--- title: "TourCockpit-Hilfe" url: https://tourcockpit.com/de/help lang: de description: "So funktioniert TourCockpit, erklärt an den echten Bildschirmen. Jedes Beispiel unten ist das echte Produkt mit Beispieldaten." --- # Hilfe So funktioniert TourCockpit, erklärt an den echten Bildschirmen. Jedes Beispiel unten ist das echte Produkt mit Beispieldaten. - [So läuft ein Tag ab](https://tourcockpit.com/de/help/how-a-day-works): TourCockpit führt den Tag eines Tourunternehmens mit einer Handvoll Ideen: Touren in einem Katalog, Touren auf Tage gelegt, Buchungen, die deren Plätze füllen, und ein Tagesplan, der alles zeigt. Diese Seite erklärt diese Ideen einmal, in einfachen Worten, damit jede andere Seite verständlich ist. - [Anmelden](https://tourcockpit.com/de/help/signing-in): Sie melden sich bei TourCockpit mit Ihrer E-Mail und einem Passwort an, oder mit dem Google-Konto auf dieser Adresse. Diese Seite erklärt die erste Anmeldung aus einer Einladung, was bei einem vergessenen Passwort zu tun ist, wie man es ändert, und wer die Konten überhaupt anlegt. - [Die operative Tagesübersicht](https://tourcockpit.com/de/help/daily-board): Die Übersicht zeigt die Abläufe eines Tages auf einem Bildschirm: jede Abfahrt, jeder Gast, jeder Guide und Van, genau wie früher auf dem Bogen des Büros. Diese Seite erklärt, wie Sie sie lesen. Buchungen eintragen, verschieben, nachverfolgen und teilen hat jeweils eine eigene Seite, unten verlinkt. - [Tourplanung: die kommenden Tage in einem Raster](https://tourcockpit.com/de/help/tour-planning): Die Tourplanung ist der Überblick über die kommenden Tage: jede veröffentlichte Tour als Zeile, die Woche oder der Monat als Spalten, und jede Zelle zeigt, wie voll diese Abfahrt ist. Hier entscheiden Sie, welche Touren an welchen Tagen fahren, eine ganze Woche oder einen ganzen Monat auf einmal, statt sie auf dem Tagesplan Tag für Tag anzulegen. - [Fahrerverfügbarkeit: wer an welchen Tagen arbeiten kann](https://tourcockpit.com/de/help/driver-availability): Die Fahrerverfügbarkeit ist der Kalender des Personals: jeder Guide als Zeile, die Woche oder der Monat als Spalten, und jede Zelle sagt, ob diese Person an diesem Tag arbeiten kann. Reine Personalplanung; Touren werden hier nicht zugewiesen. Hier werden freie Tage, Urlaube und Krankheitstage erfasst, und der Tagesplan liest diese Verfügbarkeit, bevor er jemandem eine Tour anbietet. - [Eine Buchung im Tagesplan eintragen](https://tourcockpit.com/de/help/board-booking-entry): Neue Buchungen werden direkt in den Tag getippt, in die Tour, zu der sie gehören: Zeile öffnen, von links nach rechts ausfüllen, Enter drücken. Die Zeile bleibt für die nächste offen, und so wird aus einem Vormittag voller Anrufe eine Teilnehmerliste. - [Verschieben und Bearbeiten im Tagesplan](https://tourcockpit.com/de/help/board-moving-editing): Pläne ändern sich den ganzen Vormittag: Eine Familie wechselt die Tour, eine Abfahrt wandert auf den Donnerstag, zwei Vans fahren an dieselbe Küste. Alles, was schon im Tagesplan steht, lässt sich ziehen, verschieben oder direkt bearbeiten, und jede Änderung wahrt die Regeln: Kapazität, Crew-Konflikte, die Sprachen, die die Guides sprechen, und Abholzeiten werden für Sie geprüft. - [Wer hat was geändert: der Verlauf des Tagesplans](https://tourcockpit.com/de/help/board-history): Jede Änderung im Tagesplan wird im Moment ihres Entstehens festgehalten: wer sie gemacht hat, wann, und wie der Wert vorher war. Nichts, was das Büro oder ein Veranstalter tut, ist anonym, sodass sich eine verschobene Abholzeit oder eine verschwundene Buchung immer nachverfolgen lässt, statt darüber zu streiten. Der Verlauf ist durchgehend eine Manager-Ansicht. - [Das Aktivitätsprotokoll: jede Änderung, und wer