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title: "So läuft ein Tag ab"
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description: "TourCockpit führt den Tag eines Tourunternehmens mit einer Handvoll Ideen: Touren in einem Katalog, Touren auf Tage gelegt, Buchungen, die deren Plätze füllen, und ein Tagesplan, der alles zeigt. Diese Seite erklärt diese Ideen einmal, in einfachen Worten, damit jede andere Seite verständlich ist."
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# So läuft ein Tag ab

TourCockpit führt den Tag eines Tourunternehmens mit einer Handvoll Ideen: Touren in einem Katalog, Touren auf Tage gelegt, Buchungen, die deren Plätze füllen, und ein Tagesplan, der alles zeigt. Diese Seite erklärt diese Ideen einmal, in einfachen Worten, damit jede andere Seite verständlich ist.

## Was ist der Unterschied zwischen einer Tour, einem Termin und einer Buchung?

Eine Tour ist eine Reiseart in Ihrem Katalog: die Route, die angebotenen Sprachen, die Preise. Sie existiert einmal, ohne Datum. Nur eine Tour mit Status Veröffentlicht kann auf einen Tag gelegt werden.

Wird eine Tour auf ein Datum gelegt, entsteht ein Termin: diese Tour, an diesem Tag, mit eigenem Guide, eigenem Van und eigener Länge. Dieselbe Tour kann am selben Tag zweimal fahren, als zwei getrennte Termine mit jeweils eigenen Plätzen.

Plätze auf einem Termin werden als Buchungen reserviert. Eine Buchung ist eine Gruppe: das Hotel, die Abholzeit, die Kontaktperson, die Zahlungsart und ihre Reisenden, gezählt als AD (Erwachsene), CH (Kinder) und INF (Kleinkinder). Jede Person der Gruppe belegt einen Platz, Kleinkinder eingeschlossen, sodass die Platzzahl immer dem entspricht, was der Van befördern muss.

Die Kette in einem Satz: Aus einer Tour im Katalog wird ein Termin, sobald sie auf einen Tag gelegt wird; Buchungen füllen seine Plätze; die Gruppe jeder Buchung sind ihre Reisenden, gezählt als AD/CH/INF.

## Wer darf was? Die vier Rollen

Jedes Konto hat genau eine Rolle, und aus ihr ergibt sich, welche Bildschirme es öffnen kann.

- Personal führt den Tag: den Tagesplan, die Buchungen und die Tourplanung. Es sieht weder die Einrichtungsbildschirme noch etwas über Geld, abgesehen von den Zahlungen im Tagesplan.
- Manager können alles, was das Personal kann, und besitzen zusätzlich die Einrichtung: den Katalog Touren, die Referenzdaten, die Verfügbarkeit der Guides, den Bericht Finanzen und das Einladen von Kollegen über den Bildschirm Team.
- Der Inhaber kann alles, was ein Manager kann, und ist die einzige Rolle, die die kommerziellen Konditionen mit den Veranstaltern und die Monatsabrechnung sieht.
- Ein Veranstalter ist ein externer Wiederverkäufer mit eigenem Zugang. Veranstalter sehen ein bewusst enges Portal: welche Tage freie Plätze haben, und ausschließlich die eigenen Buchungen. Die Bildschirme des Büros oder die Gäste eines anderen Veranstalters sehen sie nie.

Manager laden Bürokollegen über den Bildschirm Team ein, und die Mitarbeiter eines Veranstalters laden einander im Veranstalterportal ein, sodass niemand ein Konto teilt. Wie die Anmeldung funktioniert, einschließlich der ersten Anmeldung über eine Einladung, hat eine eigene Seite.

## Wie verläuft ein Tag, von morgens bis abends?

1. Die Tage werden im Voraus geplant. In der Tourplanung entscheidet das Büro, welche Touren an welchen Tagen fahren, eine Woche oder einen Monat auf einen Blick, und legt für jede einen Termin an. Eine Tour lässt sich auch direkt im Tagesplan zu einem einzelnen Tag hinzufügen, mit + Tour hinzufügen.
2. Buchungen kommen den ganzen Tag herein. Das Büro trägt sie mit + Buchung hinzufügen in den Tagesplan ein, so wie sie per Telefon und E-Mail eintreffen, und Veranstalter buchen ihre eigenen Gäste über das Portal. Jede Buchung wird auf dieselbe Weise geprüft: freie Plätze, der Buchungsschluss, der Preis. Die Abholzeit füllt sich von selbst aus der Zone des Hotels.
3. Der Tagesplan ist das eine Bild des Tages. Ein Block pro fahrender Tour, mit GUIA, FURGO und LARGO oder CORTO in der Kopfzeile, eine Zeile pro Buchung und die Tagessummen. Bearbeitet wird direkt dort: eine Zeile ändern, eine Gruppe auf eine andere Tour verschieben, einen Guide krank melden.
4. Der Tag schließt auf Papier oder auf dem Telefon. Der Tagesplan lässt sich drucken, als PDF und XLS exportieren und als Bild teilen, sodass die Fahrer und das Büro alle dasselbe Bild mitnehmen.
5. Das Monatsende rechnet sich selbst zusammen. Der Bildschirm Finanzen baut die Monatssummen (Bargeld pro Guide, Arbeitstage, Touren nach Länge) aus dem auf, was der Tagesplan bereits festgehalten hat. Niemand tippt den Monat noch einmal ein.

Jede Änderung auf dem Weg wird mit Person und Zeitpunkt festgehalten, sodass das Aktivitätsprotokoll jederzeit beantworten kann: „Wer hat das storniert?“ und „Was hat sich am Dienstag geändert?“.

## Warum bleiben manche Wörter in jeder Sprache gleich?

Das Büro hat seinen Tag lange vor TourCockpit aus einer Tabelle geführt, und das eigene Vokabular der Tabelle ist das, was alle laut sagen, über Funk und am Telefon. Diese Wörter bleiben in jeder Sprache absichtlich genau so, wie sie sind, damit der Bildschirm sich liest wie die Tabelle, die er ersetzt hat.

- GUIA ist der Guide, der die Tour führt, benannt in der Kopfzeile jedes Blocks.
- CHOFER ist das optionale zweite Crewmitglied, das nur fährt, an Tagen, an denen der Guide nicht beide Aufgaben übernehmen soll.
- FURGO ist der Van, der der Tour zugewiesen ist. Seine Sitzplatzzahl bestimmt, was die Tour befördern kann.
- LARGO und CORTO sind die beiden Tourlängen, die volle und die kurze.
- T.O. ist der Veranstalter, über den eine Buchung hereingekommen ist.
- AD, CH und INF zählen die Gruppe: Erwachsene, Kinder, Kleinkinder.

Wenn eine Beschriftung im Tagesplan unübersetzt aussieht, ist es eine von diesen. Das ist keine Lücke; sie zu ändern würde das eine Vokabular zerstören, das das ganze Büro bereits teilt.