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title: "Wie die Arbeit läuft"
url: https://tourcockpit.com/de/help/how-the-work-flows
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description: "Wie die Arbeit durch TourCockpit läuft, vom Einrichten des Katalogs bis zum Monatsabschluss. Jeder Abschnitt ist ein Ablauf, Schritt für Schritt, mit der Angabe, wer jeden Schritt normalerweise macht und was das Produkt dabei prüft und festhält. Die Bildschirme, das Veranstalterportal und die API durchlaufen alle dieselben Schritte und dieselben Prüfungen."
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# Wie die Arbeit läuft

Wie die Arbeit durch TourCockpit läuft, vom Einrichten des Katalogs bis zum Monatsabschluss. Jeder Abschnitt ist ein Ablauf, Schritt für Schritt, mit der Angabe, wer jeden Schritt normalerweise macht und was das Produkt dabei prüft und festhält. Die Bildschirme, das Veranstalterportal und die API durchlaufen alle dieselben Schritte und dieselben Prüfungen.

## 1. Das Unternehmen einrichten

Einmal erledigt und dann unter Touren und Referenzdaten aktuell gehalten. Alles, was an einem späteren Datum geschieht, liest daraus.

1. Das Büro legt die Touren an: Familie, Abfahrtsseite der Insel, Zeitfenster, wie jede bepreist wird (pro Person mit ihren Tarifen oder pro Fahrzeug mit ihren Preiszeilen), nur Erwachsene, und die Agenturen, für die sie standardmäßig reserviert ist. Eine neue Tour ist Veröffentlicht und wird deshalb sofort in der Tourplanung angeboten.
2. Das Büro benennt die Abholzonen in der Reihenfolge, in der der Kleinbus sie anfährt, und legt die Hotels an, jedes in einer Zone.
3. Das Büro füllt das Abholraster: für jede Tour und Zone eine Zeit, kein Halt oder eine andere Zeit für eine Fahrzeuggröße. Es legt je Tour die Zonen fest, die mehr kosten.
4. Das Büro legt die Guides mit ihren Sprachen an, die Kleinbusse mit ihren Sitzplätzen, die Kindersitze und die angebotenen Abholzeiten.
5. Das Büro legt die Veranstalter an, jeden mit seinem Provisionssatz.

## 2. Die Tage planen

1. In der Tourplanung tippt das Büro auf die Zelle, in der sich eine Tour und ein Tag kreuzen, um dort eine Abfahrt anzulegen, und auf einen geplanten Tag, um seine Mischung aus Fahrzeuggrößen festzulegen. Eine Tour kann auch direkt auf dem Tagesplan zu einem einzelnen Tag hinzugefügt werden.
2. Die Abfahrt übernimmt ihre Sitzplätze aus der geplanten Größe, ihre Agenturen aus der Vorgabe der Tour und ihr Zeitfenster aus der Tour. Eine im Voraus geplante Größe ist eine Zahl von Sitzplätzen, kein Kleinbus: Der Kleinbus wird später auf dem Tagesplan gewählt.
3. Eine archivierte Tour kann nicht eingeplant werden; sie wird zuerst wieder veröffentlicht.

## 3. Eine Abfahrt besetzen

1. Auf dem Tagesplan weist das Büro den Guide zu, einen CHOFER, wenn einer gebraucht wird, und den Kleinbus. Die Sitzplätze des Kleinbusses werden zu den Sitzplätzen der Abfahrt.
2. TourCockpit lehnt einen Guide, CHOFER oder Kleinbus ab, der schon in einem überlappenden Zeitfenster unterwegs ist, einen Guide, der an diesem Tag frei hat, eine Person in beiden Positionen und einen Guide, der eine auf der Abfahrt schon gebuchte Sprache nicht spricht.
3. Das Büro verbindet Abfahrten zum selben Ziel am selben Tag zu einem Konvoi, sodass die Sprachen eines Guides jeden Kleinbus darin abdecken.
4. Am Tag selbst legt das Büro die Länge fest, LARGO oder CORTO, und jede Notiz für die Abfahrt oder für den ganzen Tag.

## 4. Das Büro nimmt eine Buchung auf

1. Das Büro sucht eine Abfahrt, in die die Gruppe passt: Sitzplätze, die Sprache, ein Halt in der Zone des Hotels.
2. Es gibt die Gruppe ein: ein Hotel aus der Liste (ein neues Hotel wird vorher mit seiner Zone angelegt), die Sprache, Erwachsene, Kinder und Kleinkinder, die Zahlung mit dem zu kassierenden Bargeld bei CASH und Notizen.
3. TourCockpit prüft, dass die Abfahrt nicht storniert ist, das Hotel existiert, die Zahlung vollständig ist, die Buchung vor dem Buchungsschluss liegt (eine nach dem Buchungsschluss angenommene Buchung hält nach einer Bestätigung fest, dass sie das war), die Gruppe einen Preis bekommen kann, eine private Abfahrt nicht schon vergeben ist, die Sitzplätze da sind, der Guide die Sprache spricht und das Bargeld innerhalb des Werts liegt.
4. Die Buchung und ihre Gruppe werden angelegt. Die Abholzeit kommt aus dem Raster, sofern keine eingetippt wurde, die Initialen der Person, die sie eingegeben hat, werden vermerkt, und die Änderung steht im Verlauf.