sie gemacht hat](https://tourcockpit.com/de/help/activity): Das Aktivitätsprotokoll ist die Änderungshistorie des ganzen Unternehmens: jede Buchung, jede Tour, jedes Hotel, jeder Veranstalter und jede Einstellung, wer sie geändert hat, wann und wie es vorher war. Manager öffnen es über Aktivität im Menü, und der Verlauf, den die kleine Uhr neben dem Datum auf dem Tagesplan öffnet, verlinkt für diesen Tag darauf. - [Den Tag drucken, exportieren und teilen](https://tourcockpit.com/de/help/board-sharing): Der Tag verlässt den Bildschirm auf drei Wegen, alle über Exportieren oben auf der Übersicht: ein PDF, eine bearbeitbare Tabelle und ein Bild, das für WhatsApp gemacht ist. Wählen Sie eines und dann Herunterladen, E-Mail oder WhatsApp. Jedes trägt dieselbe Teilnehmerliste, die die Übersicht zeigt, sodass immer das hinausgeht, was das Büro sieht. - [Die Buchungsliste](https://tourcockpit.com/de/help/bookings): Der Tagesplan ist ein Tag. Buchungen ist jede Buchung, die das Unternehmen hat, egal für welchen Tag: der Ort, um eine von letzter Woche zu finden, einen Namen zu korrigieren, einen Gast auf eine andere Abfahrt zu verschieben oder zu stornieren. Diese Seite erklärt, wie Sie eine Buchung finden, wie Sie ihre Zeile lesen, und die drei Dinge, die das Menü der Zeile tut. - [Das Büro-Dashboard](https://tourcockpit.com/de/help/dashboard): Das Büro-Dashboard zeigt den heutigen Tag auf einen Blick: wie viele Touren fahren, wie viele Reisende mitfahren, wie viel Bargeld die Guides kassieren und wie viele Personen als Crew im Einsatz sind. Diese Seite erklärt jede Zahl, die Tabelle darunter und wohin es von dort aus weitergeht. - [Zonen, Hotels und Abholzeiten](https://tourcockpit.com/de/help/pickup-times): TourCockpit trägt die Abholzeit einer Buchung von selbst ein: Das Hotel gehört zu einer Zone, und jede Tour hat eine Abholzeit pro Zone. Diese Seite erklärt, wie Sie das einrichten, wo die Zeit erscheint und was passiert, wenn Sie eine andere brauchen. - [Referenzdaten: die Stammlisten](https://tourcockpit.com/de/help/reference-data): Unter Referenzdaten pflegt ein Manager die Stammlisten, aus denen alles andere liest: Hotels, Zonen, Abholzeiten, Preise, Fahrer, Fahrzeuge und Kindersitze. Veranstalter haben einen eigenen Bildschirm, Veranstalter. Jedes Dropdown auf dem Tagesplan bietet genau das an, was diese Reiter enthalten. Gepflegte Listen sind also das, was die Bildschirme des Tages sauber hält. - [Tourkatalog: eine Tour einmal definieren](https://tourcockpit.com/de/help/tours-catalog): Der Tourkatalog ist das Menü Ihrer Tourtypen: jede Tour einmal definiert, dann an jedem Tag wiederverwendet, an dem sie fährt. Eine Tour ist hier die Idee der Tour, bevor ein Datum daran hängt; auf einen Tag gesetzt wird sie in der Tourplanung und auf dem Tagesplan. Der Katalog gehört den Managern. - [Das Veranstalterportal](https://tourcockpit.com/de/help/operator-portal): Als Veranstalter verkaufen Sie Plätze auf den Touren des Unternehmens aus Ihrem eigenen Portal: ein Kalender, der auf einen Blick zeigt, wo Sie verkaufen können, ein Buchungsformular, das Sekunden dauert, und eine vollständige Liste Ihrer eigenen Buchungen, während die Daten anderer Agenturen privat bleiben. Diese Seite führt durch den gesamten Ablauf, von der Anmeldung bis zu Ihren eigenen Buchungen. - [Freie Kleinbusse: eine Buchung einen zusätzlichen Kleinbus öffnen lassen](https://tourcockpit.com/de/help/free-vans): An einem Tag, an dem das Büro einen Kleinbus ohne Einsatz hat, lässt sich eine ausgebuchte Tour trotzdem verkaufen. Das Büro legt einmal fest, welche Kleinbusse es gern frei lässt und welche Touren in einem fahren dürfen; der erste Veranstalter, der eine solche Tour an einem solchen Tag bucht, öffnet mit