--- title: "Referenzdaten: die Stammlisten" url: https://tourcockpit.com/de/help/reference-data lang: de description: "Unter Referenzdaten pflegt ein Manager die Stammlisten, aus denen alles andere liest: Hotels, Zonen, Abholzeiten, Preise, Veranstalter, Fahrer, Fahrzeuge und Kindersitze. Jedes Dropdown auf dem Tagesplan bietet genau das an, was diese Reiter enthalten. Gepflegte Listen sind also das, was die Bildschirme des Tages sauber hält." --- # Referenzdaten: die Stammlisten Unter Referenzdaten pflegt ein Manager die Stammlisten, aus denen alles andere liest: Hotels, Zonen, Abholzeiten, Preise, Veranstalter, Fahrer, Fahrzeuge und Kindersitze. Jedes Dropdown auf dem Tagesplan bietet genau das an, was diese Reiter enthalten. Gepflegte Listen sind also das, was die Bildschirme des Tages sauber hält. ## Was sind Referenzdaten? Ein Bildschirm, acht Reiter, jeder mit einer Liste. Der Tagesplan verlangt nie, ein Hotel, einen Veranstalter oder einen Van aus dem Gedächtnis einzutippen: Seine Auswahlfelder lesen diese Listen. Was Sie hier hinzufügen, wird überall angeboten; was Sie deaktivieren, wird nicht mehr angeboten, während alles bereits Gebuchte es behält. Referenzdaten ist ein Bildschirm für Manager. Das Personal arbeitet auf dem Tagesplan mit dem Inhalt dieser Listen, bearbeitet die Listen selbst aber nicht. ## Was steht im Reiter Hotels? Jedes Hotel, an dem das Büro abholt, mit einer wichtigen Spalte: seiner Zone. Die Zone ist es, die TourCockpit die Abholzeit einer Buchung von selbst eintragen lässt, denn jede Tour hält eine Abholzeit pro Zone bereit. Das Zonen-Dropdown jeder Zeile speichert in dem Moment, in dem Sie es ändern. Ein Hotel ohne Zone funktioniert trotzdem, nur füllt sich für dieses nichts von selbst: Seine Buchungen kommen mit leerer Abholzeit an, und das Büro trägt sie von Hand ein. Weisen Sie die Zone einmal zu, und jede künftige Buchung dieses Hotels löst sich von selbst auf. ## Wie füge ich ein Hotel hinzu? 1. Öffnen Sie Stammdaten und bleiben Sie auf dem Reiter Hotels. 2. Geben Sie den Namen des Hotels oben in der Liste unter Hotel hinzufügen ein und drücken Sie Speichern. Der Name muss neu sein; ein Duplikat wird abgelehnt. 3. Wählen Sie in der neuen Zeile seine Zone aus. Ab dann erhält jede Buchung aus diesem Hotel ihre Abholzeit von selbst. Nur ein Manager sieht die Stammdaten. Personal ohne diesen Zugriff kann trotzdem aus der Buchung heraus, die es gerade eintippt, ein Hotel hinzufügen: Die letzte Zeile der Hotel-Auswahl bietet „…“ hinzufügen mit dem, was eingetippt wurde. Das ist dasselbe Hotel, auf derselben Liste; hier wird es danach gepflegt. ## Was sind die Reiter Zonen und Abholzeiten? Zonen sind die Küstenabschnitte, die der Van durchfährt, gehalten in der Reihenfolge, in der er sie tatsächlich anfährt. Abholzeiten enthält zwei Dinge: einen Bereich Zeiten mit den Stunden, zu denen dieses Unternehmen abfährt, den das Büro selbst ergänzt und deaktiviert, und darunter das Raster mit einer Zeile pro veröffentlichter Tour und einer Spalte pro Zone. Eine leere Zelle im Raster ist eine Antwort, keine Lücke: Diese Tour hält dort nicht. Das ist bewusst die Kurzfassung. Wie das Raster in Buchungen einfließt, was das Büro übersteuern kann und was eine spätere Änderung des Rasters bewirkt, steht auf einer eigenen Seite: Zonen, Hotels und Abholzeiten, unten verlinkt. ## Wofür ist der Reiter Preise? Eine Tour hat einen Erwachsenenpreis und einen Kinderpreis, festgelegt auf der Tour selbst. Der Reiter Preise ist der Ort, an dem eine Zone mehr verlangt als das, weil die entfernten Zonen mehr kosten, sie zu erreichen: dieselben Touren an der Seite und dieselben Zonen oben