--- title: "Referenzdaten: die Stammlisten" url: https://tourcockpit.com/de/help/reference-data lang: de description: "Unter Referenzdaten pflegt ein Manager die Stammlisten, aus denen alles andere liest: Hotels, Zonen, Abholzeiten, Preise, Fahrer, Fahrzeuge und Kindersitze. Veranstalter haben einen eigenen Bildschirm, Veranstalter. Jedes Dropdown auf dem Tagesplan bietet genau das an, was diese Reiter enthalten. Gepflegte Listen sind also das, was die Bildschirme des Tages sauber hält." --- # Referenzdaten: die Stammlisten Unter Referenzdaten pflegt ein Manager die Stammlisten, aus denen alles andere liest: Hotels, Zonen, Abholzeiten, Preise, Fahrer, Fahrzeuge und Kindersitze. Veranstalter haben einen eigenen Bildschirm, Veranstalter. Jedes Dropdown auf dem Tagesplan bietet genau das an, was diese Reiter enthalten. Gepflegte Listen sind also das, was die Bildschirme des Tages sauber hält. ## Was sind Referenzdaten? Ein Bildschirm, sieben Reiter, jeder mit einer Liste. Der Tagesplan verlangt nie, ein Hotel oder einen Kleinbus aus dem Gedächtnis zu tippen: Seine Auswahlfelder lesen diese Listen. Fügen Sie hier etwas hinzu, und es wird überall angeboten; deaktivieren Sie es, und es wird nicht mehr angeboten, während alles schon Gebuchte es behält. Auf den fünf Reitern, die eine Liste halten, Hotels, Zonen, Fahrer, Fahrzeuge und Kindersitze, klicken Sie irgendwo auf eine Zeile, und sie wird an Ort und Stelle zu ihrem eigenen Formular, mit Speichern und Abbrechen am Ende, das die Bearbeitung verwirft und nichts storniert. Die drei Punkte am Ende der Zeile halten dasselbe Bearbeiten und die übrigen Aktionen der Zeile, und ein Klick darauf öffnet nur das Menü, nie das Formular dahinter. Abholzeiten und Preise sind Raster statt Listen, und eine Zelle wird dort bearbeitet, wo sie sitzt. Stammdaten ist ein Manager-Bildschirm: die Listen, aus denen alles auf dem Tagesplan gewählt wird. ## Was steht im Reiter Hotels? Jedes Hotel, an dem das Büro abholt, mit einer wichtigen Spalte: seiner Zone. Die Zone ist es, die TourCockpit die Abholzeit einer Buchung von selbst eintragen lässt, denn jede Tour hält eine Abholzeit pro Zone bereit. Das Zonen-Dropdown jeder Zeile speichert in dem Moment, in dem Sie es ändern, und es bietet kein Leerfeld an: Ein Hotel gehört immer zu einer Zone. Ein Hotel bleibt nie ohne Zone, denn ein Hotel ohne Zone beantwortet keine Abholzeit, und ein Gast auf der Teilnehmerliste mit leerer Zeitspalte ist genau das, was Zonen verhindern sollen. Die Zone wird beim Anlegen des Hotels abgefragt und lässt sich danach nicht leeren, sondern nur auf eine andere Zone ändern. ## Wie füge ich ein Hotel hinzu? 1. Öffnen Sie Stammdaten und bleiben Sie auf dem Reiter Hotels. 2. Geben Sie den Namen des Hotels oben in der Liste unter Hotel hinzufügen ein. Der Name muss neu sein; ein Duplikat wird abgelehnt. 3. Wählen Sie neben dem Namen seine Zone. Das Dropdown beginnt bei Zone wählen, und das Formular nimmt das Hotel ohne eine Zone nicht an, denn die Zone ist es, die seine Abholzeiten beantwortet. 4. Drücken Sie Hotel hinzufügen. Ab dann erhält jede Buchung aus diesem Hotel ihre Abholzeit von selbst. Ein Hotel lässt sich auch aus der Buchung heraus anlegen, die Sie gerade tippen, ohne hierher zu kommen: Die letzte Zeile der Hotel-Auswahl bietet "…" hinzufügen mit dem, was Sie getippt haben. Das ist dasselbe Hotel, auf derselben Liste; dieser Bildschirm ist, wo es danach geführt wird. ## Was sind die Reiter Zonen und Abholzeiten? Zonen sind die Küstenabschnitte, durch die der Kleinbus fährt, gehalten in der Reihenfolge, in der er sie wirklich abfährt: Ziehen Sie eine Zone am Griff (oder mit der Maus an beliebiger Stelle der Zeile; am Telefon zuerst gedrückt halten) dorthin, wo sie