--- title: "So läuft ein Tag ab" url: https://tourcockpit.com/de/help/how-a-day-works lang: de description: "TourCockpit führt den Tag eines Tourunternehmens mit einer Handvoll Ideen: Touren in einem Katalog, Touren auf Tage gelegt, Buchungen, die deren Plätze füllen, und ein Tagesplan, der alles zeigt. Diese Seite erklärt diese Ideen einmal, in einfachen Worten, damit jede andere Seite verständlich ist." --- # So läuft ein Tag ab TourCockpit führt den Tag eines Tourunternehmens mit einer Handvoll Ideen: Touren in einem Katalog, Touren auf Tage gelegt, Buchungen, die deren Plätze füllen, und ein Tagesplan, der alles zeigt. Diese Seite erklärt diese Ideen einmal, in einfachen Worten, damit jede andere Seite verständlich ist. ## Was ist der Unterschied zwischen einer Tour, einem Termin und einer Buchung? Eine Tour ist eine Reiseart in Ihrem Katalog: die Route, die angebotenen Sprachen, die Preise. Sie existiert einmal, ohne Datum. Nur eine Tour mit Status Veröffentlicht kann auf einen Tag gelegt werden. Wird eine Tour auf ein Datum gelegt, entsteht ein Termin: diese Tour, an diesem Tag, mit eigenem Guide, eigenem Van und eigener Länge. Dieselbe Tour kann am selben Tag zweimal fahren, als zwei getrennte Termine mit jeweils eigenen Plätzen. Plätze auf einem Termin werden als Buchungen reserviert. Eine Buchung ist eine Gruppe: das Hotel, die Abholzeit, die Kontaktperson, die Zahlungsart und ihre Reisenden, gezählt als AD (Erwachsene), CH (Kinder) und INF (Kleinkinder). Jede Person der Gruppe belegt einen Platz, Kleinkinder eingeschlossen, sodass die Platzzahl immer dem entspricht, was der Van befördern muss. Die Kette in einem Satz: Aus einer Tour im Katalog wird ein Termin, sobald sie auf einen Tag gelegt wird; Buchungen füllen seine Plätze; die Gruppe jeder Buchung sind ihre Reisenden, gezählt als AD/CH/INF. ## Wer darf was? Die drei Rollen Jedes Konto hat genau eine Rolle, und aus ihr ergibt sich, welche Bildschirme es öffnen kann. - Manager führen das Büro: den Tagesplan, die Buchungen und die Tourplanung, und die Einrichtung: den Katalog Touren, die Referenzdaten, wer an welchem Tag frei hat, den Bericht Finanzen und das Einladen von Kollegen über den Bildschirm Team. - Der Inhaber tut alles, was ein Manager tut, und zwei Dinge mehr: die kaufmännischen Konditionen mit den Veranstaltern und die Abrechnung zum Monatsende, und die Arbeit aller anderen, denn das Aktivitätsprotokoll zeigt einem Manager seine eigenen Änderungen und einem Inhaber die des ganzen Büros. - Ein Veranstalter ist ein externer Wiederverkäufer mit eigenem Zugang. Veranstalter sehen ein bewusst enges Portal: welche Tage freie Plätze haben, und ausschließlich die eigenen Buchungen. Die Bildschirme des Büros oder die Gäste eines anderen Veranstalters sehen sie nie. Manager laden Bürokollegen über den Bildschirm Team ein, und die Mitarbeiter eines Veranstalters laden einander im Veranstalterportal ein, sodass niemand ein Konto teilt. Wie die Anmeldung funktioniert, einschließlich der ersten Anmeldung über eine Einladung, hat eine eigene Seite. ## Wie verläuft ein Tag, von morgens bis abends? 1. Die Tage werden im Voraus geplant. In der Tourplanung entscheidet das Büro, welche Touren an welchen Tagen fahren, eine Woche oder einen Monat auf einen Blick, und legt für jede einen Termin an. Eine Tour lässt sich auch direkt im Tagesplan zu einem einzelnen Tag hinzufügen, mit + Tour hinzufügen. 