--- title: "Eine Buchung im Tagesplan eintragen" url: https://tourcockpit.com/de/help/board-booking-entry lang: de description: "Neue Buchungen werden direkt in den Tag getippt, in die Tour, zu der sie gehören: Zeile öffnen, von links nach rechts ausfüllen, Enter drücken. Die Zeile bleibt für die nächste offen, und so wird aus einem Vormittag voller Anrufe eine Teilnehmerliste." --- # Eine Buchung im Tagesplan eintragen Neue Buchungen werden direkt in den Tag getippt, in die Tour, zu der sie gehören: Zeile öffnen, von links nach rechts ausfüllen, Enter drücken. Die Zeile bleibt für die nächste offen, und so wird aus einem Vormittag voller Anrufe eine Teilnehmerliste. ## Wie füge ich eine Buchung hinzu? 1. Drücken Sie + Buchung hinzufügen am Fuß des Tour-Blocks. Unter der Teilnehmerliste öffnet sich eine Formularzeile, und ihre erste Linie von Rand zu Rand ist REF, Personal, Hinzufügen und Esc, mit dem Cursor bereits im Feld Name des Gastes darunter. 2. Füllen Sie die Felder aus; jedes wird unten erklärt. Zwei davon müssen ausgefüllt sein, bevor die Zeile speichert, das Hotel und die Sprache; eine Buchung in bar braucht außerdem den Betrag, den der Fahrer kassiert. Die Abholzeit schreibt sich meistens von selbst. 3. Drücken Sie Enter irgendwo in der Zeile oder die Schaltfläche Hinzufügen, um zu speichern. Die Buchung erscheint in der Teilnehmerliste, und die Zeile bleibt offen, leer, bereit für den nächsten Gast. Hinzufügen bewegt sich nie, während Sie tippen: Die Zeilen, die eintreffen, sobald das Hotel erkannt ist, landen darunter, und ein abgelehntes Speichern sagt direkt darunter in einer Zeile, warum, sodass die Schaltfläche noch dort ist, wohin Ihr Finger wollte. 4. Drücken Sie Esc, wenn Sie fertig sind oder um eine halb getippte Zeile zu verwerfen. Auf dem Telefon oder Tablet öffnet dieselbe Schaltfläche statt einer Inline-Zeile ein Vollbild-Formular mit denselben Feldern, überschrieben mit dem Namen der Tour und darunter dem Tag, weil das Blatt das eigene Datum des Tagesplans verdeckt. ## Warum füllt sich die Abholzeit von selbst? Beginnen Sie, das Hotel einzutippen. Sobald es erkannt ist, füllt sich das Feld Abholung mit der Zeit dieser Tour für die Zone des Hotels. Es füllt immer nur ein leeres Feld: Eine selbst gewählte oder eingetippte Zeit wird nie überschrieben, und Sie können jederzeit eine andere wählen, auch eine, die nicht auf der voreingestellten Liste steht. Die Ausnahme ist das unten beschriebene Kästchen, das Sie absichtlich anhaken, um Ihre Zeit dem Raster zu übergeben. Wenn sich nichts füllt, ist die Kette irgendwo unterbrochen: Die Zelle dieser Tour für die Zone des Hotels steht im Abholraster auf Nicht festgelegt oder Kein Halt. Das Feld bleibt einfach leer, und das Büro trägt die Zeit von Hand ein. Bei Nicht festgelegt wird dem, der eine eintippt, ein Kästchen unter dem Feld angeboten: 09:15 für jede künftige Abholung von NORTE desde norte in Esquinzo verwenden. Es ist zunächst nicht angehakt, sodass die Zeit nur bei dieser Buchung bleibt; angehakt beantwortet das Speichern diese leere Zelle für jede künftige Buchung aus der Zone, setzt die Zeit auf die Liste der Firma, falls sie dort noch fehlt, und diese Buchung folgt von da an dem Raster. Beantwortet ein anderer Manager die Zelle zuerst, hält das Speichern an, und das Formular nennt den aktuellen Stand des