hingehört, und die Spalten des Abholrasters folgen. Abholzeiten öffnet auf dem Raster, mit einer Zeile je veröffentlichter Tour und einer Spalte je Zone, und darunter Zeiten der Firma, die Stunden, zu denen diese Firma abfährt, die das Büro selbst ergänzt und zurückzieht. Eine Zelle beginnt als Nicht festgelegt und wird zu einer Zeit, oder zu Kein Halt, wo jene Tour in jener Zone nicht abholt. Eine Zelle Nicht festgelegt wird auch von einer Buchung aus beantwortet: Ein Manager, der dort eine Zeit eintippt, kann ein Kästchen anhaken, um sie zur Antwort dieser Zone für jede künftige Buchung zu machen, was die Zeit auch zu den Zeiten der Firma hinzufügt oder eine zurückgezogene wieder hervorholt. So kann eine Zeit, die Sie hier nicht hinzugefügt haben, auf der Liste erscheinen, und das Aktivitätsprotokoll nennt, wer sie dort eingetragen hat. Das ist bewusst die Kurzfassung. Wie das Raster in Buchungen einfließt, was das Büro übersteuern kann und was eine spätere Änderung des Rasters bewirkt, steht auf einer eigenen Seite: Zonen, Hotels und Abholzeiten, unten verlinkt. ## Wofür ist der Reiter Preise? Eine Tour hat einen Erwachsenenpreis und einen Kinderpreis, festgelegt an der Tour selbst. Der Reiter Preise ist die Stelle, an der eine Zone mehr verlangt, denn die weiter entfernten Zonen sind teurer zu erreichen: dieselben Touren an der Seite und dieselben Zonen oben wie im Abholraster, mit einem Feld für Erwachsene und einem Feld für Kinder in jeder Zelle. Eine Tour, die pro Fahrzeug verkauft wird, hat keine Preise, die eine Zone anheben könnte, deshalb enthält ihre Zeile überhaupt keine Felder: In jeder Zelle steht Preis pro Fahrzeug, und diese Tour kostet aus jeder Zone dasselbe. Lassen Sie ein Feld leer, dann gilt der Preis der Tour selbst, und dieser Preis ist die graue Zahl im leeren Feld, sodass eine leere Zelle Sie nie rätseln lässt. Die beiden Felder sind unabhängig: Erhöhen Sie den Erwachsenenpreis aus einer Zone, und der Kinderpreis bleibt beim Preis der Tour, bis Sie auch diesen erhöhen. Zwei Arten von Tour nehmen keinen Kinderpreis aus einer Zone: eine ohne eigenen Kinderpreis und eine mit der Markierung Nur Erwachsene. Ihre Kinderfelder sind ausgeschaltet und zeigen n.a., sowohl in der Zelle als auch neben dem Preis der Tour an der Seite, während das Erwachsenenfeld arbeitet wie überall sonst, sodass eine weit entfernte Zone weiterhin mehr verlangt. Eine Buchung behält den Betrag, mit dem sie aufgenommen wurde. Das Bearbeiten einer Zelle ändert, was neue Buchungen aus dieser Zone kosten, nie das, was einem Gast bereits genannt wurde. Die vollständige Regel, auch was passiert, wenn sich das Hotel einer Buchung ändert, steht auf Zonen, Hotels und Abholzeiten, unten verlinkt. ## Was braucht ein Fahrer? Einen Namen, eine Telefonnummer und mindestens eine gesprochene Sprache, und eine E-Mail-Adresse, wenn das Büro ihm den Tagesplan sendet. Der Name ist das, was als GUIA auf den Tourblöcken des Tagesplans erscheint, über die Telefonnummer erreicht das Büro den Guide unterwegs, und an die E-Mail-Adresse sendet Exportieren den Tagesplan, wenn die Person ausgewählt ist. Die Sprachen unter Spricht sind Pflicht, und sie sind tragend: Eine Buchung kommt nur auf eine Tour, deren Guide ihre Sprache spricht, von jedem Weg herein, alle aus dieser Liste gelesen. Einem Guide eine Sprache wegzunehmen wird abgelehnt, mit den Tagen, solange er an einem noch bevorstehenden Tag Gäste in ihr führt: Weisen Sie diesen Touren zuerst einen anderen Guide zu. Die Liste ist eine einzige: Dieselbe Person führt an einem Tag und fährt am nächsten, also hat jeder darauf Sprachen hinterlegt. ## Was bewirkt die Sitzplatzzahl eines Fahrzeugs? Der Name des Fahrzeugs ist die FURGO-Bezeichnung auf dem