--- title: "Eine Buchung im Tagesplan eintragen" url: https://tourcockpit.com/de/help/board-booking-entry lang: de description: "Neue Buchungen werden direkt in den Tag getippt, in die Tour, zu der sie gehören: Zeile öffnen, von links nach rechts ausfüllen, Enter drücken. Die Zeile bleibt für die nächste offen, und so wird aus einem Vormittag voller Anrufe eine Teilnehmerliste." --- # Eine Buchung im Tagesplan eintragen Neue Buchungen werden direkt in den Tag getippt, in die Tour, zu der sie gehören: Zeile öffnen, von links nach rechts ausfüllen, Enter drücken. Die Zeile bleibt für die nächste offen, und so wird aus einem Vormittag voller Anrufe eine Teilnehmerliste. ## Wie füge ich eine Buchung hinzu? 1. Drücken Sie + Buchung hinzufügen am Fuß des Tour-Blocks. Unter der Teilnehmerliste öffnet sich eine Formularzeile, mit dem Cursor im Feld Name des Gastes. 2. Füllen Sie die Felder aus; jedes wird unten erklärt. Nur das Hotel ist Pflicht, und die Abholzeit trägt sich meist von selbst ein. 3. Drücken Sie Enter irgendwo in der Zeile oder die Schaltfläche Hinzufügen, um zu speichern. Die Buchung erscheint in der Teilnehmerliste, und die Zeile bleibt offen, leer, bereit für den nächsten Gast. 4. Drücken Sie Esc, wenn Sie fertig sind oder um eine halb getippte Zeile zu verwerfen. Auf dem Telefon oder Tablet öffnet dieselbe Schaltfläche statt einer Inline-Zeile ein Vollbild-Formular mit denselben Feldern. ## Warum füllt sich die Abholzeit von selbst? Beginnen Sie, das Hotel einzutippen. Sobald es erkannt ist, füllt sich das Feld Abholung mit der Zeit dieser Tour für die Zone des Hotels. Es füllt immer nur ein leeres Feld: Eine selbst gewählte oder eingetippte Zeit wird nie überschrieben, und Sie können jederzeit eine andere wählen, auch eine, die nicht auf der voreingestellten Liste steht. Wenn sich nichts füllt, ist die Kette irgendwo unterbrochen: Das Hotel steht nicht auf der Liste, hat noch keine Zone, oder die Tour hält nicht in dieser Zone. Das Feld bleibt einfach leer, und das Büro setzt die Zeit von Hand. Wie die ganze Kette funktioniert und wie Sie sie einrichten, steht auf der Seite Zonen, Hotels und Abholzeiten. Steht das Hotel gar nicht auf der Liste, müssen Sie die Zeile nicht verlassen. Die letzte Zeile der Auswahl lautet "…" hinzufügen mit dem, was Sie getippt haben: Sie öffnet ein kleines Fenster, das nach Name und Zone fragt, legt das Hotel an und wählt es aus. Die Abholzeit füllt sich danach wie bei jedem anderen Hotel, und die Buchung ist ab dem ersten Speichern verknüpft. Die Zone ist das, was das möglich macht, wählen Sie also eine, wenn Sie sie kennen; ohne geht es trotzdem. ## Wie trage ich die Gruppe ein? AD, CH und INF zählen Erwachsene, Kinder und Kleinkinder. Das live berechnete Gesamt darunter zeigt, was die Gruppe zu dem Preis kostet, den diese Tour für die Zone des Hotels verlangt: Es steht also fest, sobald das Hotel eingetragen ist, und folgt Ihnen, wenn Sie es ändern. Kleinkinder reisen kostenlos, belegen aber trotzdem einen Platz im Van, also füllen sechs Erwachsene und zwei Kleinkinder eine Tour mit acht Plätzen. Ein Kind auf einer Tour ohne Kinderpreis wird beim Speichern abgewiesen mit Diese Tour hat keinen Kinderpreis. Legen Sie den Preis auf der Tour fest, oder buchen Sie den Platz als Erwachsenen. ## Wie bestelle ich einen Kindersitz? Die Steuerung Sitzplatz listet die Kindersitz-Codes des Unternehmens: S ist eine silla, ein Kinderautositz, E ein elevador, eine Sitzerhöhung, und Kombinationen wie S1+E1 bedeuten je einen von beiden. Die offene Liste zeigt jeden Code mit seiner vollständigen Beschreibung in Ihrer Sprache, die Teilnehmerliste zeigt nur den Code, um schmal zu bleiben; verweilen Sie darauf, um die Beschreibung erneut zu lesen. Die Codes und ihre Beschreibungen werden im Bildschirm Referenzdaten verwaltet, sodass das Büro eigene hinzufügen und alte ausmustern kann, ohne vergangene Buchungen anzufassen. ## Was macht das Sprachfeld? Sprache hält fest, was die Gäste