Rasters. Bei Kein Halt öffnet sich in dem Moment, in dem das Hotel gewählt wird, ein Hinweis, der die Tour und die Zone nennt, und er muss geschlossen werden; das Hotel bleibt gewählt, und die Buchung kann trotzdem angenommen werden. Er spricht einmal für dieses Hotel und diese Abfahrt, und gar nicht, wenn die Buchung schon eine Abholzeit trägt. Eine Buchung zu öffnen, die dieses Hotel schon hat, ist still, denn eine Buchung anzusehen heißt nicht, ihr Hotel zu wählen; ändern Sie das Hotel oder die Abfahrt, oder wählen Sie dasselbe Hotel wieder, und der Hinweis öffnet sich. Die Zeile unter dem Feld bleibt darunter als dauerhafter Vermerk: Diese Tour holt in der Zone dieses Hotels nicht ab. Das Büro organisiert die Abholung. Wie die ganze Kette funktioniert und wie man sie einrichtet, steht auf der Seite Zonen, Hotels und Abholzeiten. Eine Buchung wird nur mit einem Hotel gespeichert, das auf der Liste steht. Tippen Sie eines ein, das nicht darauf steht, wird das Speichern abgelehnt, mit den ähnlichsten Namen der Liste, falls es einer davon in anderer Schreibweise ist. Eine Buchung, die schon auf einem Hotel steht, das Sie seither deaktiviert haben, ist die eine Ausnahme: Die Buchung behält dieses Hotel, sodass eine Bearbeitung genau das ändert, was Sie ändern wollten, und sonst nichts. Ist es wirklich ein neues Hotel, müssen Sie die Zeile nicht verlassen. Die letzte Zeile der Auswahlliste lautet "…" hinzufügen mit dem, was Sie getippt haben: Sie öffnet ein kleines Feld, das nach dem Namen und der Zone fragt, legt das Hotel an und wählt es aus. Die Abholzeit füllt sich dann wie bei jedem anderen Hotel, und die Buchung ist ab ihrem ersten Speichern verknüpft. Die Zone ist das, was das möglich macht, und sie ist nicht optional: Das Feld nimmt das Hotel erst an, wenn eine gewählt ist. Wenn Sie die Zone nicht kennen, fragen Sie, bevor Sie es anlegen. ## Wie trage ich die Gruppe ein? AD, CH und INF zählen Erwachsene, Kinder und Kleinkinder. Gesamt darunter zeigt laufend, was die Gruppe zu dem Preis kostet, den diese Tour aus der Zone des Hotels verlangt: Der Betrag steht fest, sobald das Hotel eingetragen ist, und folgt Ihnen, wenn Sie es ändern. Kleinkinder fahren kostenlos mit, belegen aber trotzdem einen Sitzplatz im Kleinbus, sechs Erwachsene und zwei Kleinkinder füllen also eine Tour mit acht Sitzplätzen. Bei einer Tour, die pro Fahrzeug verkauft wird, ist Gesamt der eigene Preis des Fahrzeugs für eine Gruppe dieser Größe, einmal berechnet, wie viele auch mitfahren, und die Zone des Hotels verschiebt ihn nicht. Eine Tour mit der Markierung Nur Erwachsene nimmt keine Kinder und keine Kleinkinder mit: Ihre Felder sind in ihrer Zeile und in ihrem Buchungsformular ausgeschaltet, und eine Buchung, die noch eines davon hat, wird abgelehnt mit Diese Tour ist nur für Erwachsene: keine Kinder und keine Kleinkinder. Ein Kind auf einer Tour ohne Preis pro Kind wird beim Speichern abgelehnt mit Diese Tour hat keinen Kinderpreis. Tragen Sie den Preis auf der Tour ein, oder buchen Sie den Sitzplatz als Erwachsenen. Die Ausnahme ist die Tour, die pro Fahrzeug verkauft wird: Sie hat überhaupt keine Tarife, also werden Kinder dort nie abgelehnt und zählen nur für die Größe der Gruppe. Abgelehnt wird stattdessen eine Gruppe, die zu groß für das Fahrzeug ist, und die Ablehnung nennt die größte Gruppe, für