Tagesplan, und seine Zahl unter Sitzplätze ist das, was dieser Van befördern kann. Weisen Sie einer Tour ein Fahrzeug zu, und die Kapazität der Tour wird zu den Sitzplätzen dieses Fahrzeugs: Buchungen werden nicht mehr angenommen, sobald der Van voll ist, und der Tagesplan warnt rot, wenn ein Tag darüber liegt. ## Wie funktionieren Kindersitze? Jede Option ist ein kurzer Code, so wie das Büro ihn schreibt (S1, E1, S1+E1), plus eine einzige Beschreibung dessen, was er tatsächlich bedeutet, einmal geschrieben, in der Sprache Ihres Unternehmens. Das Formular sagt, welche das ist. Jede andere Sprache, die die App spricht, wird wenige Sekunden nach dem Speichern für Sie übersetzt; niemand wird gebeten, Deutsch zu schreiben. Ziehen Sie eine Zeile am Griff, um die Reihenfolge zu ändern, so wie Zonen geordnet werden; das ist die Reihenfolge, in der die Auswahlfelder der Buchung sie anbieten. Die Beschreibung reist mit, weil der Code allein niemandem etwas sagt, der das Blatt nicht kennt, und weil sie den Kunden erreicht: Sie erscheint in den Auswahlfeldern der Buchung, als Legende auf der gedruckten Teilnehmerliste und in ausgehenden Nachrichten, immer in der Sprache des Lesers. Ein italienischer Veranstalter, der S1+E1 liest, bekommt den italienischen Satz; der spanische Fahrer mit der Liste in der Hand den spanischen. Bis eine Sprache eingetroffen ist, sieht der Leser Ihren eigenen Satz, nie eine Lücke. Öffnen Sie eine Zeile, und Weitere Sprachen sitzt unter der Beschreibung, zugeklappt. Klappen Sie es auf, um zu lesen, was die App für jede Sprache geschrieben hat und was es ist: automatisch, Wird übersetzt…, von Ihnen bearbeitet oder von Ihnen bearbeitet · das Original hat sich seitdem geändert, was eine Sprache dann anzeigt, wenn die Beschreibung neu formuliert wurde, nachdem jemand diese Sprache von Hand geschrieben hat. Wer eine Sprache spricht, kann seine eigene Formulierung in deren Feld eintragen. Meine Fassung behalten bleibt ausgegraut, bis das Getippte von dem abweicht, was gespeichert ist, es bietet sich also erst an, wenn es etwas zu tun gibt; drücken Sie es, und die App schreibt diese Sprache nicht mehr über, auch nachdem Sie das Original neu formuliert haben. Zurück zu automatisch erscheint dann neben dieser Sprache und gibt sie zurück: Ihre Worte bleiben genau so, wie sie sind, solange sich die Beschreibung seit dem Schreiben nicht bewegt hat, und die App schreibt die Sprache neu, wenn doch. Niemand muss es öffnen. ## Warum kann ich Einträge deaktivieren, aber nie löschen? Jeder Reiter funktioniert gleich: Deaktivieren, nie löschen. Es steht ganz unten in den drei Punkten jeder Zeile und fragt einmal, bevor es handelt; im Reiter Abholzeiten hat jede Zeit ihre eigene Schaltfläche Deaktivieren. Ein deaktivierter Eintrag, ob Hotel, Veranstalter, Fahrer, Fahrzeug, Zone oder Kindersitz, verschwindet sofort aus der Auswahl, bleibt aber auf jeder früheren Buchung und gedruckten Teilnehmerliste genau so, wie er war. Auf seinem eigenen Reiter wandert er ans Ende der Liste, der Name durchgestrichen und sein Deaktiviert-Chip erhalten, und er lässt sich weiterhin öffnen und hat weiterhin seine drei Punkte. Die Historie wird nie umgeschrieben. Der einzige Eintrag, der sich dem Deaktivieren verweigern kann, ist eine Zone, in der noch Hotels liegen: für sie gibt es keinen Platz, also bietet sie kein Deaktivieren an (nur Bearbeiten), die Zeile nennt, wie viele im Weg stehen, und der Ausweg ist, sie zuerst in eine andere Zone zu verschieben. Deaktivieren ist außerdem umkehrbar: Reaktivieren bringt den Eintrag zurück in die Auswahl, als wäre er nie weg gewesen. Löschen würde zur Wahl zwingen zwischen dem Verlust der Historie und bleibender Unordnung; Deaktivieren vermeidet beides.