2. Buchungen kommen den ganzen Tag herein. Das Büro tippt sie im Tagesplan mit + Buchung hinzufügen ein, während sie per Telefon und E-Mail eintreffen, und Veranstalter buchen ihre eigenen Gäste über das Portal. Jede Buchung wird, durch welche Tür sie auch kam, gegen die freien Sitzplätze und den Preis geprüft, und keine speichert ohne ein Hotel aus der eigenen Liste des Unternehmens und ohne die Sprache, die ihre Gäste sprechen. Diese Sprache entscheidet dann, wohin sie darf: Eine Buchung sitzt nur auf einer Tour, deren Guide sie spricht, durch jede Tür und das Büro eingeschlossen, während eine Tour noch ohne Guide jede Sprache nimmt. Wenn der Guide an Bord kassieren soll, ist der Betrag nie höher als der Wert der Buchung, und eine Tour mit Nur Erwachsene nimmt weder Kinder noch Kleinkinder. Eine private Tour trägt eine Regel mehr: sobald eine Gruppe sie genommen hat, gehört das Fahrzeug dieser Gruppe, und auf ihr wird keine zweite Buchung mehr angenommen, durch keine Tür, das Büro eingeschlossen. Für einen Veranstalter gilt eine weitere: nie eine dritte Sprache auf einer Abfahrt. Die Abholzeit füllt sich aus der Zone des Hotels von selbst aus. 3. Der Tagesplan ist das eine Bild des Tages. Ein Block pro fahrender Tour, mit GUIA, FURGO und LARGO oder CORTO in der Kopfzeile, eine Zeile pro Buchung und die Tagessummen. Bearbeitet wird direkt dort: eine Zeile ändern, eine Gruppe auf eine andere Tour verschieben, einen Guide krank melden. 4. Der Tag schließt auf Papier oder auf dem Telefon. Der Tagesplan lässt sich drucken, als PDF und XLS exportieren und als Bild teilen, sodass die Fahrer und das Büro alle dasselbe Bild mitnehmen. 5. Das Monatsende addiert sich selbst. Der Bildschirm Finanzen baut die Monatssummen aus dem, was der Tagesplan schon festgehalten hat: das Bargeld je Guide, die gearbeiteten Tage, die Touren nach Dauer, und was die Buchungen wert waren, je Veranstalter und je Zahlungsart. Niemand tippt den Monat noch einmal ein. Jede Änderung auf dem Weg wird festgehalten, samt wer sie gemacht hat und wann. Der Verlauf einer Buchung, einer Tour oder eines Tages beantwortet "wer hat das storniert?" für das ganze Büro, wer auch immer fragt; das Aktivitätsprotokoll beantwortet "was hat sich am Dienstag geändert?", dort Ihre eigenen Änderungen, und bei einem Inhaber die des ganzen Büros. ## Warum bleiben manche Wörter in jeder Sprache gleich? Das Büro hat seinen Tag lange vor TourCockpit aus einer Tabelle geführt, und das eigene Vokabular der Tabelle ist das, was alle laut sagen, über Funk und am Telefon. Diese Wörter bleiben in jeder Sprache absichtlich genau so, wie sie sind, damit der Bildschirm sich liest wie die Tabelle, die er ersetzt hat. - GUIA ist der Guide, der die Tour führt, benannt in der Kopfzeile jedes Blocks. - CHOFER ist das optionale zweite Crewmitglied, das nur fährt, an Tagen, an denen der Guide nicht beide Aufgaben übernehmen soll. - FURGO ist der Van, der der Tour zugewiesen ist. Seine Sitzplatzzahl bestimmt, was die Tour befördern kann. - LARGO und CORTO sind die beiden Tourlängen, die volle und die kurze. - T.O. ist der Veranstalter, über den eine Buchung hereingekommen ist. - AD, CH und INF zählen die Gruppe: Erwachsene, Kinder, Kleinkinder. Wenn eine Beschriftung im Tagesplan unübersetzt aussieht, ist es eine von diesen. Das ist keine Lücke; sie zu ändern würde das eine Vokabular zerstören, das das ganze Büro bereits teilt.