die dieses Fahrzeug verkauft wird, sodass Sie sofort wissen, ob ein zweiter Kleinbus die Antwort ist. ## Wie bestelle ich einen Kindersitz? Die Steuerung Sitzplatz listet die Kindersitz-Codes des Unternehmens: S ist eine silla, ein Kinderautositz, E ein elevador, eine Sitzerhöhung, und Kombinationen wie S1+E1 bedeuten je einen von beiden. Die offene Liste zeigt jeden Code mit seiner vollständigen Beschreibung in Ihrer Sprache, die Teilnehmerliste zeigt nur den Code, um schmal zu bleiben; verweilen Sie darauf, um die Beschreibung erneut zu lesen. Die Codes und ihre Beschreibungen werden im Bildschirm Referenzdaten verwaltet, sodass das Büro eigene hinzufügen und alte ausmustern kann, ohne vergangene Buchungen anzufassen. ## Was macht das Sprachfeld? Sprache ist ein Pflichtfeld: Jede Buchung sagt, was ihre Gäste sprechen, weil der Guide es sprechen muss und die Teilnehmerliste es ausdruckt. Das Feld beginnt auf Bitte wählen und rät nie; die Buchung wird nicht gespeichert, solange keine Sprache gewählt ist. Sie erscheint als Flagge in der Zeile der Teilnehmerliste. Das Büro sieht immer die ganze Sprachliste des Unternehmens, aber eine Buchung kommt nur auf eine Tour, deren Guide ihre Sprache spricht: der Guide dieser Tour oder jeder Guide einer mit ihr verbundenen Tour. Wählen Sie eine Sprache, die dort kein Guide spricht, erscheint ein Hinweis unter dem Feld: Kein Guide dieser Tour spricht diese Sprache: Hier kann nicht gebucht werden. Das Speichern wird dann abgelehnt, mit Nennung des Guides. Buchen Sie sie auf einer anderen Tour, oder weisen Sie zuerst einen Guide zu, der sie spricht. Eine Tour ohne Guide nimmt jede Sprache. Eine zweite Warnung, zum Beispiel 3 Sprachen auf dieser Abfahrt, erscheint, wenn die gewählte Sprache mehr als zwei Sprachen auf die Abfahrt bringen würde, ganz gleich, wer der Guide ist. Die Sprache des Guides ist eine Regel für alle, das Büro eingeschlossen: Niemand kann daran vorbei buchen. Die dritte Sprache ist nur ein Hinweis für das Büro, das sie trotzdem buchen kann. Veranstalter im Portal sind an beides gebunden: Eine Agentur kann nur eine Sprache buchen, die der Guide des Tages spricht, und nie eine dritte Sprache auf einer Abfahrt, wo ihr stattdessen die Nummer des Büros gezeigt wird. ## Wie erfasse ich die Zahlung? - CASH: Der Gast zahlt an Bord an den Fahrer. Neben der Zahlung erscheint das Feld € Fahrer kassiert, und es ist Pflicht: Tippen Sie den Betrag ein, den der Fahrer kassieren muss, also den Teil des Preises, der nicht schon am Schalter bezahlt wurde. Er steht in der CASH-Spalte der Teilnehmerliste und in der TOT-Zeile des Blocks, auf der Karte des Blocks am Telefon und auf dem Tag, den Sie mit dem Fahrer teilen, sodass der Guide überall dieselbe Zahl liest. - TKT: ein vorausbezahlter Voucher. Die CASH-Spalte der Teilnehmerliste zeigt TKT, nichts zu kassieren. - PREPAID: bezahlt über den Veranstalter. Die Spalte bleibt leer, und genau das ist die Antwort: Im Van wechselt nichts den Besitzer. - Kostenlos, nur für Manager: Der Gast belegt einen Sitzplatz und zahlt nichts, zum Beispiel ein neuer Reiseleiter, der die Tour kennenlernt, oder der Leiter einer Gruppe. Der Sitzplatz zählt wie jeder andere gegen die freien Sitzplätze, Gesamt im Formular zeigt null, sobald Kostenlos gewählt ist, der Betrag ist in den Tagessummen und in jedem Export