dem Kleinbus eine neue Abfahrt, und die Agenturen nach ihm füllen sie. - [Team: die eigenen Leute Ihrer Agentur](https://tourcockpit.com/de/help/operator-team): Team listet die Personen Ihres Reisebüros auf, die sich anmelden und buchen können, und lässt Sie selbst eine Kollegin oder einen Kollegen einladen, ohne den Weg über das Büro. Alle, die Sie hinzufügen, buchen im Namen Ihrer Agentur und sehen nur die Buchungen Ihrer Agentur. - [Verkäufe: was Ihre Agentur verkauft hat](https://tourcockpit.com/de/help/operator-sales): Verkäufe addiert, was Ihr Reisebüro verkauft hat, einen Monat auf einmal: wie viele Buchungen Ihr Reisebüro hat, wie viele Gäste sie tragen und was sie wert sind, aufgeteilt nach Zahlungsart und nach Tour. Ein Reisebüro, das für mehrere Tourunternehmen verkauft, sieht die Monatssumme und dann jedes Unternehmen für sich. Gezählt wird jede Buchung unter Ihrem Reisebüro, die von Ihrem Schalter eingetragenen und die vom Büro für Sie eingetragenen, und sie wird aus denselben Buchungen gelesen, die das Büro liest, sodass die beiden nie auseinandergehen können. - [Als Veranstalter ansehen: sein Portal, Ihr Name](https://tourcockpit.com/de/help/view-as-operator): Als Veranstalter ansehen versetzt einen Manager genau so in das Portal eines Wiederverkäufers, wie dieser Schreibtisch es sieht: seinen Kalender, seine Touren, seine Preise, seine Buchungen. Es dient dem Support, dem Moment "lassen Sie mich das eben für Sie hinzufügen". Alles, was Sie dort tun, ist echt und landet auf seinem Tisch, und jede Änderung wird unter Ihrem eigenen Namen protokolliert. Ist Ihr Zugang nur lesend, sehen Sie sein Portal auf dieselbe Weise, ändern aber nichts darin. - [Benachrichtigungen zwischen Büro und Veranstaltern](https://tourcockpit.com/de/help/notifications): Wenn ein Veranstalter über das Portal bucht, ändert oder storniert, wird das Büro informiert, und ebenso, wenn ein Manager dasselbe tut, während er das Portal dieses Veranstalters ansieht. Was das Büro selbst tut, meldet dem Büro nichts. Wenn das Büro eine der Buchungen dieses Veranstalters ändert, wird der Veranstalter informiert. Jede dieser Nachrichten kommt an zwei Stellen gleichzeitig an: als WhatsApp-Anstoß auf dem Handy, oder als E-Mail für alle, die stattdessen das gewählt haben, und als Eintrag in den Benachrichtigungen in TourCockpit, wo er geöffnet, als gelesen markiert oder wieder auf ungelesen gesetzt werden kann. Diese Seite erklärt beide Richtungen, wer was erhält und wie die Benachrichtigungen funktionieren. - [Veranstalter-Anmeldung: ein QR-Code, eine Anfrage, ein Klick zum Einladen](https://tourcockpit.com/de/help/operator-signup): Ein Veranstalter, der Ihre Ausflüge verkaufen möchte, muss nicht mehr von Hand eingetragen werden. Er scannt einen Code oder öffnet einen Link, sagt Ihnen, wer er ist, und die Anfrage wartet oben unter Veranstalter auf Sie, in Ihrem Posteingang und in einer E-Mail. Es wird kein Veranstalter und kein Benutzer angelegt, bis jemand im Büro Genehmigen und Einladen drückt. - [In mehr als einem Unternehmen arbeiten](https://tourcockpit.com/de/help/select-company): Manche Menschen gehören zu mehr als einem Tourunternehmen: ein Inhaber mit einem zweiten Betrieb, ein Manager, der zusätzlich bei einer Schwesterfirma aushilft, ein Schalter, der für mehrere verkauft. TourCockpit fragt, in welchem Sie arbeiten, merkt sich die Antwort und lässt Sie zwischen ihnen wechseln, ohne sich abzumelden. - [TourCockpit auf den Home-Bildschirm des Telefons legen](https://tourcockpit.com/de/help/install-the-app): TourCockpit kann als Symbol auf dem Home-Bildschirm Ihres Telefons liegen und sich von dort im Vollbild öffnen, direkt auf der Tafel, wie jede andere App. Aus einem Store ist nichts herunterzuladen: Die App fügt sich selbst aus dem Browser hinzu, mit einem oder wenigen Tippen. - [Team: wer sich anmelden kann, und in welcher Rolle](https://tourcockpit.com/de/help/team): Der Team-Bildschirm ist die Personalliste des Büros: alle, die sich anmelden können, was ihr Konto ihnen erlaubt und welche Benachrichtigungen jede Person hier erhält. Ein Manager lädt Personen per E-Mail ein, die Einladung bittet jede Person, ein Passwort zu wählen, und Zugang wird durch Deaktivieren entzogen, nie durch Löschen. - [Veranstalter: die Agenturen, die bei Ihnen buchen, und ihre Benutzer](https://tourcockpit.com/de/help/operators): Der Bildschirm Veranstalter enthält alles über die Agenturen, die Ihre Touren verkaufen: welche selbst buchen und welche noch über das Büro gehen, jeden Veranstalter mit seinen Buchungen, die Personen jeder Agentur mit Konto, den Link, mit dem sie sich registrieren, und einen Zugang zum Portal jedes Veranstalters. Die eigenen Leute des Büros finden Sie unter Team. - [Firma: die Einstellungen, mit denen alle arbeiten](https://tourcockpit.com/de/help/company): Der Bildschirm Firma enthält den einen Eintrag, der Ihr Unternehmen ist: Sprache und Zeitzone, sein Logo, die Buchungsregeln, die Öffnungszeiten des Büros und die Nummern, die Veranstalter sehen. Die Personen, die sich anmelden, stehen unter Team. - [Finanzen: eine Woche oder ein Monat, zusammengerechnet](https://tourcockpit.com/de/help/financials): Finanzen ist der Abschluss einer Woche oder eines Monats, automatisch aus dem gebaut, was der Tagesplan schon festgehalten hat: keine Dateneingabe, keine von Hand gepflegte Formel. Wählen Sie eines, und es rechnet das Bargeld, die Tage und die Touren zusammen; für den Inhaber rechnet es diesen Zeitraum außerdem mit jedem Veranstalter ab. Dieser Bildschirm gehört dem ganzen Büro, jedem Manager und jedem Inhaber. - [Wie alles zusammenhängt](https://tourcockpit.com/de/help/how-it-fits-together): TourCockpit führt den Betrieb eines Tourunternehmens. Touren liegen in einem Katalog ohne Datum. Eine Tour, die auf ein Datum gelegt wird, ist eine Abfahrt, mit eigenen Sitzplätzen, eigenem Guide und eigenem Kleinbus. Buchungen füllen eine Abfahrt, je eine Gruppe, eingegeben vom Büro oder von einer externen Agentur. Der Tagesplan zeigt einen Tag, und Finanzen rechnet eine Woche oder einen Monat zusammen. Diese Seite nennt jedes Teil und wie die Teile zusammenhängen. - [Die Regeln und was TourCockpit ablehnt](https://tourcockpit.com/de/help/rules-and-refusals): Alles, was TourCockpit erlaubt und ablehnt, an einem Ort, mit dem Grund. Dieselben Regeln gelten auf den Bildschirmen des Büros, im Veranstalter-Portal und über die API, sodass eine auf einem Weg abgelehnte Buchung auf allen abgelehnt wird. Am Ende der Seite stehen die Namen, die die Daten und die API für jedes Element, jeden Wert und jede Ablehnung verwenden. - [Wie die Arbeit läuft](https://tourcockpit.com/de/help/how-the-work-flows): Wie die Arbeit durch TourCockpit läuft, vom Einrichten des Katalogs bis zum Monatsabschluss. Jeder Abschnitt ist ein Ablauf, Schritt für Schritt, mit der Angabe, wer jeden Schritt normalerweise macht und was das Produkt dabei prüft und festhält. Die Bildschirme, das Veranstalterportal und die API durchlaufen alle dieselben Schritte und dieselben Prüfungen. - [Wie sich die Summen ergeben](https://tourcockpit.com/de/help/how-totals-add-up): Jeder Bildschirm und jede Zahl in TourCockpit ist eine von wenigen Gruppierungen derselben Abfahrten und Buchungen: ein Tag, der Tag einer Agentur, ein Plan oder ein Zeitraum. Diese Seite erklärt, wie jede davon gruppiert, was ein Zeitraum zählt und was er auslässt, und wie die Geldbeträge und die Abrechnung mit jedem Veranstalter berechnet werden.