## 5. Eine Agentur bucht ihre eigenen Gäste

1. Ein Benutzer einer Agentur sieht die Tage mit Sitzplätzen und die Abfahrten, die für seine Agentur oder für niemanden reserviert sind, gefiltert nach seinen Gästen, Sprache und Hotel.
2. Er gibt die Gruppe ein: ein Hotel aus der Liste, die Sprache, die Anzahlen, die Zahlung mit dem Bargeld bei CASH und eine Notiz fürs Büro. Die Abholzeit legt er nie fest.
3. TourCockpit lehnt eine Abfahrt ab, die für andere Agenturen reserviert ist, und eine dritte Sprache auf einer Abfahrt, und macht dann dieselben Prüfungen wie fürs Büro. Der Buchungsschluss gilt nicht für eine Agentur.
4. Die Buchung wird unter der Agentur angelegt, mit der Abholzeit aus dem Raster oder offen fürs Büro. Büromitglieder, die die Benachrichtigung gewählt haben, erfahren es in den Benachrichtigungen und per WhatsApp.

## 6. Eine Buchung ändern

- Bearbeiten. Die Gruppe, das Hotel, die Sprache, die Zahlung oder die Notizen. Eine Änderung der Gruppe, des Hotels oder hin zu oder weg von kostenlos berechnet den Preis neu; alles andere behält den gebuchten Preis.
- Verschieben. Auf eine andere Abfahrt. Eine andere Tour oder ein anderes Datum berechnet den Preis neu; ein anderer Kleinbus derselben Tour am selben Tag behält den Preis. Der Buchungsschluss des Ziels wird geprüft, mit der Ausnahme fürs Büro.
- Stornieren. Die Sitzplätze sind sofort frei. Über das Portal kann eine Agentur ihre eigene Buchung stornieren, bis die Stornofrist endet.
- Wer benachrichtigt wird. Eine Änderung, die das Büro an der Buchung einer Agentur vornimmt, benachrichtigt diese Agentur. Was eine Agentur mit ihren Buchungen tut, benachrichtigt die Büromitglieder, die diese Benachrichtigung gewählt haben. Was das Büro selbst tut, schickt dem Büro nichts, und niemand wird über die eigene Änderung benachrichtigt.
- Wiederherstellen. Eine stornierte Buchung kann aus dem Aktivitätsprotokoll wiederhergestellt werden, solange ihre Sitzplätze noch frei sind und die Abfahrt noch offen ist.

## 7. Eine Abfahrt ändern

- Ihre Tour ändern. Jede Buchung wird zum Preis der neuen Tour berechnet, und ihre Rasterzeiten werden neu ermittelt. Abgelehnt, ohne dass sich etwas ändert, wenn eine Gruppe keinen Preis bekommen kann oder ihr Bargeld höher wäre als ihr neuer Wert.
- Auf einen anderen Tag verschieben. Jede Buchung darauf zieht mit, und die Agenturen mit Buchungen darauf werden benachrichtigt.
- Stornieren. Nur eine Abfahrt ohne aktive Buchungen: Verschieben oder stornieren Sie diese zuerst.
- Neu ordnen. Die Abfahrten eines Tages oder die Buchungen einer Abfahrt.

## 8. Ein Guide ist abwesend

1. Das Büro trägt den Guide für einen Tag als abwesend ein: frei, Büro, Urlaub oder krank. Das wird abgelehnt, solange der Guide an diesem Tag auf einer Abfahrt ist.
2. Verfügbarkeit der Guides zeigt, wer an einem beliebigen Tag abwesend und wer frei ist.

## 9. Der Tag geht hinaus

1. Das Büro druckt den Tagesplan oder exportiert ihn als PDF, Tabelle oder Bild und lädt ihn herunter, schickt ihn per E-Mail oder per WhatsApp an Kollegen im Büro und an die Guides und Fahrer des Tages.
2. Jede versendete Datei bleibt im Verlauf, mit dem, der sie geschickt hat.

## 10. Eine Woche oder ein Monat wird abgeschlossen

1. Das Büro öffnet Finanzen für eine Woche oder einen Monat: Gäste, Abfahrten, Sitzplätze, die Zählung nach Länge, was die Buchungen nach Veranstalter und nach Zahlung wert waren, und das Bargeld, das jeder Guide kassiert hat.
2. Das Büro rechnet mit jedem Veranstalter anhand der Abrechnung für den Zeitraum ab.
3. Eine Agentur sieht unter Meine Verkäufe, was sie in einem Zeitraum für das Unternehmen verkauft hat.

## 11. Neue Personen kommen dazu

1. Das Büro lädt eine Kollegin oder einen Kollegen unter Team ein. Die Einladung ist ein Link zum Wählen eines Passworts, sieben Tage gültig, mit Erinnerungen einen, vier und elf Tage nach dem Versand; nach der letzten wird die einladende Person benachrichtigt.
2. Ein Benutzer einer Agentur lädt seine eigenen Kollegen aus dem Portal ein.
3. Ein Wiederverkäufer, der noch nicht verkauft, fragt auf der öffentlichen Beitrittsseite des Unternehmens an.
4. Das Büro lädt den Wiederverkäufer aus der Anfrage heraus ein oder lehnt sie ab. Über eine Anfrage wird einmal entschieden.