null, und die Spalte CASH der Teilnehmerliste zeigt Kostenlos, damit der Guide weiß, dass es so gemeint war. Nur ein Manager kann einen Sitzplatz kostenlos machen oder einen kostenlosen wieder berechnen. Nichts rechnet den Betrag für Sie aus: nur wer die Buchung aufnimmt, weiß, wie viel schon bezahlt wurde, also wird er jedes Mal von Hand eingetippt. Er darf so hoch sein wie der Wert der Buchung, wenn am Schalter nichts bezahlt wurde, aber nie höher: ein höherer Betrag wird abgewiesen, und beide Beträge werden angezeigt. Neue Zeilen beginnen auf PREPAID. Ein Betrag auf einer Buchung ohne Barzahlung wird abgewiesen, genau wie eine CASH-Buchung ohne Betrag, sodass der Spalte auf den Cent zu trauen ist. Der Betrag muss größer als null sein, weshalb CASH bei einer Tour, die nichts kostet, gar nicht erst angeboten wird. ## Was sind T.O., REF und Personal? - T.O. hält den Veranstalter fest, der den Platz verkauft hat, gewählt aus der Veranstalterliste des Unternehmens. Er erscheint auf der Teilnehmerliste und steuert die Provisionsabrechnung zum Monatsende, eine Wiederverkäufer-Buchung sollte ihn also immer tragen. - REF hält fest, wer die Buchung vermittelt hat, Freitext mit Vorschlägen: der Name eines Kollegen, @ für eine Online-Buchung, oder die Rezeption. - Personal wird für Sie ausgefüllt: die Initialen der angemeldeten Person, automatisch auf jeder Buchung erfasst, sodass der Bogen immer sagt, wer sie angenommen hat. ## Was passiert, wenn die Tour voll ist? Die Kapazität wird beim Speichern geprüft, gegen die echten Plätze des Kleinbusses. Eine Buchung, die nicht passt, wird mit der genauen Zahl abgewiesen, und nichts wird geschrieben: Diese Tour ist ausgebucht (8/8)., wenn kein Platz mehr frei ist, und Nicht genug Sitzplätze: 3 angefragt, 2 frei., wenn die Gruppe größer ist als das, was frei ist. Es gibt kein Übersteuern: Um die Gäste mitzunehmen, verschieben Sie eine Buchung woandershin, setzen einen größeren Kleinbus ein oder eröffnen eine zweite Abfahrt. Eine Tour, die pro Fahrzeug verkauft wird, wird vor den Plätzen beantwortet. Hat eine Gruppe sie gebucht, wird eine zweite Buchung abgewiesen, wie viele Plätze auch frei sind: Diese private Tour ist bereits gebucht. Das Fahrzeug gehört allein dieser Gruppe. Auch hier gibt es kein Übersteuern. Stornierte Buchungen geben ihre Plätze sofort frei. Ein Block kann trotzdem auf einem Umweg über die Kapazität geraten, durch den Wechsel auf einen kleineren Van; die Belegungsanzeige wird rot, und der Block zeigt eine Warnung, bis der Tag wieder passt. ## Wohin gehören Notizen? - Notiz für Büro und Guide: der eigene Wunsch des Gastes, Rollstuhl bei der Abholung, vordere Plätze, eine Allergie. Jeder, der buchen kann, kann sie schreiben, und sie erscheint unter der Teilnehmerliste unter Gästehinweise. - Notiz (nur Büro): eine interne Manager-Notiz zu einer Buchung. Sie erscheint kursiv unter dem Gastnamen auf der Büro-Übersicht und erreicht Veranstalter nie. - Tagesnotiz: ein Banner für den ganzen Tag, Straße gesperrt, Fiesta, von einem Manager über den Blöcken geschrieben mit + Tagesnotiz hinzufügen. Sie wird auf dem Programm gedruckt. Beide Buchungsnotizen stehen in ihrer eigenen Zeile, wenn Sie eine Buchung am Desktop bearbeiten, und im Vollbild auf dem Telefon. Nur ein Manager ändert die Büro-Notiz, und sie erreicht nie einen Veranstalter.