wie im Abholraster, mit einem Feld für Erwachsene und einem Feld für Kinder in jeder Zelle. Lassen Sie ein Feld leer, gilt der Tourpreis, den die graue Zahl im leeren Feld zeigt, sodass eine leere Zelle Sie nie raten lässt. Die beiden Felder sind unabhängig: Heben Sie den Erwachsenenpreis einer Zone an, bleibt der Kinderpreis beim Tourpreis, bis Sie auch ihn anheben. Eine Buchung behält den Betrag, mit dem sie aufgenommen wurde. Das Bearbeiten einer Zelle ändert, was neue Buchungen aus dieser Zone kosten, nie das, was einem Gast bereits genannt wurde. Die vollständige Regel, auch was passiert, wenn sich das Hotel einer Buchung ändert, steht auf Zonen, Hotels und Abholzeiten, unten verlinkt. ## Was steht im Reiter Veranstalter? Die Veranstalter und Agenturen, deren Buchungen das Büro einträgt: die Namen hinter der T.O.-Auswahl des Tagesplans. Fügen Sie einen neuen Wiederverkäufer in dem Moment hinzu, in dem er anruft; deaktivieren Sie einen, der keine Gäste mehr schickt. Als Inhaber angemeldet, zeigt dieser Reiter zusätzlich die kommerziellen Konditionen jedes Veranstalters in einer Spalte Provision. Diese Spalte gehört allein dem Inhaber: Keine andere Rolle sieht sie, auf keinem Bildschirm. ## Was braucht ein Fahrer? Einen Namen, eine Telefonnummer und mindestens eine gesprochene Sprache. Der Name ist das, was als GUIA auf den Tourblöcken des Tagesplans erscheint, und über die Telefonnummer erreicht das Büro den Guide unterwegs. Die Sprachen unter Spricht sind Pflicht, und es hängt viel an ihnen: Der Tagesplan warnt, wenn eine Tour Gäste in einer Sprache hat, die ihr Guide nicht spricht, und das Veranstalterportal begrenzt, welche Sprachen gebucht werden können, alles aus dieser Liste gelesen. Die Liste ist eine einzige: Dieselbe Person führt an einem Tag als Guide und fährt am nächsten, also hat jeder darauf Sprachen hinterlegt. ## Was bewirkt die Sitzplatzzahl eines Fahrzeugs? Der Name des Fahrzeugs ist die FURGO-Bezeichnung auf dem Tagesplan, und seine Zahl unter Sitzplätze ist das, was dieser Van befördern kann. Weisen Sie einer Tour ein Fahrzeug zu, und die Kapazität der Tour wird zu den Sitzplätzen dieses Fahrzeugs: Buchungen werden nicht mehr angenommen, sobald der Van voll ist, und der Tagesplan warnt rot, wenn ein Tag darüber liegt. ## Wie funktionieren Kindersitze? Jede Option ist ein kurzer Code, so wie das Büro ihn schreibt (S1, E1, S1+E1), plus eine Beschreibung dessen, was er tatsächlich bedeutet, verpflichtend in jeder Sprache, die die App spricht. Mit den Pfeilen legen Sie die Reihenfolge fest, in der die Buchungsauswahl sie anbietet. Die Beschreibung reist mit, weil der Code allein niemandem etwas sagt, der die Tabelle nicht kennt, und sie erreicht den Kunden: Sie erscheint in der Buchungsauswahl, als Legende auf der gedruckten Teilnehmerliste und in ausgehenden Nachrichten, immer in der Sprache des Lesers. Ein italienischer Veranstalter, der S1+E1 liest, bekommt den italienischen Satz; der spanische Fahrer mit der Teilnehmerliste in der Hand bekommt den spanischen. ## Warum kann ich Einträge deaktivieren, aber nie löschen? Jeder Reiter funktioniert gleich: Deaktivieren, nie löschen. Ein deaktivierter Eintrag, ob Hotel, Veranstalter, Fahrer, Fahrzeug, Zone oder Kindersitz, verschwindet sofort aus der Auswahl, bleibt aber auf jeder früheren Buchung und gedruckten Teilnehmerliste genau so, wie er war. Die Historie wird nie umgeschrieben. Deaktivieren ist außerdem umkehrbar: Reaktivieren bringt den Eintrag zurück in die Auswahl, als wäre er nie weg gewesen. Löschen würde zur Wahl zwingen zwischen dem Verlust der Historie und bleibender Unordnung; Deaktivieren vermeidet beides.