sprechen, und erscheint als Flagge auf der Zeile der Teilnehmerliste. Das Büro sieht immer die gesamte Sprachliste des Unternehmens. Steht die gewählte Sprache nicht auf der Liste Spricht des zugewiesenen Guides, erscheint eine kleine Warnung unter dem Feld, Guide spricht diese Sprache nicht, und noch einmal auf der gespeicherten Zeile. Die Warnung ist ein Hinweis, keine Sperre: Das Büro kann immer buchen. Veranstalter im Portal sind diejenigen, die auf die Sprachen beschränkt sind, die der Guide des Tages tatsächlich spricht. ## Wie erfasse ich die Zahlung? - CASH: Der Gast zahlt an Bord beim Fahrer. Daneben erscheint das Pflichtfeld € Fahrer kassiert: Tippen Sie den Betrag ein, den der Fahrer kassieren muss, also den Teil des Preises, der nicht schon am Schalter bezahlt wurde. Er steht in der CASH-Spalte der Teilnehmerliste, in der TOT-Zeile des Blocks, auf der Karte des Blocks auf dem Telefon und auf dem Tagesplan, den Sie mit dem Fahrer teilen, damit der Guide überall dieselbe Zahl liest. Eine Buchung, die als Nichtantritt markiert ist, fällt aus dieser Summe heraus. - TKT: ein vorausbezahlter Voucher. Die CASH-Spalte der Teilnehmerliste zeigt TKT, nichts zu kassieren. - PREPAID: bezahlt über den Veranstalter. Die Spalte bleibt leer, und genau das ist die Antwort: Im Van wechselt nichts den Besitzer. Nichts rechnet den Betrag für Sie aus und nichts vergleicht ihn mit dem Preis: nur wer die Buchung aufnimmt, weiß, wie viel schon bezahlt wurde, also wird er jedes Mal von Hand eingetippt. Neue Zeilen beginnen auf PREPAID. Ein Betrag auf einer Buchung ohne Barzahlung wird abgewiesen, genau wie eine CASH-Buchung ohne Betrag, sodass der Spalte auf den Cent zu trauen ist. Der Betrag muss größer als null sein, weshalb CASH bei einer Tour, die nichts kostet, gar nicht erst angeboten wird. ## Was sind T.O., REF und Personal? - T.O. hält den Veranstalter fest, der den Platz verkauft hat, gewählt aus der Veranstalterliste des Unternehmens. Er erscheint auf der Teilnehmerliste und steuert die Provisionsabrechnung zum Monatsende, eine Wiederverkäufer-Buchung sollte ihn also immer tragen. - REF hält fest, wer die Buchung vermittelt hat, Freitext mit Vorschlägen: der Name eines Kollegen, @ für eine Online-Buchung, oder die Rezeption. - Personal wird für Sie ausgefüllt: die Initialen der angemeldeten Person, automatisch auf jeder Buchung erfasst, sodass der Bogen immer sagt, wer sie angenommen hat. ## Was passiert, wenn die Tour voll ist? Die Kapazität wird beim Speichern geprüft, gegen die echten Plätze des Vans. Eine Buchung, die nicht passt, wird mit der genauen Zahl abgewiesen, zum Beispiel Diese Tour ist ausgebucht (8/8)., und nichts wird geschrieben. Es gibt kein Übersteuern: Um die Gäste mitzunehmen, verschieben Sie eine Buchung woandershin, setzen einen größeren Van ein oder eröffnen eine zweite Abfahrt. Stornierte Buchungen geben ihre Plätze sofort frei. Ein Block kann trotzdem auf einem Umweg über die Kapazität geraten, durch den Wechsel auf einen kleineren Van; die Belegungsanzeige wird rot, und der Block zeigt eine Warnung, bis der Tag wieder passt. ## Wohin gehören Notizen? - Notiz für Büro und Guide: der eigene Wunsch des Gastes, Rollstuhl bei der Abholung, vordere Plätze, eine Allergie. Jeder, der buchen kann, kann sie schreiben, und sie erscheint unter der Teilnehmerliste unter Gästehinweise. - Notiz (nur Büro): eine interne Manager-Notiz zu einer Buchung. Sie erscheint kursiv unter dem Gastnamen auf der Büro-Übersicht und erreicht Veranstalter nie. - Tagesnotiz: ein Banner für den ganzen Tag, Straße gesperrt, Fiesta, von einem Manager über den Blöcken geschrieben mit + Tagesnotiz hinzufügen. Sie wird auf dem Programm gedruckt. Die Inline-Zeile ist absichtlich zu dicht für Notizfelder: Öffnen Sie die Buchung selbst, um die beiden Buchungsnotizen zu schreiben, über ihre Zeile auf dem Telefon oder im Bearbeitungsbildschirm der Buchung. Eine bereits vorhandene Notiz wird durch das Speichern der Zeile nie angetastet.