furgoneta, así que seis adultos y dos bebés llenan una excursión de ocho plazas. En una excursión vendida por vehículo el Total es el precio del propio vehículo para un grupo de ese tamaño, cobrado una sola vez sean cuantos sean, y la zona del hotel no lo mueve. Una excursión marcada como Solo adultos no admite niños ni bebés: sus casillas están apagadas en su fila y en el formulario de reserva, y una reserva que todavía los lleve se rechaza con Esta excursión es solo para adultos: sin niños ni bebés. Un niño en una excursión que no tiene precio de niño se rechaza al guardar con Esta excursión no tiene precio de niño. Pon el precio en la excursión, o reserva la plaza como adulto. La excursión vendida por vehículo es la excepción: no tiene tarifas en absoluto, así que ahí nunca se rechaza a los niños y solo cuentan para el tamaño del grupo. Lo que rechaza en su lugar es un grupo demasiado grande para el vehículo, y el rechazo nombra el grupo más grande para el que se vende ese vehículo, de modo que sabes al momento si la respuesta es una segunda furgoneta. ## ¿Cómo pido una silla infantil? El control Plaza lista los códigos de silla infantil de la empresa: S es una silla de coche para niños, E un elevador, y combinaciones como S1+E1 significan una de cada. La lista abierta muestra cada código con su descripción completa en tu idioma, y el manifiesto muestra solo el código para mantenerse estrecho; posa el cursor sobre él para volver a leer la descripción. Los códigos y sus descripciones se gestionan en la pantalla Datos de referencia, así que la oficina puede añadir los suyos y retirar los antiguos sin tocar reservas pasadas. ## ¿Qué hace el campo de idioma? Idioma es obligatorio: cada reserva dice qué hablan sus clientes, porque el guía tiene que hablarlo y la lista de pasajeros lo imprime. El campo empieza en Elige uno y nunca adivina; la reserva no se guarda hasta elegir un idioma. Aparece como una bandera en la fila de la lista de pasajeros. La oficina ve siempre toda la lista de idiomas de la empresa, pero una reserva solo entra en una excursión cuyo guía habla su idioma: el guía de esa excursión, o cualquier guía de una excursión enlazada con ella. Elige un idioma que ningún guía de ahí habla y aparece un aviso bajo el campo: Ningún guía de esta excursión habla este idioma: no se puede reservar aquí. Guardar queda entonces rechazado, nombrando al guía. Resérvala en otra excursión, o asigna primero un guía que lo hable. Una excursión que todavía no tiene guía acepta cualquier idioma. Un segundo aviso, por ejemplo 3 idiomas en esta salida, aparece cuando el idioma que elijas pondría más de dos idiomas en la salida, sea quien sea el guía. El idioma del guía es una regla para todos, la oficina incluida: nadie puede reservar por encima de ella. El tercer idioma es solo un consejo para la oficina, que aún puede reservarlo. Los operadores del portal están sujetos a las dos: una agencia solo puede reservar un idioma que hable el guía del día, y nunca un tercer idioma en una misma salida, donde se le muestra el número de la oficina en su lugar. ## ¿Cómo registro cómo pagan? - CASH: el huésped paga al chófer a bordo. Junto al pago aparece el campo € cobra el chófer, y es obligatorio: escribe la cifra que el chófer tiene que cobrar, que es la parte del precio que no se pagó ya en el mostrador. Aparece en la columna CASH de la lista de pasajeros y en la fila TOT del bloque, en la tarjeta del bloque en un móvil, y en el día que compartes con el chófer, así que el guía lee la misma cifra donde quiera que mire. - TKT: un bono prepagado. La columna CASH del manifiesto dice TKT, nada que cobrar. - PREPAID: pagado a través del operador turístico. La columna queda vacía, y eso mismo es la respuesta: en la furgoneta no cambia dinero de manos. - Gratis, solo para responsables: el huésped ocupa una plaza y no paga nada, por ejemplo un nuevo representante que aprende la excursión o el jefe de un grupo. La plaza cuenta en las plazas libres como cualquier otra, el Total del formulario marca cero en cuanto se elige Gratis, el importe es cero en los totales del día y en todas las exportaciones, y la columna CASH de la lista de pasajeros dice Gratis para que el guía sepa que era intencionado. Solo un responsable puede hacer gratuita una plaza o cobrar una que lo era. Nada calcula esa cantidad por ti: solo quien toma la reserva sabe cuánto se pagó ya, así que se escribe a mano cada vez. Puede ser igual a lo que vale la reserva, cuando no se pagó nada en el mostrador, pero nunca mayor: una cifra más alta se rechaza, con los dos importes a la vista. Las filas nuevas empiezan en PREPAID. Un importe en una reserva que no es en efectivo se rechaza, igual que una reserva CASH sin importe, así que la columna es fiable al céntimo. La cifra tiene que ser mayor que cero, por eso CASH ni siquiera se ofrece en una excursión que no cuesta nada. ## ¿Qué son T.O., REF y Personal? - T.O. registra el operador turístico que vendió la plaza, elegido de la lista de operadores de la empresa. Se muestra en el manifiesto y alimenta la liquidación de comisiones de fin de mes, así que una reserva de revendedor siempre debería llevarlo. - REF registra quién refirió la reserva, texto libre con sugerencias: el nombre de un compañero, @ para una reserva online, o Recepción. - Personal se rellena por ti: las iniciales de quien tiene la sesión iniciada, registradas automáticamente en cada reserva para que la hoja siempre diga quién la tomó. ## ¿Qué pasa cuando la excursión está agotada? La capacidad se comprueba al guardar, contra las plazas reales de la furgoneta. Una reserva que no cabe se rechaza con el recuento exacto, y no se escribe nada: Esta excursión está agotada (8/8). cuando no queda ninguna plaza, y No hay plazas suficientes: se piden 3, quedan 2. cuando el grupo es más grande que lo que queda. No hay forma de saltárselo: la manera de aceptar a los huéspedes es mover una reserva a otro sitio, poner una furgoneta más grande o abrir una segunda salida. Una excursión que se vende por vehículo se responde antes que las plazas. Cuando un grupo ya la ha reservado, una segunda reserva se rechaza por muchas plazas que queden libres: Esta excursión privada ya está reservada. El vehículo es solo para ese grupo. Tampoco aquí hay forma de saltárselo. Las reservas canceladas liberan sus plazas al instante. Un bloque aún puede quedar por encima de la capacidad de forma indirecta, al cambiar a una furgoneta más pequeña; la píldora de ocupación se pone en rojo y el bloque muestra un aviso hasta que el día vuelve a caber. ## ¿Dónde van las notas? - Nota para la oficina y el guía: la petición del propio huésped, silla de ruedas en la recogida, asientos delanteros, una alergia. La puede escribir cualquiera que pueda reservar, y se muestra bajo el manifiesto en Notas de huéspedes. - Nota (solo oficina): una nota interna de un gestor en una reserva. Se muestra en cursiva bajo el nombre del huésped en el panel de la oficina y nunca llega a los operadores. - Nota del día: un aviso para todo el día, carretera cortada, fiesta, escrito por un gestor encima de los bloques con + Añadir nota del día. Se imprime en el programa. Ambas notas de la reserva están en su propia línea cuando editas una reserva en un ordenador, y a pantalla completa en un móvil. Solo un gestor cambia la nota de la oficina, y nunca llega a un operador.